Nabídka Archiv Spisové služby KEO4 slouží k prohlížení metadat entit, které byly odstraněny ze spisové služby v rámci skartačního řízení nebo pomocí akce Přenos do archivu SSL. Archiv obsahuje pouze metadata odstraněných záznamů, nikoliv jejich původní obsah nebo komponenty.
V jednotlivých podnabídkách jsou k dispozici metadata:
- dokumentů,
- komponent,
- spisů,
- typových spisů,
- součástí typových spisů,
- dílů,
- zásilek,
- ukládacích jednotek evidovaných mimo spisovou službu,
- Součástí archivu jsou také metadata subjektů odstraněných ze Jmenného rejstříku.
V přehledech jsou k dispozici všechny důležité evidenční údaje potřebné pro dohledání metadat odstraněných entit. Pomocí filtru lze tyto entity vyhledávat podle celé řady kritérií a rychle tak dohledat požadované záznamy.
|
Archiv Spisové služby KEO4 obsahuje pouze metadata odstraněných entit. Původní dokumenty, komponenty a další obsah byly nenávratně odstraněny ze spisové služby a v archivu již nejsou dostupné. |
Jmenný rejstřík
V nabídce Jmenný rejstřík jsou evidována metadata subjektů, které byly odstraněny ze Jmenného rejstříku.
Jedná se zejména o subjekty:
- které neměly vazbu na žádný dokument ani spis ve spisové službě a současně jim uplynula stanovená lhůta pro výmaz,
- které byly ze Jmenného rejstříku odstraněny ručně, protože již neměly vazbu na žádný dokument nebo spis.
Po odstranění subjektu z Jmenného rejstříku jsou v Archivu Spisové služby KEO4 zachována pouze metadata potřebná pro evidenční a auditní účely.