Agenda Pokladna slouží k evidenci hotovostních příjmů a výdajů, vedení pokladních knih a zpracování úhrad dokladů prostřednictvím pokladních dokladů.
Pomocí pokladny lze:
- evidovat příjmové a výdajové pokladní doklady,
- provádět úhrady pohledávek a závazků,
- sledovat stav pokladní hotovosti,
- tisknout pokladní doklady a pokladní knihu,
- vytvářet účetní zápisy související s hotovostními operacemi.
Pokladny
Po otevření agendy se zobrazí seznam pokladen, ke kterým má uživatel přidělena oprávnění.
Každá pokladna je navázána na vlastní dokladovou řadu a představuje samostatnou evidenci pokladní hotovosti. Organizace tak může vést jednu i více pokladen současně.
Pomocí volby Aktivní lze zobrazit pouze pokladny označené jako aktivní.
Informační panel
Po výběru pokladny se ve spodní části formuláře zobrazuje informační panel s přehledem stavu pokladny.
Panel obsahuje zejména informace o:
- počátečním stavu,
- příjmech,
- výdajích,
- aktuálním zůstatku pokladny.
 | Do výpočtů vstupuje počáteční stav nastavený v číselníku pokladen. |
Interval
V informačním panelu se zobrazuje porovnání skutečného stavu pokladny se stavem příslušného zaúčtování.
Program načítá stav intervalu zaúčtování pro interval nastavený v číselníku pokladen.
Tento údaj slouží ke kontrole správnosti zaúčtování pokladních operací a k ověření, zda zůstatek pokladny odpovídá stavu evidovanému v účetnictví.
Kurzové rozdíly
U valutových pokladen se v informačním panelu zobrazuje také údaj Kurzový rozdíl.
Kurzové rozdíly vznikají při přepočtu cizí měny na českou měnu a evidují se prostřednictvím samostatného vnitřního dokladu. Pro správný výpočet musí být v nastavení pokladny určeno zaúčtování kurzových rozdílů.
 | Stejným způsobem jsou kurzové rozdíly evidovány také u devizových bankovních účtů. |
Práce v samostatném okně
Pokladnu lze otevřít také v samostatném okně. To je vhodné zejména při současné práci v jiných agendách systému KEO4.
Program si pamatuje poslední umístění okna a při dalším otevření jej zobrazí na stejném místě. Tato možnost je praktická například při práci na více monitorech nebo při častém pořizování pokladních dokladů.
Klikněte na ikonu KEO4 vlevo nahoře a z menu vyberte Zobrazit rozšíření → Pokladna (Účetnictví). Pokladna se zobrazí v samostatném okně a toto okno lze přesunout na vhodné místo.
|
Pokud potřebujete mít pokladnu trvale otevřenou a současně pracovat v jiné části systému, můžete program KEO4 spustit podruhé. |
Seznam pokladních dokladů
V pravé části formuláře se zobrazuje seznam pokladních dokladů evidovaných ve vybrané pokladně.
K dispozici jsou standardní funkce pro vyhledávání, filtrování, tisk a práci s jednotlivými doklady - viz obecný popis.
Vytvořit kopii
Funkce Vytvořit kopii slouží k rychlému založení nového dokladu na základě již existujícího dokladu.
Po spuštění funkce vyplňte:
- datum úhrady,
- datum vyhotovení.
Program následně vytvoří nový doklad se stejnými údaji, jaké obsahoval původní doklad. Nový doklad je zařazen do aktuálního účetního období a je mu přiděleno nové číslo dokladu.
Po vytvoření kopie se automaticky otevře detail nově vzniklého dokladu, ve kterém lze provést případné úpravy před uložením nebo dalším zpracováním.
Nově vytvořený doklad zkontrolujte.
Tisk
Nabídka Tisk obsahuje sestavy určené pro tisk pokladních dokladů a souvisejících přehledů.
| Všechny sestavy pro tisk pokladních dokladů lze přizpůsobit konkrétním požadavkům organizace. Uživatelé si mohou upravit jejich vzhled a strukturu tak, aby výsledná podoba tiskových výstupů odpovídala interním postupům a potřebám organizace. Díky tomu lze vytvářet tiskové sestavy přesně podle požadavků na evidenci, archivaci nebo předávání dokladů. |
Pokladní doklad – bez rozúčtování ODT
Vytiskne pokladní doklad podle šablony ODT (starší typ) bez zobrazení rozúčtování na jednotlivé účetní zápisy. Sestava je vhodná zejména pro předání dokladu účastníkovi finanční operace nebo pro běžnou archivaci.
Pokladní doklad – s rozúčtováním ODT
Vytiskne pokladní doklad podle šablony ODT (starší typ) včetně rozúčtování účetních zápisů. Kromě základních údajů o dokladu obsahuje také informace o zaúčtování jednotlivých částek.
Opis stvrzenka ODT
Vytiskne opis pokladní stvrzenky pro vybraný pokladní doklad. Sestava slouží především pro opakovaný tisk nebo dohledání již vydaného potvrzení.
Pokladní doklady PDF
Vytiskne pokladní doklad v PDF - modernější typ. Vytvořené soubory lze následně archivovat, odeslat elektronicky nebo uložit mezi dokumenty dokladu.
Pokladní deník
Vytiskne pokladní deník za zvolené období. Sestava obsahuje chronologický přehled všech pokladních operací včetně průběžných zůstatků pokladny.
Daňový doklad – zjednodušený
Vytiskne zjednodušený daňový doklad splňující náležitosti podle zákona o DPH. Tato sestava se používá zejména u hotovostních plateb, kde není vyžadován běžný daňový doklad.
Schválených pokladních dokladů
Vytiskne přehled pokladních dokladů, které prošly schvalovacím procesem. Sestava slouží zejména pro kontrolu a archivaci schválených finančních operací.
Akce → Přepočet sloupce Rozdíl
Opravná funkce, která přepočítá hodnotu ve sloupci Rozdíl u všech pokladních dokladů.
 | Funkci používejte pouze ve výjimečných případech, kdy údaj Rozdíl vykazuje nesprávnou hodnotu. |
Akce → Vystavit žádost
Umožňuje jednotlivě nebo hromadně vytvořit žádost o schválení nebo podpis pro vybrané pokladní doklady.
Schvalování probíhá prostřednictvím modulu KEO4 Podpisová kniha.
Akce → Zrušit žádost
Slouží ke zrušení žádosti o schválení nebo podpis u označených dokladů.
Funkci využijete například tehdy, pokud je potřeba doklad před schválením upravit.
Akce → Odeslat do Spisové služby
Funkce je dostupná pouze při aktivním napojení na KEO4 Spisovou službu.
Do dokumentu založeného ve Spisové službě se připojí PDF soubor obsahující pokladní doklad.
Akce → Uložit pokladní doklad v PDF na kartu
U označených pokladních dokladů vytvoří PDF dokument a automaticky jej uloží na záložku Dokumenty v detailu dokladu.
Dokument se uloží bez zobrazení tiskové sestavy a je ihned připraven k dalšímu použití, například pro archivaci nebo export do Spisové služby.
Výčetka
Nástroj Výčetka slouží ke kontrole hotovosti v pokladně.
Zadejte počet jednotlivých bankovek a mincí a program automaticky vypočítá celkovou hodnotu hotovosti. Výčetku lze využít zejména při inventarizaci pokladny nebo kontrole skutečného stavu pokladní hotovosti.