Agenda Saldokonto slouží ke sledování a párování pohledávek, závazků a jejich úhrad. Program automaticky vyhodnocuje účetní zápisy a na základě definovaných pravidel vytváří vazby mezi vznikem pohledávky či závazku a jeho vyrovnáním.
Do saldokonta jsou zařazovány pouze účty, které mají v účtovém rozvrhu aktivní parametr Sledovat účet v saldokontu.
Automatické párování probíhá mezi účetními zápisy, které splňují následující podmínky:
- mají stejný párovací klíč,
- jsou zaúčtovány na stejném syntetickém a analytickém účtu,
- mají vzájemně vyrovnané částky na stranách MD a Dal.
Kromě automatického párování lze využít také ruční párování a opravy vazeb přímo v agendě saldokonta.
Párovací klíč
Párovací klíč slouží k jednoznačnému propojení souvisejících účetních zápisů. Program jej standardně vytváří automaticky, nejčastěji podle čísla dokladu.
V případě potřeby lze párovací klíč upravit ručně, a to:
- přímo v agendě Saldokonto,
- v dokladu na záložce Zaúčtování po zobrazení sloupce Párovací klíč.
Správně nastavený párovací klíč je základním předpokladem pro bezchybné automatické párování pohledávek, závazků a jejich úhrad.
Kdy dojde k úspěšnému automatickému spárování
Při otevření agendy Saldokonto program zpracuje účetní zápisy z deníku, které dosud nebyly zařazeny do archivu saldokonta. Následně vyhledá záznamy se stejným párovacím klíčem a stejnou kombinací syntetického a analytického účtu.
Pokud jsou pro daný párovací klíč součty částek na stranách Má dáti a Dal vyrovnané, program považuje pohledávku nebo závazek za vypořádaný a označí všechny související záznamy jako spárované. Spárované záznamy jsou v přehledu zvýrazněny zelenou barvou.
Příklad
V účtovém rozvrhu máte u účtu 321 / 0100 aktivní volbu Sledovat účet v saldokontu.
Při zaúčtování přijaté faktury na částku 1 000 Kč program automaticky doplní do účetního zápisu párovací klíč podle čísla dokladu. Stejný párovací klíč je následně doplněn také do související přípravy platby.
Po provedení úhrady v pokladně nebo bance se účetní zápis z přípravy platby zaúčtuje do deníku. Pokud mají všechny související zápisy:
- stejný párovací klíč,
- stejný syntetický a analytický účet,
- vyrovnané částky na stranách MD a Dal,
dojde při otevření agendy Saldokonto k automatickému spárování a záznamy budou označeny zelenou barvou.
Proč nemusí být záznam spárován
Pokud záznam není označen jako spárovaný, bývá nejčastější příčinou některá z následujících situací:
- mezi účetním zápisem a úhradou není shodný párovací klíč,
- účetní zápisy používají rozdílné analytické účty,
- částky nejsou vyrovnané (například dosud neuhrazený nebo pouze částečně uhrazený doklad).
V těchto případech lze správnost údajů zkontrolovat. V případě potřeby provést ruční úpravu párovacího klíče nebo ruční spárování záznamů.
Filtr
Pomocí filtru můžete vyhledávat a zobrazovat pouze záznamy, které odpovídají zvoleným kritériím. Kromě údajů o dokladech lze filtrovat také podle data splatnosti nebo data úhrady.
 | Saldokonto umožňuje filtrovat záznamy zpětně k určitému období, což usnadňuje kontrolu stavu pohledávek a závazků k vybranému datu. |
Spárované do archivu
Akce Spárované do archivu přesune všechny úspěšně spárované záznamy, které jsou v přehledu označeny zelenou barvou, do archivu saldokonta.
Archivací spárovaných záznamů zůstává v aktivním saldokontu pouze evidence dosud nevypořádaných pohledávek a závazků.
Akce / Ruční párování
Pokud automatické párování neproběhlo správně, můžete záznamy spárovat ručně.
Označte záznamy, které mají být spárovány, a zvolte akci Ruční párování. Program předvyplní párovací klíč podle aktivního (zvýrazněného) záznamu a přiřadí jej ostatním označeným položkám.
Akce / Označené do archivu
Tato akce slouží k přesunutí vybraných záznamů do archivu bez ohledu na jejich spárování.
Využijete ji například v situaci, kdy určité účetní zápisy nechcete dále sledovat v aktivním saldokontu.
Akce / Označené z archivu
Pomocí této akce lze vrátit vybrané záznamy z archivu zpět do aktivního saldokonta.
Funkce je určena zejména pro případy, kdy byly záznamy archivovány omylem nebo je potřeba provést jejich dodatečnou kontrolu či párování.
Rychlý filtr
K dispozici jsou následující možnosti:
Saldokonto
Zobrazí záznamy, které dosud nebyly přesunuty do archivu. Právě v tomto pohledu se standardně sleduje stav pohledávek, závazků a jejich párování.
Archiv salda
Zobrazí záznamy, které byly do archivu přesunuty pomocí akcí:
- Spárované do archivu
- Označené do archivu
Vše
Zobrazí všechny záznamy bez ohledu na to, zda jsou vedeny v aktivním saldokontu nebo v archivu. Tento pohled je vhodný pro celkové vyhledávání a kontrolu historických záznamů.
Počáteční stavy saldokonta
Při prvním zavedení saldokonta je potřeba zadat počáteční stavy neuhrazených pohledávek a závazků.
K tomu slouží systémový doklad Počáteční stavy pro saldokonto. Zaúčtování tohoto dokladu vstupuje pouze do saldokonta a neovlivňuje ostatní účetní evidence.
Pořízené počáteční stavy lze následně standardně párovat s budoucími úhradami a dalšími účetními zápisy.