Související kapitoly
Základní údaje pokladního dokladu
údaj | popis |
|---|---|
Číslo dokladu | Jedinečné číslo pokladního dokladu generované podle nastavení dokladové řady. U nového dokladu je číslo přiděleno až při jeho uložení. |
Dokladová řada | Dokladová řada určuje číslování a evidenci pokladních dokladů. Dokladovou řadu vybíráte pouze tehdy, pokud má pokladna nastavené samostatné dokladové řady pro příjmové a výdajové pokladní doklady. Pokud se dokladové řady nenabízejí, zkontrolujte nastavení pokladny, oprávnění uživatele a přiřazení dokladových řad v číselníku pokladen. Při pořizování dokladu lze pro rychlý výběr použít klávesu P pro příjmový pokladní doklad nebo V pro výdajový pokladní doklad. |
Typ | Určuje, zda se jedná o:
Typ se vybírá pouze v případě, že pokladna používá jednu společnou dokladovou řadu. |
Účetní období | Účetní období se automaticky doplňuje podle data úhrady. Pokud má být doklad zařazen do jiného období, lze využít funkci Změnit účetní období. Zadávat lze pouze aktuální nebo budoucí účetní období. |
Přijal/Vydal | Osoba, od které jsou peníze přijaty nebo které jsou peníze vydány. Osobu lze:
Do tohoto pole nepatří jméno pokladní. Uvádí se osoba, která peníze skutečně předává nebo přebírá. Například při výběru poplatku zde bude uveden občan, který poplatek zaplatil, a při výdeji hotovosti zaměstnanec, kterému byly peníze vydány. |
Partner | Partner slouží k evidenci organizace nebo subjektu, kterého se pokladní operace týká. Může se jednat například o dodavatele, obchod nebo čerpací stanici. Údaj lze následně využít pro filtrování a vyhledávání dokladů. |
Částka | Částka dokladu v původní měně. |
Měna | Měna dokladu vybraná z číselníku měn. |
Kurz | Kurz použitý pro přepočet na českou měnu. Výchozí hodnota se přebírá z číselníku měn, podle potřeby ji lze upravit. |
Částka po přepočtu | Částka v českých korunách vypočtená podle zadaného kurzu. |
Rozdíl | Pole slouží ke kontrole správnosti zaúčtování pokladního dokladu. Program porovnává zaúčtování dokladu s intervalem zaúčtování nastaveným v číselníku pokladen. Správně zaúčtovaný pokladní doklad by měl vykazovat hodnotu 0. Pokud je zobrazena jiná hodnota, doporučujeme zkontrolovat nastavení, zejména syntetický a analytický účet:
Platba kartou U pokladních dokladů uhrazených platební kartou upozorňuje pole Rozdíl na případné nesprávné použití účtu 261. Částka zaúčtovaná na tomto účtu se v poli Rozdíl zobrazí jako upozornění, protože bezhotovostní platby se na účet 261 standardně neúčtují. |
Evidenční číslo daňového dokladu | Evidenční číslo daňového dokladu převzaté z přijatého dokladu. |
Zvláštní daňový doklad | Používá se u platebních a splátkových kalendářů, pokud součet plnění za kalendářní rok překročí 10 000 Kč. |
Datum úhrady | Datum uskutečnění účetního případu a současně datum uskutečnění zdanitelného plnění. |
Datum vyhotovení | Datum vytvoření účetního dokladu. Údaj se vyplňuje automaticky při vzniku zaúčtování podle data úhrady. |
Poznámka | Pole určené pro doplnění bližší specifikace pokladního dokladu. Zadaná poznámka se automaticky přebírá také do účetních sestav a zaúčtování, pokud není na jednotlivých účetních zápisech uvedena vlastní poznámka. |
Zaúčtoval | Uživatel, který provedl zaúčtování pokladního dokladu. Údaj vyplňuje systém automaticky. |
Osoba odpovědná za účetní případ | Osoba odpovědná za správnost účetního případu. Vybere se z číselníku odpovědných osob. |
Rekapitulace DPH | Souhrnný přehled sazeb DPH, základů daně a částek DPH uvedených na záložce DPH. Rekapitulace slouží ke kontrole správnosti daňových údajů bez nutnosti přecházet na záložku DPH. |
Úhrada dokladů, poplatků a hřbitovních poplatků
Pomocí funkcí Uhradit doklady (F2), Uhradit poplatky (F4) a Uhradit hřbitovy (F10) můžete vyhledat a vybrat jeden nebo více neuhrazených záznamů a spárovat je s aktuálním pokladním dokladem. Po dokončení dojde k jejich úhradě a automatickému vytvoření vazby na pokladní doklad.
- Uhradit doklady (F2) slouží k úhradě pohledávek a závazků evidovaných v modulu Účetnictví.
- Uhradit poplatky (F4) slouží k úhradě předpisů evidovaných v modulu Příjmové agendy.
- Uhradit hřbitovy (F10) slouží k úhradě předpisů evidovaných v modulu Evidence hřbitovů.
Ovládání těchto funkcí je v agendách Pokladna a Banka shodné. Podrobný postup práce je proto popsán v samostatných kapitolách:
Záložka DPH
Na záložce DPH se eviduje záznamní povinnost DPH pokladního dokladu.
Při pořizování záznamu nejprve vyberte Typ daně. Typ daně lze vyhledat zadáním jeho názvu nebo kódu. Po výběru se automaticky doplní odpovídající sazba DPH.
Následně vyplňte:
- Základ – program automaticky vypočítá daň a částku s daní,
- nebo S daní – program automaticky dopočítá základ a daň.
Poměrný odpočet
Výchozí hodnota poměrného odpočtu se přebírá z nastavení parametrů systému.
Ruční zadání DPH
Volbu Ruční zadání DPH použijte v případech, kdy částka DPH uvedená na dokladu neodpovídá standardnímu výpočtu a je potřeba zadat hodnotu DPH ručně.
Tato možnost je vhodná například při zaokrouhlovacích rozdílech nebo v dalších specifických případech, kdy je nutné zachovat hodnoty uvedené na dokladu.
|
Podrobnější informace o pořizování záznamní povinnosti DPH naleznete v kapitole DPH.
|
Záložka Zaúčtování
Na záložce Zaúčtování se evidují účetní zápisy pokladního dokladu.
Zaúčtování určuje způsob promítnutí pokladní operace do účetnictví, včetně účtů, rozpočtové skladby, analytik a dalších údajů podle nastavené účetní věty.
Účetní zápisy lze pořizovat ručně nebo je mohou automaticky vytvářet navazující funkce programu, například úhrada dokladů, použití ceníkových položek nebo prodej ze skladu.
|
Podrobný popis práce se zaúčtováním, včetně jednotlivých údajů a funkcí, naleznete v kapitole Zaúčtování dokladů.
|
Záložka Příprava platby
Záložka Příprava platby se zobrazuje pouze tehdy, pokud je v nastavení pokladny zapnuta volba Zobrazovat záložku Příprava platby.
Slouží především pro organizace, kde pokladní pořizují pokladní doklady, ale nemají oprávnění k jejich zaúčtování.
Na záložce lze připravit účetní zápisy, které se do účetnictví ještě nepromítnou. Připravené zaúčtování může následně zkontrolovat a převést na záložku Zaúčtování uživatel s příslušným oprávněním.
|
Tímto způsobem lze oddělit pořizování pokladních dokladů od jejich účetního zpracování.
|
Samostatná nabídka Příprava platby
Pro kontrolu a zpracování připravených účetních zápisů je k dispozici také samostatná nabídka Finanční operace → Pokladna → Příprava platby.
Tato nabídka je dostupná pouze uživatelům, kteří mají na pracovním místě přiděleno oprávnění EKOUCT024.
Agenda slouží zejména pro případy, kdy pokladní doklady pořizují uživatelé bez práva na zaúčtování. V takovém případě se připravené účetní zápisy nepřenášejí přímo do deníku, ale ukládají se do agendy Příprava platby.
Uživatel s oprávněním k zaúčtování zde může:
- zobrazit připravené účetní zápisy,
- zkontrolovat jejich správnost,
- označit vybrané záznamy,
- převést je do účetního deníku.
|
Tento postup umožňuje zavést kontrolní mechanismus mezi pořízením pokladního dokladu a jeho zaúčtováním.
|
Záložka Položky (F7)
Záložka Sklady (F8)
Záložka Opravy
Na záložce Opravy se zobrazují všechny opravné doklady navázané na aktuální pokladní doklad.
Typicky se jedná o vnitřní (opravné) doklady, které byly vytvořeny pomocí funkce Akce → Nový opravný doklad za účelem opravy zaúčtování pokladního dokladu.
Záložka umožňuje snadno dohledat související opravné operace a sledovat vazby mezi původním pokladním dokladem a doklady, které byly vytvořeny pro jeho účetní opravu.
Záložka Vazby
Na záložce Vazby se zobrazují všechny doklady a záznamy, které jsou s aktuálním pokladním dokladem propojeny.
Může se jednat například o:
- platby kartou,
- další vazby vzniklé při zpracování účetních a finančních operací.
Záložka umožňuje snadno dohledat návaznosti mezi jednotlivými záznamy a sledovat historii zpracování pokladního dokladu v rámci systému KEO4.
Záložka Žádosti
Na záložce Žádosti se zobrazuje přehled žádostí o schválení nebo podpis souvisejících s pokladním dokladem.
Pokud je k dokladu vystavena žádost o schválení, není možné upravovat údaje v hlavičce dokladu ani doklad smazat. Tím je zajištěna neměnnost dokladu po dobu schvalovacího procesu.
Předmětem schválení nebo podpisu je sestava UC200 – Pokladní doklad s rozúčtováním, která obsahuje vlastní pokladní doklad včetně jeho účetního zaúčtování.
Schvalování a elektronické podepisování dokumentů probíhá v modulu KEO4 Podpisová kniha, kde lze sledovat stav jednotlivých žádostí a provádět požadované schvalovací kroky.
|
|
Podrobný popis vystavení žádostí, schvalovacího procesu a elektronického podpisu naleznete v dokumentaci modulu KEO4 Podpisová kniha. |
Záložka Objednávky / přísliby
Na záložce Objednávky / přísliby se zobrazují objednávky a přísliby navázané na aktuální výdajový pokladní doklad.
Propojením pokladního dokladu s objednávkou nebo příslibem se zaznamenává skutečné čerpání plánovaných prostředků. Současně dochází k odpovídající úpravě alokace rozpočtu nebo plánu podle částky uvedené na pokladním dokladu.
Nový
Pomocí tlačítka Nový vytvoříte novou vazbu mezi pokladním dokladem a objednávkou nebo příslibem.
Vyřízené / Nevyřízené
Rychlý filtr slouží k rozlišení objednávek a příslibů podle jejich stavu:
- Vyřízené – k objednávce nebo příslibu již existuje vazba na doklad.
- Nevyřízené – objednávka nebo příslib dosud nebyly zcela vypořádány.
Plnění
V horní části formuláře vyberte jednu nebo více objednávek či příslibů. Ve spodní části můžete upravit hodnotu Plnění pro jednotlivé vybrané záznamy.
Zadaná hodnota plnění:
- určuje rozsah čerpání objednávky nebo příslibu,
- promítá se do pole Skutečné plnění,
- ovlivňuje související alokaci rozpočtu nebo plánu.
Pokud hodnotu plnění změníte, program nabídne možnost upravit také příslušnou alokaci rozpočtu nebo alokaci plánu.
|
|
Vazba pokladního dokladu na objednávku nebo příslib umožňuje průběžně sledovat skutečné čerpání rozpočtu a porovnávat jej s rezervovanými finančními prostředky. |
Záložka Dokumenty
Na záložce Dokumenty jsou evidovány dokumenty a přílohy související s pokladním dokladem. Mohou zde být uloženy dokumenty vytvořené programem i soubory připojené uživatelem.
Uložení dokumentů
Dokumenty lze na kartu pokladního dokladu přidat dvěma způsoby:
- automaticky po tisku sestavy,
- ručním vložením souboru nebo naskenováním dokumentu.
Automatické ukládání tiskových sestav se řídí nastavením pokladny v číselníku Pokladny, na záložce Tisk, pomocí volby Po vytisknutí uložit na záložku Dokument.
Pro ruční vložení dokumentu použijte tlačítko Nový, pomocí kterého můžete připojit soubor z disku nebo dokument přímo naskenovat.
JID dokumentu ze Spisové služby
Pole JID dokumentu ze Spisové služby obsahuje identifikátor dokumentu, pod kterým je dokument evidován ve Spisové službě.
Pomocí tlačítka Smazat JID lze zrušit vazbu mezi pokladním dokladem a dokumentem ve Spisové službě. Samotný dokument ve Spisové službě zůstává zachován, odstraní se pouze propojení mezi oběma systémy.
Akce → Odeslat do Spisové služby
Funkce je dostupná pouze při aktivním parametru Napojení na KEO4 Spisovou službu.
Vybraný dokument lze odeslat do Spisové služby, kde se po každém exportu vytvoří nový záznam typu Vlastní dokument.
Z pokladního dokladu lze exportovat pouze dokument typu UC200 – Pokladní doklad.
Stejnou operaci lze provést také hromadně ze seznamu pokladních dokladů pomocí akce Export do Spisové služby. Pro každý odeslaný doklad vznikne ve Spisové službě samostatný záznam.
Smazat vazbu na Spisovou službu
Tato akce je dostupná pouze při aktivním napojení na Spisovou službu.
Odstraní vazbu mezi vybraným dokumentem v účetnictví a odpovídajícím dokumentem ve Spisové službě. Dokument ve Spisové službě zůstane zachován, zruší se pouze jejich vzájemné propojení.
Po odstranění vazby lze dokument znovu exportovat do Spisové služby.
Nový e-mail
Vytvoří nový e-mail s vybraným dokumentem nebo dokumenty.
Podrobnější informace naleznete v kapitole E-maily.