Před zahájením práce v modulu Účetnictví doporučujeme zkontrolovat základní nastavení systému, účetních období, číselníků a navazujících agend. Správné nastavení na začátku výrazně usnadní následnou práci a pomůže předejít problémům při účtování, tvorbě výkazů a uzávěrkách.
1. Administrace
Zkontrolujte zejména:
- Administrace → Databázové schéma → Základní parametry
- Administrace → Databázové schéma → Základní parametry → Ekonomické
- Administrace → Databázové schéma → Základní parametry → Struktura účetní věty
Nastavte certifikáty:
- Administrace → Databáze → Certifikáty → Osobní certifikáty – komerční - musíte načíst certifikát s příponami .pfx nebo .p12 (veřejná část certifikátu) pro odeslání výkazů na CSÚIS
- Administrace → Databáze → Certifikáty → Osobní certifikáty – kvalifikované – pro podpis odesílaného výkazu
- Administrace → Databázové schéma → Komunikátor gov.cz → CSÚIS → Uživatelské parametry
2. Parametry modulu Účetnictví
Zkontrolujte:
- Parametry → Základní
- aktuální období,
- parametry příkazů k úhradě,
- parametry výkazů.
- Parametry → Uživatelské
- Parametry → DPH
3. Číselníky
Před zahájením účtování doporučujeme nastavit:
- Dokladové řady
- maska pro číslování dokladů,
- počáteční hodnoty čítačů,
- období číslování (můžete navázat číslování na předchozí program a v případě dokladové řady pro banku nastavte do čítače následující číslo výpisu),
- přístupová práva.
- Pokladny
- Interval + údaje pro automatické operace (podle tohoto nastavení se nahrazuje analytika u automatických operací a zaúčtování poplatků).
- Počáteční stav (k datu, kdy se v KEO4 začíná – např. 1. 8.)
- Tisk pokladních dokladů - varianty pokladních dokladů
- Banky
- Podobně jako v pokladně.
- Homebanking
- Intervaly účtů
- Číselník pokladen, bank, fakturačních řad, ceník
- Automatické operace
4. Šablony
Pokud si vytvoříte vlastní šablonu na základě distribuční šablony, doporučujeme distribuční šablonu odebrat. Při tisku se vám pak nebude zbytečně zobrazovat dialog pro výběr šablony.
5. Minulé období ve výkazech
Pokud potřebujete ve výkazech zobrazit údaje za předchozí období, doplňte je ručně v nabídce Výkazy → Akce → Minulé období.
6. Sledování obratů DPH
Pokud organizace není plátcem DPH, může využívat funkci sledování obratu DPH:
- V účtovém rozvrhu označte pomocí příznaku Sledování obratů účty, které chcete sledovat.
- V sestavách Opis deníku (UC003) a Přehled pohybů a stavů (UC010) aktivujte volbu Sledování obratů. Do výpočtu obratu budou následně zahrnuty pouze účty, které mají v Účtovém rozvrhu zaškrtnut příznak Sledování obratů.
7. Zaúčtování z modulů KEO4
Doporučujeme využívat automatický přenos zaúčtování z modulů Mzdy,Majetek, Příjmové agendy, Sklady, Evidence hřbitovů, případně dalších modulů do modulu Účetnictví namísto ručního pořizování účetních dokladů. Tento postup šetří čas, snižuje riziko chyb při přepisu dat a zajišťuje provázanost mezi jednotlivými moduly systému KEO4.
Před spuštěním přenosu zaúčtování proveďte následující nastavení:
- Pro zaúčtování mezd vytvořte dokladovou řadu typu Ostatní závazek.
- Pro zaúčtování majetku vytvořte dokladovou řadu typu Vnitřní doklad.
- Obě dokladové řady nastavte v nabídce Parametry → Základní → Importy.
- V modulu KEO4 Mzdy nastavte v nabídce Parametry → Zaúčtování způsob zaúčtování KEO4.
- Odpovídajícím způsobem nastavte ostatní moduly KEO4.
Nastavení přenosu zaúčtování proveďte ještě před zahájením účtování, aby byly účetní doklady z navazujících modulů vytvářeny jednotným způsobem a ve správných dokladových řadách.