Komunikace mezi webovým portálem Služby na webu a informačním systémem KEO4 probíhá v reálném čase. Portál slouží občanům jako uživatelské rozhraní pro využívání elektronických služeb, zatímco KEO4 zajišťuje evidenci dat, zpracování plateb, vedení agend a příjem elektronických podání.
Díky tomuto propojení mají uživatelé na portálu vždy k dispozici aktuální informace a provedené úkony se okamžitě promítají do příslušných modulů KEO4.
Platba poplatků
Portál umožňuje občanům zobrazit a uhradit nezaplacené poplatky evidované v systému KEO4.
- Nezaplacené poplatky jsou na portálu zobrazovány podle nastavení modulů KEO4 Příjmové agendy a KEO4 Evidence hřbitovů.
- Údaje o poplatcích jsou načítány z KEO4 v reálném čase.
- Po úspěšné úhradě prostřednictvím platební brány GoPay dojde okamžitě k úhradě poplatku v KEO4 a současně k jeho zaúčtování v modulu KEO4 Účetnictví.
- Uživatel v účetnictví může kdykoliv načíst aktuální stav výpisu GoPay pomocí funkce Import výpisu GoPay a doplnit bankovní výpis o související transakce.
- Přihlášení občané mají na portálu k dispozici přehled svých provedených plateb a mohou si kdykoliv vytisknout potvrzení o úhradě.
Platba faktur
Stejným způsobem lze prostřednictvím portálu hradit také faktury evidované v modulu KEO4 Účetnictví.
- Na portálu se zobrazují neuhrazené faktury podle nastavení KEO4 Účetnictví.
- Informace o fakturách jsou načítány v reálném čase.
- Po úspěšné platbě přes GoPay dojde okamžitě k úhradě a zaúčtování příslušného dokladu.
- Pomocí funkce Import výpisu GoPay lze kdykoliv aktualizovat výpis elektronických peněz v KEO4.
- Občané mají po přihlášení k dispozici historii uskutečněných plateb a potvrzení o jejich úhradě.
Co se děje při úhradě přes GoPay
Každý pokus o úhradu, ať už úspěšný nebo neúspěšný, je evidován v nabídce Služby na webu - historie plateb, která je dostupná v modulech:
- KEO4 Účetnictví,
- KEO4 Příjmové agendy,
- KEO4 Evidence hřbitovů,
- KEO4 Služby na webu.
Po úspěšné platbě provede systém automaticky následující kroky:
- Zjistí nastavenou banku pro elektronické peníze GoPay v modulu KEO4 Účetnictví.
- V této bance vytvoří nebo aktualizuje měsíční bankovní výpis.
- Do výpisu založí bankovní transakci odpovídající provedené úhradě.
- Automaticky uhradí všechny hrazené pohledávky nebo poplatky.
- Provede jejich zaúčtování podle nastavených účetních předpisů.
V okamžiku úhrady ještě nemusí být u bankovní transakce uvedeno číslo transakce. To se doplní až při následném načtení výpisu z GoPay.
Import výpisu GoPay
Funkce Import výpisu GoPay je dostupná v detailu bankovního výpisu, jehož banka má nastavenu volbu Banka pro elektronické peníze GoPay.
Po spuštění akce systém:
- naváže spojení se službou GoPay,
- načte aktuální stav elektronického účtu,
- doplní chybějící transakce,
- načte převody prostředků na běžný účet,
- načte poplatky účtované společností GoPay,
- doplní čísla jednotlivých transakcí.
Výsledkem je kompletní a aktuální bankovní výpis vedený v modulu KEO4 Účetnictví.
Příjem prostředků z GoPay na bankovní účet
Společnost GoPay v pravidelných intervalech převádí přijaté prostředky na běžný bankovní účet organizace.
V účetnictví se tento proces projeví:
- snížením zůstatku na účtu elektronických peněz GoPay,
- zvýšením zůstatku běžného bankovního účtu,
- zaúčtováním přes účet 262 – Peníze na cestě.
Formuláře
Portál umožňuje občanům podávat elektronická podání prostřednictvím formulářů vytvořených v modulu KEO4 Služby na webu.
Po odeslání formuláře:
- se automaticky vygeneruje osvědčení o digitálním úkonu podle zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby,
- je podání okamžitě předáno do podatelny modulu KEO4 Spisová služba,
- může být následně zpracováno standardním způsobem v rámci spisové služby.
Nastavení portálu
Veškerá správa portálu probíhá prostřednictvím systému KEO4.
Pomocí modulu KEO4 Služby na webu lze:
- provést prvotní aktivaci a konfiguraci portálu,
- nastavovat parametry portálu,
- spravovat logo, kontaktní údaje, úvodní texty a další obsah,
- vytvářet a upravovat elektronické formuláře,
- publikovat změny do webového prostředí.
Portál tak představuje veřejnou část řešení, zatímco systém KEO4 slouží jako centrální místo pro správu dat, nastavení a zpracování všech souvisejících agend.