Všechny typy dokladů modulu Účetnictví používají podobný řádkový seznam dokladů. Jednotlivé typy dokladů se mohou lišit některými funkcemi, základní ovládání a většina údajů je však společná.
V horní části, nad řádkovým seznamem (tabulkou) je nástrojová lišta s funkcemi a nástroji pro práci s dokladem, případně hromadné akce.
 |
Funkce První, Poslední, Obnovit, Hledat, Třídit, Filtr, a Historie - viz obecný popis. |
Záložka Doklady
Nový
Tlačítko Nový představuje ruční pořízení dokladu. Následující kapitoly popisují:
Detail
Tlačítkem Detail se dostanete do formuláře dokladu, ve kterém můžete prohlížet a případně opravovat údaje. Následující kapitoly popisují:
Smazat
Doklady lze mazat pouze od nejnovějšího dokladu v číselné řadě, aby nedošlo k narušení souvislého číslování dokladů.
Mazání je možné provést i hromadně. Program však vždy kontroluje, zda označené doklady tvoří souvislou část číselné řady. Pokud by po jejich odstranění vznikla mezera v číslování, mazání nebude povoleno.
Toto omezení zajišťuje zachování návaznosti a úplnosti číselné řady dokladů.
Vytvořit kopii
Funkce Vytvořit kopii slouží k rychlému založení nového dokladu na základě již existujícího dokladu.
Po spuštění funkce vyplňte:
- evidenční číslo daňového dokladu,
- variabilní symbol,
- požadovaná data.
Program následně vytvoří nový doklad se stejnými údaji, jaké obsahoval původní doklad. Nový doklad je zařazen do aktuálního účetního období a je mu přiděleno nové číslo dokladu.
Po vytvoření kopie se automaticky otevře detail nově vzniklého dokladu, ve kterém lze provést případné úpravy před uložením nebo dalším zpracováním.
Nově vytvořený doklad zkontrolujte.
Tisk
Slouží k tisku likvidačního lístku nebo souvisejících sestav podle typu dokladu.
Likvidační lístek
Vytiskne likvidační lístek k jednomu nebo více označeným dokladům. Pro tisk se používá sestava UC022 – Likvidační lístek, jejíž vzhled a obsah lze přizpůsobit potřebám organizace.
Tisk nových likvidačních lístků
Vytiskne pouze likvidační lístky, které dosud nebyly vytištěny. Po dokončení tisku program nabídne potvrzení správného vytištění. Po potvrzení se tyto likvidační lístky již nebudou mezi novými nabízet.
Opis dokladů
Vytiskne doklady podle aktuálního zobrazení seznamu. Do sestavy jsou zahrnuty pouze doklady odpovídající nastavenému filtru a aktuálnímu třídění.
Akce → Vystavit žádost
Akce Vystavit žádost slouží k hromadnému vytvoření žádostí o schválení nebo podpis pro vybrané doklady.
Po označení jednoho nebo více dokladů lze pomocí této akce předat všechny vybrané doklady současně do schvalovacího procesu. Schvalování a podepisování dokumentů probíhá v modulu KEO4 Podpisová kniha.
Akce → Zrušit žádost
Pomocí akce Zrušit žádost lze hromadně zrušit žádosti o schválení nebo podpis u označených dokladů.
Funkce je určena zejména pro případy, kdy je potřeba doklad upravit nebo zastavit probíhající schvalovací proces.
Akce → Spolehlivost
Akce Spolehlivost ověřuje dodavatele v registru plátců DPH.
Kontrola zahrnuje zejména:
- platnost DIČ,
- zveřejněné bankovní účty podle údajů Finanční správy.
Ověření lze provést pro jeden nebo více označených dokladů současně.
Akce → Uložit likvidační lístek na kartu
Tato funkce vytvoří a uloží likvidační lístek do záložky Dokumenty příslušného dokladu.
Akci lze použít nad jedním dokladem i hromadně nad více označenými doklady. Uložený likvidační lístek je následně dostupný mezi dokumenty dokladu.
Akce → Export do Spisové služby
Funkce odešle k vybraným dokladům všechny dosud neexportované likvidační lístky do Spisové služby.
Pro každý exportovaný doklad se ve Spisové službě vytvoří samostatný záznam typu Vlastní dokument.
Akce → Opravit úhradu
Poznámka: Tato hromadná akce je dostupná pouze uživatelům správcům typu obchodní zástupce nebo podpora ALIS. Uživatel však může stejnou akci provést jednotlivě v detailu dokladu.
Tato hromadná opravná funkce slouží pro výjimečné situace, kdy byla úhrada provedena mimo systém KEO4 a je potřeba doklad ručně označit jako uhrazený.
Po spuštění akce vznikne ke každému vybranému dokladu vnitřní doklad, který provede jeho úplnou likvidaci. Pro tyto případy doporučujeme vytvořit samostatnou dokladovou řadu určenou pro opravné likvidace.
Akce → Stornovat doklad
Poznámka: Tato hromadná akce je dostupná pouze uživatelům správcům typu obchodní zástupce nebo podpora ALIS. Uživatel však může stejnou akci provést jednotlivě v detailu dokladu.
Tato hromadná opravná umožňuje hromadně vystornovat více vybraných dokladů najednou.
Funkce je určena především pro mimořádné situace, kdy je potřeba zpracovat storno většího počtu dokladů bez otevírání jejich jednotlivých detailů.
Nový doklad z... → Ze šablony
Akce Nový doklad ze šablony slouží k rychlému zakládání opakujících se dokladů. Je vhodná zejména v případech, kdy nestačí využít funkci Vytvořit kopii a potřebujete opakovaně vytvářet doklady se stejnou strukturou nebo předvyplněnými údaji.
Před použitím této funkce je nejprve potřeba vytvořit šablonu v číselníku Šablony dokladů.
Po spuštění akce Nový doklad ze šablony program vytvoří nový doklad podle vybrané šablony. Při vytváření dokladu je nutné zadat:
- datum UUP,
- datum UZP.
Volitelně lze také zadat:
- evidenční číslo daňového dokladu,
- variabilní symbol (VS),
- konstantní symbol (KS),
- specifický symbol (SS).
|
Hodnoty zadané při vytváření dokladu mají přednost před hodnotami uloženými v šabloně a při vytvoření dokladu je automaticky nahradí.
|
Nový doklad z... → Ze souboru ISDOC / PDF
Akce Nový doklad ze souboru ISDOC / PDF slouží k automatickému vytvoření dokladu z elektronické faktury ve formátu ISDOC.
Podporováno je také hromadné zpracování. Pokud vyberete více souborů najednou, vytvoří program samostatný doklad pro každý načtený soubor.
Podporovány jsou následující formáty:
- ISDOC verze 5.2 a novější (*.isdoc, *.isdocx),
- PDF obsahující ISDOC ve verzi 6.0.2 a novější.
|
Při importu program automaticky načte dostupné údaje z elektronické faktury a předvyplní jimi nový doklad. Tím se výrazně zrychlí pořizování faktur a omezí riziko chyb při ručním zadávání údajů.
|
Nový doklad z... → Ze Spisové služby
Akce Nový doklad ze Spisové služby slouží k vytvoření dokladu přímo z dokumentu evidovaného ve Spisové službě KEO4.
Vyhledání dokumentu
Po spuštění akce vyhledejte dokument jedním z následujících způsobů:
- JID můžete buď ručně zadat, případně načíst čtečkou čárového kódu,
- pomocí našeptávače podle věci, čísla jednacího nebo JID,
- výběrem dokumentu ze Spisové služby pomocí tlačítka ....
Podmínky pro výběr dokumentu
Pro převzetí dokumentu musí být splněny následující podmínky:
- dokument je evidován jako přijatý,
- pokud je uživatel vlastníkem dokumentu, musí být dokument ve stavu Vyřizovaný nebo Vyřízený,
- pokud uživatel není vlastníkem dokumentu, ale má k dokumentu přidělena oprávnění, může mít dokument libovolný stav.
Vytvoření dokladu
Po výběru dokumentu se spustí průvodce vytvořením nového dokladu. Vyplňují se pouze údaje, které nelze převzít ze Spisové služby.
Program automaticky převezme dostupné informace z vybraného dokumentu a vytvoří nový doklad. Pokud dokument obsahuje přílohu ve formátu ISDOC, budou údaje z elektronické faktury automaticky použity pro předvyplnění dokladu.
Převzetí příloh
V průvodci lze zvolit, které komponenty a přílohy mají být ze Spisové služby převzaty do dokladu.
Ve výchozím stavu jsou vybrány všechny dostupné komponenty. Uživatel může jednotlivé položky podle potřeby odebrat a převzít pouze vybrané dokumenty.
Nový doklad z... → Z objednávky / příslibu
Akce Nový doklad z objednávky / příslibu slouží k vytvoření došlé faktury z jedné nebo více objednávek, případně příslibů. Po vytvoření dokladu jsou vybrané objednávky nebo přísliby automaticky připojeny k nově vzniklé faktuře.
Rychlý filtr
Pro snazší výběr objednávek a příslibů lze využít rychlé filtry:
- Vše – zobrazí všechny objednávky a přísliby.
- Vyřízené objednávky / přísliby – zobrazí pouze záznamy, jejichž Zbývající plnění je rovno nule.
- Nevyřízené objednávky / přísliby – zobrazí záznamy, u kterých ještě není plnění zcela vyčerpáno.
Plnění
V průvodci lze upravit hodnotu pole Plnění.
Zadaná hodnota:
- určuje částku vytvářeného dokladu,
- promítne se do pole Skutečné plnění u vybrané objednávky nebo příslibu.
Hodnotu plnění lze následně upravit také v detailu objednávky nebo příslibu na příslušných záložkách.
Alokace rozpočtu
Součástí průvodce je také možnost úpravy Alokace rozpočtu nebo Alokace rozpočtu (plánu).
Při vytváření dokladu je alokace automaticky snížena o zadanou částku plnění. Uživatel však může navrženou hodnotu podle potřeby dále upravit. Tím je zajištěna návaznost mezi objednávkou, rozpočtem a skutečně fakturovaným plněním.
Záložka Dokumenty
Na záložce Dokumenty se zobrazují všechny dokumenty připojené k dokladům, které jsou aktuálně zobrazeny na záložce Doklady.
Obsah záložky se automaticky přizpůsobuje nastavenému filtru. Pokud například na záložce Doklady zobrazíte pouze vybranou dokladovou řadu, období nebo partnera, budou na záložce Dokumenty zobrazeny pouze dokumenty související s těmito doklady.
Detail
Zobrazí detail vybraného dokumentu. Pomocí tlačítka s ikonou lupy lze dokument otevřít v externím prohlížeči nebo editoru.
Smazat
Odstraní vybraný dokument.
|
Smazáním dokumentu nedojde ke smazání souvisejícího dokladu. |
Nový e-mail
Vytvoří nový e-mail s vybraným dokumentem nebo dokumenty. Podrobnější informace naleznete v kapitole E-maily.
Uložit na disk
Umožňuje uložit (exportovat) označené dokumenty na disk do zvoleného umístění. Funkci lze využít pro archivaci dokumentů nebo jejich předání mimo systém KEO4.