Přísliby

Agenda Přísliby slouží k evidenci budoucích závazků a rezervaci finančních prostředků ještě před vznikem konkrétní objednávky nebo dokladu.

V systému lze evidovat dva typy příslibů:

Limitovaný příslib je vázán na stanovený finanční limit a období platnosti. Není vázán na konkrétního dodavatele, a prostředky tak mohou být čerpány u více dodavatelů.
Individuální příslib je vázán na stanovený finanční limit, období platnosti a konkrétního dodavatele.

Přísliby umožňují sledovat čerpání rezervovaných prostředků a vytvářet na jejich základě navazující objednávky nebo doklady. Skutečné plnění příslibu se průběžně aktualizuje podle navázaných objednávek, dokladů a bankovních transakcí.

Po otevření nabídky se obrazovka rozdělí na několik částí:

v prostřední části se zobrazují dostupné dokladové řady pro přísliby,
v pravé části se nachází seznam příslibů.

	Pokud se nabídka Přísliby nezobrazuje, zkontrolujte nastavení dokladových řad a přidělená uživatelská oprávnění (EKOUCT027).

Prostřední panel - dokladové řady

V prostřední části obrazovky se zobrazují dokladové řady, ke kterým máte přístupová práva a které mají v nastavení zvolen typ dokladu Přísliby.

Je-li volba Aktivní zaškrtnutá, zobrazují se pouze dokladové řady označené jako aktivní. Po zrušení zaškrtnutí se zobrazí všechny dostupné dokladové řady.

Pravý panel - seznam příslibů

V pravé části okna je zobrazen seznam příslibů evidovaných ve vybrané dokladové řadě, ke které máte dostatečná oprávnění.

Sloupec Žádosti informuje o stavu žádostí o schválení příslibu:

Bez ikony	Pokud ve sloupečku Žádosti není žádná ikona, znamená to, že k příslibu nebyla vytvořena žádná žádost ke schválení.
	Žlutá ikona znázorňuje dosud nevyřízené žádosti ke schválení.
	Žlutá ikona s vykřičníkem znázorňuje žádost o schválení, která není dosud vyřízena a současně již uplynul termín jejího vyřízení.
	Zelená ikona znázorňuje schválené žádosti ke schválení.
	Červená ikona znázorňuje zamítnutou žádost ke schválení.

Akce / Přidělit čj.

V modulu Referent založí předběžný záznam dokumentu určeného k vyřízení a rezervuje mu jednací číslo. Dokument je vytvořen bez obsahu a doplní se až po odeslání příslibu do spisové služby.

Akci lze spustit nejen nad aktuálním příslibem, ale také hromadně nad více označenými přísliby současně.

Akce / Odeslat do spisové služby

Vytvoří v modulu Referent dokument k vyřízení včetně komponent a dalších údajů podle nastavení propojení se spisovou službou.

Akci lze použít také hromadně nad více označenými přísliby, pro které budou odpovídající dokumenty vytvořeny automaticky.

	Vazba na spisovou službu v systému KEO4 se řídí nastavením napojení na spisovou službu.

Základní údaje

údaj	popis
Číslo příslibu	Číslo příslibu vygenerované podle masky v dokladové řadě. U nového příslibu dojde k přidělení čísla až v okamžiku uložení příslibu.
Dokladová řada	Dokladová řada, kterou jste vybrali v prostřední části formuláře.
Dodavatel (pouze u individuálního příslibu)	Vyberte dodavatele z evidence partnerů. Začněte psát název, IČO nebo jiný identifikační údaj. Program bude průběžně nabízet odpovídající záznamy z evidence subjektů. Pomocí kláves ↑, ↓ a ENTER vyberte požadovaného partnera. Pokud partner v evidenci neexistuje, stiskněte tlačítko s ikonou ... a založte nový záznam v evidenci Subjekty. Pořizujete-li novou firmu, můžete zadat její IČO a stisknout tlačítko ARES. Program načte adresní údaje z registru ARES a současně převezme zveřejněné bankovní účty z registru plátců DPH.
Výše limitu	Celková částka, kterou lze v rámci příslibu vyčerpat. Limit představuje maximální hodnotu objednávek, dokladů nebo jiných plnění navázaných na daný příslib. Skutečné čerpání příslibu je průběžně sledováno v údajích Skutečné plnění a Zbývající plnění. Po dosažení limitu je příslib považován za plně vyčerpaný.
Měna	Měna příslibu. Vyplňuje se výběrem z číselníku měn.
Kurz	Směnný kurz převzatý z číselníku měn. V případě potřeby jej můžete upravit podle skutečně použitého kurzu.
Částka po přepočtu	Hodnota příslibu v Kč. Vypočítá se jako součin částky v původní měně a zadaného kurzu.
Skutečné plnění	Součet částek z navazujících dokladů, připojených transakcí bankovních výpisů, nebo objednávek, které jsou s příslibem spárovány.
Zbývající plnění	Nevyčerpaná část příslibu. Vypočítá se jako rozdíl mezi údaji Částka a Skutečné plnění.
Datum vystavení	Datum vystavení příslibu. Při založení nového záznamu se automaticky vyplní aktuální datum, které je možné změnit.
Datum platnosti od - do	Období, ve kterém má být příslib vyčerpán.
Účel limitovaného / individuálního příslibu	Vyplňte účel, na který je příslib vystaven. Účel slouží k bližší specifikaci plánovaného výdaje nebo závazku a usnadňuje orientaci v evidenci příslibů. U limitovaného příslibu zpravidla popisuje oblast nebo druh plánovaného plnění, u individuálního příslibu konkrétní účel plnění sjednaného s vybraným dodavatelem.
Číslo jednací	Evidenční číslo dokumentu přidělené spisovou službou. Údaj se vyplňuje automaticky při vytvoření vazby na spisovou službu. Přidělit číslo jednací Toto tlačítko se zobrazuje pouze tehdy, pokud je aktivní napojení na spisovou službu KEO4. Po stisku tlačítka program podle nastavení napojení na spisovou službu vytvoří ve spisové službě nový dokument a přidělí mu číslo jednací. Přidělené číslo se následně zapíše do příslibu. Chování funkce závisí na konfiguraci napojení na spisovou službu.
Dokument příslibu	Soubor obsahující příslib v podobě určené pro tisk nebo elektronické odeslání. Dokument se vytváří ve formátu PDF a lze jej odeslat do spisové služby. Odeslat do spisové služby Toto tlačítko se zobrazuje pouze tehdy, pokud je aktivní napojení na KEO4 Spisovou službu. Po spuštění akce program k dokumentu založenému při přidělení čísla jednacího připojí komponentu obsahující příslib převedený do formátu PDF. Současně program ověří, zda má dodavatel zřízenu datovou schránku. Pokud je datová schránka nalezena, nastaví se ve spisové službě odpovídající způsob vypravení dokumentu prostřednictvím informačního systému datových schránek (ISDS). Chování funkce závisí na konfiguraci napojení na spisovou službu.
Organizační zařazení	Vyberte organizační zařazení z číselníku. Údaj lze využít pro členění a evidenci příslibů podle organizační struktury organizace. Pokud požadovaná položka v číselníku neexistuje, můžete ji doplnit do číselníku Objednávky - organizační zařazení.
Záložka Položky	Na záložce Položky můžete vytvářet, upravovat a mazat jednotlivé položky příslibu. Položky lze převzít z číselníku Ceník pro objednávky / přísliby, nebo je zadat ručně pouze pro konkrétní příslib.
Záložka Alokace rozpočtu	Na záložce Alokace rozpočtu můžete k příslibu přiřadit rozpočtovou skladbu a částku rezervace. Takto alokované prostředky se následně zohledňují při kontrolách čerpání a překročení rozpočtu. V okamžiku připojení příslibu k dokladu, bankovní transakci nebo objednávce dojde ke zrušení alokace rozpočtu tohoto příslibu podle zadaného plnění.
Záložka Alokace rozpočtu (plánu)	Funguje obdobně jako záložka Alokace rozpočtu, ale je určena pro plánované náklady a výnosy. Lze zde zadávat pouze účty účtových tříd 5xx a 6xx, stejně jako v evidenci Rozpočet (plán).
Záložka Žádosti	Zobrazuje přehled žádostí o schválení souvisejících s příslibem. Podrobnosti najdete v kapitole Schvalování objednávek. Pokud je k příslibu vystavena žádost o schválení, není možné příslib upravovat až do vyřízení žádosti.
Záložka Texty	Slouží k evidenci textů, které se tisknou na příslibu. Výchozí texty se přebírají z nastavení příslušné dokladové řady, kde je lze předdefinovat.
Záložky Doklady, Bankovní transakce, Objednávky	Doklady, bankovní transakce a objednávky navázané na tento příslib. Pomocí tlačítka Nový vytvoříte novou vazbu mezi dokladem/bankovní transakcí/objednávkou a příslibem. Vyberte dokladovou řadu, případně omezte vyhledávání pomocí období UUP od - do. V horní části formuláře označte jeden nebo více záznamů, které chcete připojit. V dolní části formuláře můžete upravit částku plnění pro jednotlivé záznamy. Pokud částku změníte, program nabídne úpravu souvisejících alokací rozpočtu nebo plánu. Zadané plnění se promítne do údaje Skutečné plnění v příslibu.
Záložka Poznámka	Pole pro zadání libovolné interní poznámky k příslibu.

Nástrojová lišta ve formuláři objednávky

Akce / Stornovat příslib

Stornovat lze pouze příslib, která:

nemá alokovaný rozpočet,
není navázána na žádný doklad,
nemá vystavenou žádost o schválení.

Po stornování příslibu již není možné:

vytvářet z příslibu navazující doklady,
provádět alokaci rozpočtu,
vytvářet žádosti o schválení nebo podpis.

Pokud potřebujete stornování zrušit, použijte na stornovaném příslibu akci Akce / Vrátit storno příslibu , která příslib vrátí do původního stavu.

Akce / Změnit stav

Akce umožňuje ručně změnit hodnotu údaje Stav.

Standardně se stav příslibu nastavuje automaticky podle zbývajícího plnění:

při nulovém zbývajícím plnění je stav Vyřízený,
při nenulovém zbývajícím plnění je stav Nevyřízený.

Pokud stav změníte pomocí této akce, automatické přepočítávání se vypne a program již nebude stav odvozovat od zbývajícího plnění.

Ručně nastavený stav se zohledňuje při nabízení příslibů k párování s doklady a bankovními transakcemi.

Tisk

Vytvoří tiskový výstup příslibu podle zvolené šablony. Vzhled a obsah tiskopisu lze přizpůsobit potřebám organizace pomocí konfigurace šablon.

Po vytvoření tisku se vygenerovaný dokument automaticky uloží na kartu příslibu do záložky nebo pole Dokument příslibu, odkud jej lze kdykoliv znovu otevřít, vytisknout nebo odeslat do spisové služby.

Nový e-mail

Vytvoří nový e-mail s vybraným dokumentem nebo dokumenty. Podrobnější informace naleznete v kapitole E-maily.