Platební kalendář je speciální typ dokladu určený pro evidenci pravidelně se opakujících zálohových plateb, které obvykle vyplývají ze smluvních vztahů. Typicky se využívá například pro zálohy na elektřinu, plyn, vodné, stočné nebo další opakovaná plnění.
Agenda je vhodná zejména pro případy, kdy je potřeba evidovat a správně uplatnit DPH až v okamžiku úhrady. Platební kalendář proto obsahuje samostatnou přípravu DPH i zaúčtování, které se použijí při zaevidování úhrady.
Doklad typu Platební kalendář zároveň nahrazuje evidenci dokladu o přijaté platbě, protože daňové povinnosti i účetní zápisy související s přijatou úhradou jsou řešeny přímo v rámci platebního kalendáře.
Po skončení zúčtovacího období lze jednotlivé zálohy vypořádat prostřednictvím dokladu typu Vyúčtování, ve kterém se započtou uhrazené zálohy proti skutečné hodnotě dodaného plnění.
Přípravte dokladové řady
Pro práci s platebními kalendáři doporučujeme vytvořit samostatné dokladové řady pro evidenci záloh a jejich následné vyúčtování.
Platební kalendář došlý
V číselníku Číselníky → Základní → Dokladové řady vytvořte novou dokladovou řadu s typem dokladu Platební kalendář došlý.
Doporučené nastavení:
- název dokladové řady, například Zálohy ČEZ nebo Platební kalendář došlý,
- zobrazení v menu Zálohy došlé,
- vlastní číselná řada pro evidenci platebních kalendářů,
- přidělení oprávnění oprávněným uživatelům.
Tato dokladová řada slouží k evidenci jednotlivých zálohových plateb.
Vyúčtování došlé
Pro konečné vypořádání záloh vytvořte samostatnou dokladovou řadu s typem dokladu Vyúčtování došlé.
Doporučené nastavení:
- název dokladové řady, například Vyúčtování došlé,
- zobrazení v menu Došlé faktury,
- samostatná číselná řada pro vyúčtování,
- nastavení odpovídajících uživatelských oprávnění.
Doklady typu Vyúčtování došlé slouží k závěrečnému vyúčtování skutečného plnění a k započtení jednotlivých platebních kalendářů (záloh). Díky odděleným dokladovým řadám lze přehledně sledovat zálohy i jejich následné vyúčtování.
Postup zpracování záloh a vyúčtování
1. Pořízení záloh
V nabídce Doklady → Zálohy došlé vyberte příslušnou dokladovou řadu a vytvořte nový doklad typu Platební kalendář.
Vyplňte základní údaje, zejména:
- partnera,
- částku zálohy,
- datum splatnosti.
Na záložce Příprava DPH zadejte typ daně, sazbu a částku DPH, která bude uplatněna při úhradě zálohy. Na záložce Příprava zaúčtování doplňte zaúčtování budoucí úhrady.
 | Po uložení prvního platebního kalendáře můžete pomocí funkce Vytvořit kopii snadno vytvořit další zálohy. Obvykle se mění pouze datum splatnosti jednotlivých plateb. |
2. Úhrada zálohy
V bance či pokladně vyberte k úhradě platební kalendář.
Při úhradě se:
- připravené zaúčtování převezme do banky nebo pokladny,
- připravené DPH promítne do evidence DPH,
- připravené zaúčtování vstoupí do účetního deníku,
- datum UUP nastaví podle data úhrady.
| Pokud je uhrazena pouze část zálohy, upraví se na platebním kalendáři skutečně uhrazená částka. Do následného vyúčtování vstupuje pouze skutečně zaplacená záloha. |
3. Vyúčtování
Po obdržení konečného vyúčtování vytvořte nový doklad typu Vyúčtování.
Vyplňte:
- partnera,
- celkovou částku vyúčtování,
- ostatní potřebné údaje.
Na záložce Likvidace záloh pomocí tlačítka Nový připojte uhrazené zálohy (platební kalendáře), které se mají do vyúčtování započítat.
Po připojení všech záloh program automaticky vypočítá výsledný:
- nedoplatek, nebo
- přeplatek.
Na záložce DPH zadejte DPH pouze za výsledný rozdíl (nedoplatek nebo přeplatek). Na záložce Zaúčtování proveďte zaúčtování vyúčtování a vypořádání záloh. Na záložce Příprava platby připravte zaúčtování případné úhrady nedoplatku nebo vrácení přeplatku.
Dodatečné snížení vyúčtování
Pokud je potřeba snížit vyúčtování o zálohy, které nebyly v programu KEO4 evidovány, lze využít funkci:
Akce → Ostatní likvidace - Oprava úhrady
a zadat odpovídající částku se zápornou hodnotou. Tím se sníží výsledný nedoplatek nebo zvýší přeplatek bez nutnosti vytvářet další zálohové doklady.