Uživatelé

Tato nabídka je dostupná správci systému.

Aby uživatel získal přístup do systému a mohl v něm pracovat, musí být přiřazen alespoň k jednomu pracovnímu místu. Každé pracovní místo musí být ve struktuře organizace zařazeno do konkrétní organizační jednotky.

Přístup do systému je založen na dvou navazujících principech:

Autentizace ověřuje identitu uživatele a nastavuje se na úrovni uživatele.
Autorizace určuje rozsah oprávnění uživatele a nastavuje se na úrovni pracovního místa.

To znamená, že uživatel se do systému přihlašuje svými přihlašovacími údaji, certifikátem nebo jiným způsobem autentizace, avšak oprávnění pro práci v systému získává prostřednictvím pracovního místa, ke kterému je uživatel přiřazen.

Jeden uživatel může být současně přiřazen k více pracovním místům. V takovém případě si při přihlášení do aplikace zvolí pracovní místo, pod kterým bude pracovat. Výběr pracovního místa určuje oprávnění, organizační zařazení a rozsah funkcí dostupných v rámci daného přihlášení.

Výsledná oprávnění pracovního místa jsou tvořena součtem práv získaných z následujících zdrojů:

Práva zděděná ze skupiny pracovních míst.
Práva získaná z přiřazených rolí.
Práva přiřazená individuálně přímo pracovnímu místu.

Tento model umožňuje centrální správu oprávnění a současně poskytuje dostatečnou flexibilitu pro nastavení specifických práv jednotlivým pracovníkům podle jejich pracovního zařazení a odpovědností.

Nový uživatel

Při vytváření nového uživatele systém při uložení záznamu automaticky ověří jedinečnost zadaného uživatelského jména. Pokud je uživatelské jméno jedinečné, systém vygeneruje dočasné heslo, které je automaticky odesláno na e-mailovou adresu nově vytvořeného uživatele.

Dočasné heslo slouží pouze pro první přihlášení do aplikace. Po úspěšném přihlášení je uživatel vyzván ke změně hesla. Dokud není dočasné heslo nahrazeno vlastním heslem uživatele, není možné pokračovat v práci v systému KEO4.

Z bezpečnostních důvodů má vygenerované dočasné heslo omezenou platnost. Pokud uživatel neprovede změnu hesla při prvním přihlášení, zůstává dočasné heslo platné maximálně 24 hodin od okamžiku jeho vygenerování. Po uplynutí této doby je nutné vygenerovat nové dočasné heslo.

	Pro úspěšné doručení přístupových údajů musí být u uživatele uvedena platná e-mailová adresa. Bez přístupu k e-mailové schránce nebude možné dočasné heslo získat.

Detail uživatele

Záložka Základní údaje

Údaj	Popis
Titul před jménem, jméno příjmení, titul za jménem	Vyplňte jméno a příjmení, případně tituly.
Zkratka	Zkratka se používá: V modulu Spisová služba - pokud se nastaví do masky, tak se může používat v čísle jednacím. V modulu Evidence hřbitovů - pokud se nastaví do masky, tak se může používat v číslech smluv.
Osobní číslo zaměstnance	Využívá se v modulu Spisová služba – lze nastavit pro použití v maskách čísla jednacího, evidenčního a spisové značky.
Typ uživatele	Uživatel / Správce
Osobní číslo zaměstnance	Osobní číslo zaměstnance lze nastavit v masce čísla jednacího v modulu Spisová služba.
Kontakty	Kontakty evidované k tomuto uživateli. Telefon se používá: V modulu Účetnictví pro tisk objednávky (v patičce může být použito vstupní pole s tímto telefonem). V modulu Účetnictví při vytváření Daňového přiznání. V modulu Účetnictví při vytváření Kontrolního hlášení. Při chybě KEO4, když obsluha vyvolá dialog "Odeslat logy na podporu". E-mail se používá: Při generování a zasílání nového hesla. Při zablokování nebo odblokování účtu. V modulu Mzdy vstupuje do hlášení pro ISP. V modulu Účetnictví pro tisk objednávky (v patičce může být použito vstupní pole s tímto e-mailem). V modulu Podatelna, při přeposílání došlých e-mailů po výběru uživatele se předvyplní do formuláře tento e-mail. Při chybě KEO4, když obsluha vyvolá dialog "Odeslat logy na podporu".
Aktivní od - do	Od kdy do kdy je tento uživatel aktivní. Mimo dobu platnosti se nelze do KEO4 přihlásit.
Záložka Pracovní místa	Pracovní místa

Záložka Přihlášení

Údaj	Popis
Login	Uživatelské jméno U uživatele je možné nastavit způsob autentizace a správu přístupových údajů do systému KEO4. Pro přihlášení do systému je nutné vyplnit uživatelské jméno nebo přiřadit certifikát pro přihlášení. Správce systému může v nastavení databázového schématu určit, že přihlášení do KEO4 bude možné výhradně prostřednictvím certifikátu. V takovém případě nebude přihlášení pomocí uživatelského jména a hesla povoleno. Uživatelské jméno musí být v rámci tenanta jedinečné; při ukládání nového uživatele systém jedinečnost automaticky kontroluje. Změnit heslo Tlačítko je aktivní pouze u uživatele, který je aktuálně přihlášen do systému KEO4. Slouží ke změně vlastního hesla a otevírá stejný dialog jako nabídka → Změna hesla. Při změně hesla je nutné zadat: stávající heslo, nové heslo, potvrzení nového hesla. Nové heslo musí splňovat pravidla nastavené bezpečnostní politiky. Doporučuje se používat dostatečně silné heslo, které nelze snadno odhadnout. Z bezpečnostních důvodů nesmí být interval mezi dvěma změnami hesla kratší než 30 minut. Nastavit heslo Pomocí tohoto tlačítka lze nastavit uživateli dočasné heslo. Po přihlášení s tímto heslem je uživatel automaticky vyzván k nastavení nového vlastního hesla. Dokud heslo nezmění, není možné pokračovat v práci v systému KEO4. Vygenerovat heslo Tlačítko vygeneruje jednorázové silné dočasné heslo, které je automaticky odesláno na e-mailovou adresu uvedenou u uživatele. Po prvním přihlášení tímto heslem je uživatel vyzván ke změně hesla. Dokud není dočasné heslo nahrazeno novým, nelze systém KEO4 používat. Vygenerované heslo je platné maximálně 24 hodin od okamžiku vytvoření. Pokud během této doby nedojde k přihlášení a změně hesla, je nutné vygenerovat heslo nové. Odblokovat Pokud uživatel během přihlašování opakovaně zadá nesprávné heslo, může být jeho účet zablokován. Počet neúspěšných pokusů před zablokováním nastavuje správce systému. Zablokovaný účet může správce systému odblokovat pomocí tlačítka Odblokovat v detailu uživatele. O zablokování i následném odblokování účtu je uživatel automaticky informován prostřednictvím e-mailové zprávy zaslané na jeho registrovanou e-mailovou adresu.
Přihlášení certifikátem	Uživateli lze nastavit přihlašování do systému KEO4 pomocí osobního certifikátu. Tento způsob autentizace zvyšuje bezpečnost přístupu a může být vyžadován nastavením systému. Před přiřazením certifikátu uživateli je nutné certifikát nejprve importovat do KEO4: V nabídce Administrace → Databáze → Certifikáty → Osobní certifikáty – komerční klikněte na tlačítko Nový. Načtěte a uložte požadovaný certifikát. V detailu uživatele vyberte importovaný certifikát v poli Certifikát pro přihlášení. Po přiřazení certifikátu se uživatel může do systému přihlašovat pomocí tohoto certifikátu bez nutnosti zadávání uživatelského jména a hesla. Pokud je v Globálních parametrech aktivována volba Zakázáno přihlašování jménem a heslem, bude přihlášení do KEO4 umožněno výhradně prostřednictvím certifikátu. V takovém případě se uživatelé nebudou moci přihlásit pomocí uživatelského jména a hesla, a to ani v případě, že jsou tyto údaje u uživatele nastaveny.
Autentizace	Volbu Dvoufaktorová autentizace (TOTP) zaškrtněte v případě, že organizace vyžaduje, aby se daný uživatel do systému KEO4 přihlašoval pomocí dvoufaktorového ověření. Při aktivované dvoufaktorové autentizaci se uživatel přihlašuje standardním způsobem (uživatelské jméno a heslo nebo certifikát) a následně zadává jednorázový ověřovací kód vygenerovaný autentizační aplikací podporující standard TOTP (Time-based One-Time Password). Registraci autentizačního zařízení provádí uživatel samostatně ve svém uživatelském profilu v nabídce → Uživatel. Postup registrace je popsán v kapitole Autentizace.

Údaj

Popis

Uživatelské jméno

U uživatele je možné nastavit způsob autentizace a správu přístupových údajů do systému KEO4. Pro přihlášení do systému je nutné vyplnit uživatelské jméno nebo přiřadit certifikát pro přihlášení.

Správce systému může v nastavení databázového schématu určit, že přihlášení do KEO4 bude možné výhradně prostřednictvím certifikátu. V takovém případě nebude přihlášení pomocí uživatelského jména a hesla povoleno.

Uživatelské jméno musí být v rámci tenanta jedinečné; při ukládání nového uživatele systém jedinečnost automaticky kontroluje.

Změnit heslo

Tlačítko je aktivní pouze u uživatele, který je aktuálně přihlášen do systému KEO4. Slouží ke změně vlastního hesla a otevírá stejný dialog jako nabídka → Změna hesla.

Při změně hesla je nutné zadat:

stávající heslo,
nové heslo,
potvrzení nového hesla.

Nové heslo musí splňovat pravidla nastavené bezpečnostní politiky. Doporučuje se používat dostatečně silné heslo, které nelze snadno odhadnout. Z bezpečnostních důvodů nesmí být interval mezi dvěma změnami hesla kratší než 30 minut.

Nastavit heslo

Pomocí tohoto tlačítka lze nastavit uživateli dočasné heslo. Po přihlášení s tímto heslem je uživatel automaticky vyzván k nastavení nového vlastního hesla. Dokud heslo nezmění, není možné pokračovat v práci v systému KEO4.

Vygenerovat heslo

Tlačítko vygeneruje jednorázové silné dočasné heslo, které je automaticky odesláno na e-mailovou adresu uvedenou u uživatele.

Po prvním přihlášení tímto heslem je uživatel vyzván ke změně hesla. Dokud není dočasné heslo nahrazeno novým, nelze systém KEO4 používat.

Vygenerované heslo je platné maximálně 24 hodin od okamžiku vytvoření. Pokud během této doby nedojde k přihlášení a změně hesla, je nutné vygenerovat heslo nové.

Odblokovat

Pokud uživatel během přihlašování opakovaně zadá nesprávné heslo, může být jeho účet zablokován. Počet neúspěšných pokusů před zablokováním nastavuje správce systému.

Zablokovaný účet může správce systému odblokovat pomocí tlačítka Odblokovat v detailu uživatele. O zablokování i následném odblokování účtu je uživatel automaticky informován prostřednictvím e-mailové zprávy zaslané na jeho registrovanou e-mailovou adresu.

Přihlášení certifikátem

Uživateli lze nastavit přihlašování do systému KEO4 pomocí osobního certifikátu. Tento způsob autentizace zvyšuje bezpečnost přístupu a může být vyžadován nastavením systému.

Před přiřazením certifikátu uživateli je nutné certifikát nejprve importovat do KEO4:

V nabídce Administrace → Databáze → Certifikáty → Osobní certifikáty – komerční klikněte na tlačítko Nový.
Načtěte a uložte požadovaný certifikát.
V detailu uživatele vyberte importovaný certifikát v poli Certifikát pro přihlášení.

Po přiřazení certifikátu se uživatel může do systému přihlašovat pomocí tohoto certifikátu bez nutnosti zadávání uživatelského jména a hesla.

Pokud je v Globálních parametrech aktivována volba Zakázáno přihlašování jménem a heslem, bude přihlášení do KEO4 umožněno výhradně prostřednictvím certifikátu. V takovém případě se uživatelé nebudou moci přihlásit pomocí uživatelského jména a hesla, a to ani v případě, že jsou tyto údaje u uživatele nastaveny.

Autentizace

Volbu Dvoufaktorová autentizace (TOTP) zaškrtněte v případě, že organizace vyžaduje, aby se daný uživatel do systému KEO4 přihlašoval pomocí dvoufaktorového ověření.

Při aktivované dvoufaktorové autentizaci se uživatel přihlašuje standardním způsobem (uživatelské jméno a heslo nebo certifikát) a následně zadává jednorázový ověřovací kód vygenerovaný autentizační aplikací podporující standard TOTP (Time-based One-Time Password).

Registraci autentizačního zařízení provádí uživatel samostatně ve svém uživatelském profilu v nabídce

→ Uživatel. Postup registrace je popsán v kapitole Autentizace.

Odstranění uživatele

Uživatele může odstranit pouze správce systému. Při odstranění je uživatel automaticky odebrán ze všech pracovních míst a je mu znemožněn přístup do systému.

Odstraněný uživatel se již nemůže přihlásit ani používat žádné funkce systému. Z důvodu zachování auditní stopy však zůstávají jeho údaje nadále evidovány v historii záznamů. U dříve vytvořených, upravených nebo zrušených záznamů je tak i nadále možné dohledat, který uživatel danou operaci provedl, přestože již není aktivní.

	Odstranění uživatele nemá vliv na historická data ani na záznamy vytvořené tímto uživatelem.

Ukončení aktivity uživatele

Alternativou k odstranění uživatele je ukončení jeho aktivity vyplněním pole Aktivní do. Po uplynutí zadaného data nebude uživateli umožněno přihlášení do systému.

Tento způsob je vhodný zejména v případech, kdy je potřeba zachovat uživatelský účet pro evidenční účely, ale současně zabránit dalšímu přístupu do systému, například při ukončení pracovního poměru, dlouhodobé nepřítomnosti nebo organizačních změnách.

Výhodou tohoto řešení je možnost účet v budoucnu opět aktivovat bez nutnosti vytvářet nového uživatele a znovu nastavovat oprávnění.

Vygenerovat heslo a poslat e-mailem

Hromadná akce Vygenerovat heslo a poslat e-mailem slouží k obnovení přístupových údajů vybraným uživatelům. Akce se provádí nad označenými (zaškrtnutými) uživateli v seznamu.

Po spuštění akce systém každému vybranému uživateli:

Vygeneruje nové dočasné silné heslo.
Odešle toto heslo na e-mailovou adresu uvedenou u uživatele.

Dočasné heslo je určeno pouze pro první přihlášení. Po úspěšném přihlášení je uživateli automaticky zobrazen dialog pro změnu hesla. Dokud uživatel nezadá nové vlastní heslo, není možné pokračovat v práci v systému KEO4.

Vygenerované dočasné heslo je platné maximálně 24 hodin od okamžiku vygenerování. Pokud během této doby nedojde k přihlášení a změně hesla, stane se heslo neplatným a je nutné vygenerovat nové.

Pro úspěšné doručení přístupových údajů musí mít každý vybraný uživatel ve svém profilu uvedenu platnou e-mailovou adresu. Pokud e-mailová adresa není vyplněna nebo je neplatná, nebude možné nové heslo doručit.