Agenda Subjekty slouží k evidenci partnerů, dodavatelů, odběratelů a dalších subjektů, které jsou používány v jednotlivých dokladech programu. Evidované údaje se následně využívají při pořizování dokladů, tisku sestav, vytváření smluv, odesílání e-mailů i při komunikaci s datovými schránkami.
Každý subjekt je v programu veden pouze jednou a může být současně použit ve více agendách a dokladech. Díky tomu jsou údaje o subjektech spravovány na jednom místě a jejich změny se automaticky projeví ve všech navazujících evidencích.
Vyhledávání subjektů
V přehledu subjektů můžete využít rychlý filtr Hledat.
Program vyhledává v údajích:
- jméno,
- příjmení,
- název organizace,
- útvar,
- IČO,
- obec,
- část obce,
- ulice,
- číslo domovní,
- číslo orientační.
Hledat lze i podle části textu. Například zadání výrazu nov vyhledá záznamy obsahující text Novák, Novotný apod.
Pokud před hledaný výraz vložíte znak =, program vyhledá pouze přesnou hodnotu. Například výraz =Novák vyhledá pouze záznamy s příjmením Novák.
Subjekty lze filtrovat také podle údaje Typ subjektu:
- Fyzická osoba,
- Podnikající fyzická osoba,
- Právnická osoba.
Nový
Fyzická osoba
Při zakládání fyzické osoby je povinné vyplnit údaj Příjmení.
Rodné číslo se zadává bez lomítka - dle rodného čísla se automaticky dosadí datum narození.
Další údaje vyplňte podle potřeby.
K subjektu se mohou pořídit tři různé adresy, a to: adresa trvalého pobytu, doručovací adresa nebo fakturační adresa.
Podnikající fyzická osoba
Podnikající fyzickou osobu můžete pořídit dvěma způsoby.
Ruční zadání
Vyplňte údaje subjektu ručně. Povinnými položkami jsou:
- Jméno,
- Příjmení.
Dále doporučujeme vyplnit adresu, případně IČO, DIČ a obchodní název.
K subjektu se mohou pořídit tři různé adresy, a to: adresa sídla, doručovací adresa a fakturační adresa.
Převzetí údajů z ARES
Zadejte IČO a klikněte na tlačítko Vyhledat v ARESu.
Pokud je subjekt v registru nalezen, zobrazí se jeho údaje. Po stisknutí tlačítka OK - použít budou údaje převzaty do formuláře subjektu.
 |
ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) je veřejný informační systém obsahující údaje o ekonomických subjektech evidovaných v České republice. Po zadání IČO a použití tlačítka Vyhledat v ARESu program automaticky načte dostupné údaje o subjektu a nabídne jejich převzetí do evidence. Tím se zjednoduší pořizování záznamů a omezí možnost chyb při ručním zadávání údajů. |
Právnická osoba
Právnickou osobu můžete pořídit ručně nebo převzetím údajů z registru ARES.
Ruční zadání
Povinnou položkou je Obchodní název.
Dle potřeby vyplňte také:
- IČO,
- DIČ,
- útvar,
- osobu zastupující organizaci,
- adresní údaje.
Převzetí údajů z ARES
Zadejte IČO a klikněte na tlačítko Vyhledat v ARESu.
Nalezené údaje se zobrazí ve formuláři a po stisknutí tlačítka OK - použít se automaticky převezmou do evidence subjektů.
Zadávání adresy
Adresa v České republice
Adresu doporučujeme zadávat pomocí pole Hledat adresu.
Našeptávač využívá aktuální data registru RÚIAN prostřednictvím služby Smartform. Stačí zadat část názvu ulice a vybrat odpovídající položku pomocí klávesy Enter. Následně zadejte číslo domu a opět vyberte správný výsledek.
Program automaticky doplní související údaje, například:
- obec,
- část obce,
- PSČ,
- ulici,
- číslo domu,
- kód adresního místa.
Tím se minimalizuje riziko chyb při zadávání adres a současně je zajištěna návaznost na oficiální registry adres.
Adresa v zahraničí nebo jiná adresa
Pokud se jedná o zahraniční adresu nebo adresu, kterou nelze vyhledat prostřednictvím našeptávače (například PO BOX), vyplňte jednotlivé adresní údaje ručně.
Vyplnit můžete například údaje:
- Ulice,
- Obec,
- PSČ,
- Země,
- další adresní informace podle potřeby.
V jednotlivých polích lze využít hodnoty nabízené z číselníků RÚIAN, případně zadat vlastní hodnoty, které v těchto číselnících nejsou evidovány. To umožňuje zadávání zahraničních adres i nestandardních adresních údajů.
Kontrola na duplicitu
Při pořizování nového subjektu program automaticky kontroluje, zda již stejný subjekt není v evidenci založen.
Kontrola se provádí podle těchto údajů:
- Fyzické osoby – rodné číslo, jméno, příjmení a adresa.
- Právnické osoby – IČO.
V nabídce Parametry / Základní, na záložce Subjekty, můžete nastavit parametr Zakázat zápis duplicitních subjektů.
- Pokud je parametr zapnutý, program nedovolí duplicitní subjekt uložit.
- Pokud je parametr vypnutý, program na nalezenou duplicitu pouze upozorní. Po potvrzení uživatelem bude nový subjekt uložen i přesto, že se jedná o duplicitní záznam.
Záložka Spojení
Na záložce Spojení ve spodní části formuláře jsou evidovaná spojení subjektu: Datová schránka, E-mail, Fax, Telefon, Jiné.
Pořízení spojení typu datová schránka
1. Pokud je známo ID datové schránky subjektu, zapíše se rovnou do pole Spojení.
2. V poli Typ vyberte hodnotu Datová schránka.
3. Pokud neznáte ID datové schránky nebo potřebujete zjistit, zda subjekt má nebo nemá zpřístupněnou datovou schránku, klikněte na tlačítko s logem datových schránek 
.
4. Po stisknutí tlačítka s logem datových schránek se zobrazí formulář pro vyhledání datové schránky s předvyplěnými údaji pro vyhledávání.
Ve formuláři je možné vyhledávat buď v režimu Základního hledání nebo Rozšířeného hledání, ve kterém má uživatel více možností pro vyhledávání (ve spodní části formuláře).
Stiskněte tlačítko Vyhledat datovou schránku.
6. Pokud se najde datová schránka, zobrazí se okno. Tlačítkem Detail lze zobrazit detail nalezené datové schránky. Pokud jde o správnou schránku, stiskněte tlačítko Převzít.
 | Tlačítko s ikonou datových schránek
|
Záložka Kontakty
Na záložce Kontakty jsou evidovány kontaktní osoby navázané na daný subjekt. Jedná se například o zaměstnance, statutární zástupce, obchodní partnery nebo jiné osoby, se kterými je v souvislosti s účetními doklady potřeba komunikovat.
U každého kontaktu lze evidovat potřebné kontaktní údaje, například:
- jméno a příjmení,
- pracovní zařazení nebo funkci,
- telefonní číslo,
- e-mailovou adresu,
- poznámku.
Evidence kontaktů usnadňuje komunikaci se smluvními stranami a umožňuje uchovávat kontaktní osoby přímo u příslušného subjektu. Kontakty evidované u subjektu lze následně využívat i při práci s účetními doklady navázanými na tento subjekt.
Záložka Banky
Na záložce Banky jsou evidována bankovní spojení daného subjektu. U každého subjektu můžete zadat jedno nebo více bankovních účtů, které se následně nabízejí při pořizování dokladů a dalších navazujících agendách.
Akce / Sloučit subjekty
Akce Sloučit subjekty slouží k odstranění duplicitních záznamů v evidenci subjektů.
Postup:
- Označte subjekty, které chcete sloučit.
- Zvolte Akce / Sloučit subjekty.
- Vyberte subjekt, který má být zachován.
Program následně převede všechny vazby a doklady sloučených subjektů na vybraný subjekt. Po dokončení bude možné vyhledávat doklady, účetní zápisy a další navazující údaje pouze prostřednictvím zachovaného subjektu.
|
V historicky pořízených dokladech zůstane i nadále zobrazen původní subjekt uvedený při jejich pořízení, a to i v případě, že byl později sloučen do jiného subjektu.
|