Nabídka Zásilky pro Českou poštu obsahuje přehled zásilek připravených k odeslání prostřednictvím České pošty. U jednotlivých zásilek lze kontrolovat údaje o adresátovi, upravovat parametry odeslání, tisknout potřebné tiskové výstupy a provádět jejich odeslání.
Nad seznamem ukládacích jednotek jsou k dispozici následující funkce:
Detail
Zobrazí detail vybrané zásilky. V detailu lze podle potřeby upravit způsob odeslání, druh zásilky nebo zvolené poštovní služby.
|
Funkce Obnovit, Hledat, Třídit, Filtr a Historie - viz obecný popis. |
ePA
Tlačítko ePA slouží k vytvoření elektronického podacího archu České pošty.
|
Funkce je dostupná pouze tehdy, pokud je v parametrech podatelny aktivován parametr Použít Elektronický podací arch. |
Po spuštění se zobrazí seznam zásilek určených pro export do ePA. U jednotlivých zásilek lze doplnit nebo upravit údaje požadované Českou poštou, například hmotnost zásilky, částku dobírky nebo další parametry.
Pomocí tlačítka Export ePA se vytvoří soubor ve formátu CSV, který lze následně předat České poště nebo importovat do služby Podání Online.
Přenos ePA na poštu je možný buď na USB disku (MassStorage kompatibilní s filesystém FAT16/32) nebo prostřednictvím webové aplikace Podání Online.
Podrobný popis
Soubor Elektronický podací arch (ePA) ve formátu XLS obsahuje kromě listu s prázdným podacím archem určeným k vyplnění také Návod pro vyplnění, Seznam služeb, které lze k doporučeným zásilkám využít, a přehled povolených Kombinací služeb.
Po vyplnění podacího archu je nutné vyplněný list uložit jako soubor CSV s oddělovačem středník. Výsledný soubor musí obsahovat pouze jeden list, a to vlastní vyplněný podací arch. Tento soubor je následně třeba uložit na USB disk a spolu s podávanými zásilkami předat České poště ke zpracování.
Na poště jsou data ze souboru načtena do podacího systému, případné chyby jsou opraveny a je vytištěna papírová verze podacího archu. Současně jsou na USB disk zapsána doplněná data z podání. Výsledkem je kompletní elektronický soubor obsahující jak údaje předané z odesílatelem, tak údaje doplněné Českou poštou při podání zásilek.
- V modulu KEO4 Výpravna se zpracování ePA zahajuje tlačítkem ePA.
- Po spuštění akce se zobrazí seznam zásilek určených pro export do ePA. Zahrnuty jsou pouze ty druhy zásilek, které mají v číselníku druhů zásilek vyplněn kód služby pro ePA.
- U každé zásilky lze doplnit nebo upravit údaje požadované Českou poštou. Formulář pro jejich editaci otevřete tlačítkem Detail. Lze zde zejména doplnit hmotnost zásilky, částku dobírky a zkontrolovat ostatní parametry podání.
- Tlačítko Detail zásilky zobrazí standardní detail vybrané zásilky.
- Pomocí tlačítka Tisk jako PPA lze zobrazit a vytisknout aktuální formulář poštovního podacího archu.
- Tlačítko Tisk jako původní PPA zobrazí a vytiskne původní verzi podacího archu.
Oběh ePA (KEO4 → Česká pošta → KEO4)
Při využití elektronického podacího archu probíhá výměna dat mezi KEO4 a Českou poštou následujícím způsobem:
- V KEO4 se vytvoří a exportuje soubor epa_yymmdd.csv.
- Soubor je předán České poště, která jej načte do svého systému, provede kontrolu dat a doplní údaje vzniklé při podání, zejména podací čísla zásilek.
- Takto doplněný soubor je uložen zpět na USB médium.
- Soubor se následně načte do KEO4, které z něj převezme podací čísla a přiřadí je k odpovídajícím zásilkám.
Identifikace zásilek při importu probíhá pomocí ID zásilky, které je v exportovaném souboru uloženo v poli Poznámka ve tvaru id=nnnn. Díky tomu může KEO4 jednoznačně spárovat údaje vrácené Českou poštou s původními zásilkami evidovanými v systému.
Podání Online
Služba Podání Online umožňuje importovat data exportovaná z KEO4 prostřednictvím elektronického podacího archu (ePA), provést jejich kontrolu a následně vytvořit podání České poště.
1. Vytvoření konfigurace v Podání Online
V nabídce Konfigurace > Import zvolte možnost Nová konfigurace. Novou konfiguraci pojmenujte, například KEO4, jako Typ konfigurace vyberte CSV a u volby Odeslání správných dat nastavte hodnotu Ne. Díky tomu bude možné údaje o zásilkách před odesláním ještě upravit.
Následně nastavte mapování sloupců CSV souboru:
| Sloupec | Hodnota | Typ zásilky |
| A | ID číslo zásilky | |
| B | Příjmení/Název | |
| C | PSČ | |
| D | Obec | |
| E | Část obce | |
| F | Ulice | |
| G | Č. p. | |
| H | Č. o. | |
| I | Stát | |
| J | Telefonní číslo | Mobil |
| K | ||
| L | Hmotnost | |
| M | Doplňkové služby | |
| N | Udaná cena | |
| O | Částka dobírky | |
| P | VS poukázky | |
| Q | VS zásilky | |
| R | Číslo jednací |
2. Úprava souboru ePA před importem
Exportovaný soubor CSV vytvořený v KEO4 otevřete v tabulkovém editoru.
Do prvního sloupce ID číslo zásilky doplňte ke každé zásilce hodnotu RR. Do každého řádku se zapisují pouze dvě písmena RR. Po doplnění všech záznamů soubor uložte.
3. Import zásilek do Podání Online
V nabídce Zásilky otevřete záložku Import a klikněte na tlačítko Nový import.
Ve formuláři Import zásilek:
- vyberte upravený CSV soubor,
- zvolte připravenou konfiguraci importu,
- doplňte ostatní požadované údaje,
- klikněte na tlačítko Importovat data.
Po dokončení importu přejděte do záložky Neodeslaná data. Zde můžete zkontrolovat importované údaje a porovnat je s připravenými zásilkami. V případě potřeby lze jednotlivé údaje upravit pomocí ikony pera.
Po kontrole všech údajů použijte tlačítko Předat data (uzavřít podání).
4. Tisk štítků a podání zásilek
Po uzavření podání otevřete záložku Odeslaná data a zvolte funkci Hromadné generování tisku.
V nastavení tisku vyberte možnost Štítky pro RR, případně upravte jejich umístění na tiskovém archu, a následně použijte tlačítko Generování tisku.
Vytištěné štítky nalepte na připravené obálky a zásilky předejte České poště k podání.
Poštovní podací arch (PPA)
Tlačítko PPA slouží k vytvoření a tisku poštovního podacího archu pro zásilky odesílané prostřednictvím České pošty.
Zobrazí se seznam zásilek určených k zařazení do podacího archu. V seznamu jsou zahrnuty pouze zásilky, které mají v nastavení přiřazen kód pro PPA. Zásilky odesílané obyčejně se do poštovního podacího archu nezařazují.
Pomocí tlačítka Detail lze otevřít formulář Doplnění údajů pro ČP, ve kterém je možné upravit nebo doplnit údaje požadované Českou poštou, například částku dobírky.
Tlačítko Detail zásilky zobrazí standardní detail vybrané zásilky.
Formulář poštovního podacího archu se vytiskne pomocí tlačítka Tisk PPA. Před samotným tiskem je možné zvolit způsob řazení zásilek v archu:
- podle vzoru vypravení a jména adresáta,
- podle jména adresáta,
- podle PSČ a jména adresáta,
- podle data vytvoření zásilky.
Tlačítko Tisk původního PPA slouží k vytištění původní verze poštovního podacího archu.
Udaná cena
U doporučených zásilek standardních, doporučených zásilek do zahraničí, doporučených slepeckých zásilek a doporučených slepeckých zásilek do zahraničí se údaj Udaná cena nevyplňuje. V poštovním podacím archu je proto příslušný sloupec automaticky proškrtnut.
Poznámka
Do poznámky na poštovním podacím archu lze automaticky generovat číslo jednací zásilky. Tuto funkci aktivujete v parametrech Podatelny pomocí volby PPA - do poznámky generovat čj.
Doplňkové služby
Doplňkové služby se do poštovního podacího archu přebírají automaticky ze zásilky. Jsou uváděny formou zkratek podle číselníku služeb České pošty a jednotlivé služby jsou odděleny čárkou.
Odeslat
Zásilky lze odeslat hromadně nebo jednotlivě. Pokud chcete odeslat pouze některé zásilky, označte je pomocí zaškrtávacích políček a následně použijte tlačítko Odeslat.
Po spuštění akce je uživatel vyzván k zadání data odeslání. Standardně je přednastaveno aktuální datum, které lze změnit na dřívější datum. Zadání budoucího data není možné.
Po potvrzení tlačítkem OK systém provede odeslání zásilek a zobrazí protokol o zpracování zásilek, který lze podle potřeby vytisknout.
Po úspěšném odeslání jsou zásilky přesunuty do nabídky Odeslané, kde jsou dále evidovány a lze s nimi pracovat v rámci následných procesů.
Odeslat zásilky z importu
Jedná se o servisní funkci pro podporu ALIS. Umožňuje odeslat vybrané zásilky vytvořené importem dat z jiného systému spisové služby. Jako datum odeslání se použije datum, které odpovídá datu vyřízení dokumentů.
Další akce / Vyřazení ze zpracování
Pokud nelze zásilku odeslat nebo je potřeba ji vrátit zpět referentovi k doplnění či opravě, lze ji ve Výpravně vyřadit ze zpracování pomocí akce Další akce > Vyřadit ze zpracování.
Vyřazením se zásilka vrátí zpět zpracovateli a v modulu Referent bude dostupná v nabídce Zásilky > Vyřazené. Stav zásilky se změní na Vyřazená.
Vyřazení lze provést jak pro jednotlivou zásilku, tak hromadně pro více označených zásilek.
Před dokončením akce systém zobrazí potvrzovací dotaz a vyžádá si zadání důvodu vyřazení ze zpracování, jehož vyplnění je povinné.
Další akce / Nastavit vzor
Tato akce umožňuje pro jeden nebo více označených záznamů změnit vzor vypravení.
Tisk
Nabídka Tisk obsahuje možnost vytvořit tyto tisky pro jeden nebo více označených záznamů:
- Obálky
- Štítky
- Doručenky/dodejky
- Potvrzení o převzetí (vlastní)