Ke každé objednávce lze využít proces schvalování podle nastavení vaší organizace.
Pokud používáte modul KEO4 Podpisová kniha, jsou všechny žádosti soustředěny na jednom místě a schvalovatelé mohou žádosti pohodlně vyřizovat. Součástí procesu může být také elektronický podpis dokumentů včetně viditelného elektronického podpisu, pokud je v organizaci nastaven.
 | Pokud je k objednávce vystavena žádost o schválení, není možné objednávku upravovat až do vyřízení žádosti. |
Vytvoření nové žádosti ke schválení
V detailu objednávky otevřete záložku Žádosti a stiskněte tlačítko Nový.
Ve formuláři vyberte pracovní místo nebo více pracovních míst, která mají objednávku schválit. Následně zvolte způsob vyřízení žádosti a termín pro její vyřízení.
Volitelně můžete vybrat také připravený vzor, který předvyplní schvalovací proces podle nastavení organizace. Pokud vzor nepoužijete, lze schvalovatele vybrat ručně.
Způsob vyřízení
Pokud je žádost určena více schvalovatelům, můžete zvolit jeden z následujících způsobů vyřízení:
Jednoduchý
Žádost se po vytvoření zobrazí všem vybraným schvalovatelům současně. Každý z nich ji může vyřídit nezávisle na ostatních.
Postupný
Žádost se nejprve zobrazí prvnímu schvalovateli. Teprve po jejím schválení je automaticky předána dalšímu schvalovateli v pořadí.
Upozornění na nové žádosti
Pokud chcete schvalovatele upozorňovat na nové žádosti o schválení objednávek, můžete nastavit notifikace v Parametry / Uživatelské.
Podle nastavení mohou být uživatelé o nových žádostech informováni e-mailem.
Schválení nebo zamítnutí žádosti
Nevyřízené žádosti naleznete v nabídce Žádosti k vyřízení. Počet čekajících žádostí je zobrazen přímo v nabídce.
Po otevření žádosti můžete zobrazit detail objednávky. Rozsah dostupných informací závisí na vašich oprávněních:
- bez práva na objednávky lze zobrazit pouze přiloženou objednávku,
- s právem na prohlížení lze otevřít detail formuláře objednávky,
- s právem na editaci lze objednávku také upravovat.
Při vyřízení žádosti můžete zvolit:
- Schválit - žádost bude označena jako schválená,
- Zamítnout - žádost bude označena jako zamítnutá,
- Storno - zavře se okno bez rozhodnutí.
Zamítnuté žádosti
Při zamítnutí žádosti je nutné vyplnit komentář s důvodem zamítnutí.
Autor objednávky může následně v detailu objednávky na záložce Žádosti pomocí akce Akceptovat zamítnutí potvrdit, že se se zamítnutím seznámil. Tím se odemkne možnost vytvořit novou žádost ke schválení a objednávku znovu předložit ke schvalovacímu procesu.
Stavy žádosti
Jednotlivé stavy žádostí o schválení objednávky jsou:
Bez ikony | Pokud ve sloupečku Žádosti není žádná ikona, znamená to, že k objednávce nebyla vytvořena žádná žádost ke schválení. |
| Žlutá ikona znázorňuje dosud nevyřízené žádosti ke schválení. |
| Žlutá ikona s vykřičníkem znázorňuje žádost o schválení, která není dosud vyřízena a současně již uplynul termín jejího vyřízení. |
| Zelená ikona znázorňuje schválené žádosti ke schválení. |
| Červená ikona znázorňuje zamítnutou žádost ke schválení. |
