Vydané faktrury

Typy dokladů Vydaná faktura a Ostatní pohledávka slouží k evidenci pohledávek organizace vůči odběratelům, občanům, zaměstnancům nebo jiným subjektům.

Tyto typy dokladů umožňují:

evidovat pohledávky a jejich splatnost,
sledovat stav úhrad a zůstatek k úhradě,
pořizovat DPH a účetní zápisy,
vytvářet a tisknout vystavené doklady,
vytvářet vazby na smlouvy a další doklady,
vést schvalovací proces,
evidovat související dokumenty a přílohy.

Typ Vydaná faktura je určen především pro fakturaci dodaného zboží a služeb, zatímco typ Ostatní pohledávka se používá pro evidenci pohledávek, které nevznikají vystavením faktury, například na základě smlouvy, rozhodnutí nebo jiného účetního dokladu.

Dokladové řady

V prostřední části formuláře jsou zobrazeny dokladové řady určené pro evidenci dokladů.

Zobrazeny jsou pouze ty dokladové řady, které:

jsou určeny pro vydané faktury nebo ostatní závazky,
jsou nastaveny k nabízení v menu Vydané faktury,
má k nim uživatel přidělena oprávnění.

Pořízení vydané faktury

Novou vydanou fakturu lze vytvořit několika způsoby:

ručním založením (Nový),
vytvořením kopie existujícího dokladu (Vytvořit kopii),
ze šablony dokladu (Nový doklad z...).

Související kapitoly

Seznam dokladů - nástrojová lišta

Formulář dokladu - nástrojová lišta

FORMULÁŘ DOKLADU - ZÁKLADNÍ ÚDAJE

Pořízení nové vydané faktury

Novou vydanou fakturu vytvoříte pomocí průvodce, ve kterém vyplníte základní údaje potřebné pro vystavení dokladu.

údaj	popis
Odběratel	Vyberte odběratele, kterému bude faktura vystavena. Partnera lze vyhledat pomocí našeptávače, vybrat z evidence subjektů nebo založit jako nový záznam.
Datum vystavení	Datum vystavení faktury.
Datum UUP	Datum uskutečnění účetního případu, podle kterého bude doklad zařazen do účetního období.
Datum splatnosti	Datum splatnosti pohledávky. Výchozí hodnota se může automaticky doplnit podle nastavení fakturační řady.
Zaokrouhlení faktury	Určuje způsob zaokrouhlení celkové částky faktury na koruny nebo haléře. Výchozí nastavení se přebírá z fakturační řady.
Zaokrouhlení DPH	Určuje způsob zaokrouhlení DPH na koruny nebo haléře. Výchozí nastavení se rovněž přebírá z fakturační řady.

	Ostatní údaje a funkce vydané faktury jsou shodné s ostatními dokladovými agendami a jsou popsány v jiných kapitolách.

Tisk → Vydaná faktura

Funkce pro tisk vydané faktury slouží k tisku vystavené faktury.

Po vytištění program nabídne možnost uložit vytvořený dokument na záložku Dokumenty v detailu faktury. Odtud je možné dokument dále archivovat, odesílat e-mailem nebo exportovat do Spisové služby.

Při ukládání dokumentu program kontroluje velikost vytvořeného souboru. Dokument nesmí překročit velikost 200 kB. Pokud se zobrazí upozornění na překročení limitu, bývá nejčastější příčinou příliš velké logo nebo obrázek použitý v tiskové šabloně faktury.

Úprava velikosti loga v šabloně

Pokud je potřeba velikost dokumentu snížit:

Otevřete nabídku Účetnictví → Šablony.
V seznamu vyberte používanou šablonu vydané faktury.
Klikněte na Upravit.
Šablona se otevře v programu LibreOffice Writer.
Klikněte pravým tlačítkem myši na vložené logo.
Zvolte Komprimovat... a potvrďte tlačítkem OK.
Zavřete LibreOffice Writer a změny uložte.

Po úpravě loga bude výsledný soubor zpravidla menší a bude možné jej uložit na kartu faktury.

ISDOC

Funkce ISDOC slouží k vytvoření elektronické faktury ve formátu ISDOC 6.0.1.

Po provedení exportu je vytvořený soubor automaticky uložen na záložku Dokumenty v detailu faktury. Odtud jej lze:

uložit na disk,
odeslat e-mailem,
exportovat do Spisové služby.

Export do formátu ISDOC usnadňuje elektronickou výměnu faktur mezi informačními systémy a omezuje potřebu ručního přepisování údajů.

Záložka Položky faktury (F7)

Na záložce Položky faktury pořizujete, upravujete a spravujete jednotlivé položky vydané faktury.

Položky lze:

převzít z číselníku Ceník,
vytvořit ručně pouze pro konkrétní fakturu,
upravovat nebo mazat podle potřeby.

Každá položka obsahuje údaje o fakturovaném plnění, ceně, množství, sazbě DPH a dalších náležitostech potřebných pro vystavení faktury.

Zaokrouhlení

Pokud je faktura nastavena na zaokrouhlování na celé koruny, program automaticky vytvoří zaokrouhlovací položku.

U plátců DPH:

vznikne samostatná zaokrouhlovací položka,
této položce je přiřazen Typ daně 999,
zaokrouhlovací položka nevstupuje do evidence DPH.

U neplátců DPH se zaokrouhlení promítne přímo do celkové částky faktury.

Zaúčtování zaokrouhlení

Zaúčtování zaokrouhlovacího rozdílu program automaticky přiřadí k účtům s nejvyšší hodnotou na straně MD nebo Dal.
Při tomto vyhodnocení nejsou použity účty: 314, 324, 343.
Na straně Dal má při zaúčtování zaokrouhlení přednost účet skupiny 6xx.

	Po každé změně položek faktury program automaticky přegeneruje Zaúčtování, Přípravu platby i DPH, včetně případné zaokrouhlovací položky. Tím je zajištěna návaznost všech účetních a daňových údajů na aktuální obsah faktury.

Záložka Texty

Záložka Texty slouží k evidenci doplňujících textů, které se tisknou na vydané faktuře.

Můžete zde upravit nebo doplnit informace určené pro odběratele, například:

text před položkami faktury,
text za položkami faktury,
platební informace,
doplňující sdělení nebo obchodní podmínky.

Výchozí hodnoty se automaticky přebírají z nastavení příslušné Fakturační řady, lze je však pro konkrétní fakturu podle potřeby upravit.

Texty nastavené ve fakturační řadě jsou vhodné pro opakovaně používané informace, které mají být automaticky vyplněny na všech nově vystavených fakturách.

Záložka Adresy

Na záložce Adresy můžete určit fakturační a dodací adresu, pokud se liší od adresy odběratele uvedené v hlavičce dokladu.

Fakturační adresa

Ve výchozím stavu je zvolena možnost Stejná jako odběratelská.

Pokud má být faktura vystavena na jinou adresu, vyberte možnost Fakturační adresa z evidence subjektů. Nabízené údaje se přebírají z evidence subjektů, kde musí být fakturační adresa u odběratele vyplněna (detail subjektu, záložka Fakturační adresa).

Dodací adresa

Ve výchozím stavu je zvolena možnost Stejná jako odběratelská.

Pokud chcete na faktuře uvést jiné místo dodání, zvolte možnost Ručně zadaná a vyplňte dodací adresu. Adresu můžete zadat nebo upravit pomocí tlačítka vedle adresního pole.

Tisk adres na faktuře

Pokud je zvolena možnost Stejná jako odběratelská, použije se adresa odběratele z hlavičky dokladu a sekce Příjemce je na faktuře prázdná.
Pokud je vybrána Fakturační adresa z evidence subjektů, vytiskne se jako adresa odběratele fakturační adresa evidovaná u subjektu a v sekci Příjemce se tiskne odběratelská.
Dodací adresa se na faktuře tiskne pouze tehdy, pokud je zvolena možnost Ručně zadaná a adresa je vyplněna.

Odběratelská adresa je určena vybraným údajem Odběratel v hlavičce dokladu. Jedná se zpravidla o sídlo nebo adresu převzatou z evidence subjektů.

Záložka Upomínky

Na záložce Upomínky je evidován přehled všech upomínek vytvořených k dané vydané faktuře. Díky tomu můžete sledovat historii upomínání i jednotlivé kroky vymáhání pohledávky.

Podrobnější informace o práci s upomínkami najdete v kapitole Upomínky.

Záložka Dokumenty

Na záložce Dokumenty jsou evidovány dokumenty související s vydanou fakturou. Mohou být uloženy automaticky při tisku sestav nebo přidány ručně.

Uložení dokumentů

Dokumenty lze do dokladu přidat dvěma způsoby:

Automaticky při tisku sestavy podle nastavení dokladové řady na záložce Ukládání dokumentů. Více informací najdete v kapitole Dokladové řady.

Automaticky se ukládají sestavy: Vydaná faktura PDF, Vydaná faktura ISDOC, UC022 Likvidační lístek.

Ručně pomocí tlačítka Nový, kterým můžete připojit soubor z disku nebo dokument přímo naskenovat.

Vazba na Spisovou službu

Pokud je aktivní parametr Napojení na KEO4 Spisovou službu, jsou k dispozici další funkce pro práci s dokumenty.

JID dokumentu ze Spisové služby

Zobrazuje identifikátor dokumentu evidovaného ve Spisové službě.

Tlačítko Smazat JID propojení mezi dokumentem v účetnictví a dokumentem ve Spisové službě. Dokument ve Spisové službě zůstane zachován, odstraní se pouze vazba. Poté je možné dokument znovu exportovat.

Odeslat do Spisové služby

Akce Odeslat do Spisové služby odešle vybraný dokument do Spisové služby, kde vznikne nový dokument typu Vlastní dokument. Související dokumenty, například vydaná faktura a likvidační lístek, jsou ve Spisové službě propojeny křížovým odkazem.

Z vydané faktury lze exportovat pouze dokumenty:

Vydaná faktura PDF,
Vydaná faktura ISDOC,
UC022 Likvidační lístek.

Export lze provést také hromadně ze seznamu vydaných faktur pomocí akce Akce / Export do Spisové služby.

Smazat vazbu na spisovou službu

Akce smaže JID vybraného dokumentu a tím se zruší se vazba mezi dokumentem v účetnictví a dokumentem ve Spisové službě (dokument ve spisové službě zůstane beze změny, ruší se pouze vazba). Následně můžete opakovat export do Spisové služby.

Nový e-mail

Pomocí akce Nový e-mail můžete vytvořit e-mail související s dokladem. Podrobnosti najdete v kapitole E-maily.