Objednávky

Agenda Objednávky slouží k evidenci přijatých i vydaných objednávek. Při jejich pořizování můžete využít připravený ceník objednávek a příslibů, který urychlí vyplňování dokladů.

Z objednávek lze následně vytvářet navazující doklady, například došlé faktury, a zjednodušit tak proces jejich pořízení.

Součástí evidence objednávek je také možnost alokace rozpočtových prostředků. Již při vystavení objednávky lze rezervovat prostředky rozpočtu, které se následně zohledňují při kontrole čerpání a překročení rozpočtu.

Po otevření nabídky se obrazovka rozdělí na několik částí:

v prostřední části se zobrazují dostupné dokladové řady pro objednávky,
v pravé části se nachází seznam objednávek.

	Pokud se nabídka Objednávky nezobrazuje, zkontrolujte nastavení dokladových řad a přidělená uživatelská oprávnění.

Prostřední panel - dokladové řady

V prostřední části obrazovky se zobrazují dokladové řady, ke kterým máte přístupová práva a které mají v nastavení zvolen typ dokladu Objednávky.

Je-li volba Aktivní zaškrtnutá, zobrazují se pouze dokladové řady označené jako aktivní. Po zrušení zaškrtnutí se zobrazí všechny dostupné dokladové řady.

Pravý panel - seznam objednávek

V pravé části okna je zobrazen seznam objednávek evidovaných ve vybrané dokladové řadě.

Sloupec Žádosti informuje o stavu žádostí o schválení objednávky:

Bez ikony	Pokud ve sloupečku Žádosti není žádná ikona, znamená to, že k objednávce nebyla vytvořena žádná žádost ke schválení.
	Žlutá ikona znázorňuje dosud nevyřízené žádosti ke schválení.
	Žlutá ikona s vykřičníkem znázorňuje žádost o schválení, která není dosud vyřízena a současně již uplynul termín jejího vyřízení.
	Zelená ikona znázorňuje schválené žádosti ke schválení.
	Červená ikona znázorňuje zamítnutou žádost ke schválení.

Akce / Přidělit čj.

V modulu Referent založí předběžný záznam dokumentu určeného k vyřízení a rezervuje mu jednací číslo. Dokument je vytvořen bez obsahu a doplní se až po odeslání objednávky do spisové služby.

Akci lze spustit nejen nad aktuální objednávkou, ale také hromadně nad více označenými objednávkami současně.

Akce / Odeslat do spisové služby

Vytvoří v modulu Referent dokument k vyřízení včetně komponent a dalších údajů podle nastavení propojení se spisovou službou.

Akci lze použít také hromadně nad více označenými objednávkami, pro které budou odpovídající dokumenty vytvořeny automaticky.

	Vazba na spisovou službu v systému KEO4 se řídí nastavením napojení na spisovou službu.

Akce / Nová objednávka z příslibu

Vytvoří novou objednávku na základě vybraného příslibu. Do objednávky se převezmou údaje z příslibu a současně se aktualizuje informace o jeho plnění.

Rychlý filtr

Pomocí rychlého filtru lze zobrazit:

Vše - všechny objednávky a přísliby.
Vyřízené objednávky/přísliby - doklady, jejichž zbývající plnění je nulové.
Nevyřízené objednávky/přísliby - doklady, u nichž zbývající plnění není nulové.

Úprava plnění objednávky

V průvodci je možné ručně upravit plnění objednávky nebo příslibu podle skutečného stavu. Podle zadaného plnění program automaticky dopočítá částku skutečného plnění a promítne ji do objednávky nebo příslibu.

Stejnou změnu lze provést i přímo v navazujících dokladech. Plnění objednávky je možné upravovat na záložce Doklady nebo Bankovní transakce, u příslibů pak na záložkách Doklady, Bankovní transakce a Objednávky.

Základní údaje

údaj	popis
Číslo objednávky	Číslo objednávky vygenerované podle masky v dokladové řadě. U nové objednávky dojde k přidělení čísla až v okamžiku uložení objednávky.
Dokladová řada	Dokladová řada, kterou jste vybrali v prostřední části formuláře.
Stav	Údaj Stav se standardně nastavuje automaticky podle zbývajícího plnění objednávky. Pokud je zbývající plnění nulové, nastaví se stav Vyřízený. Pokud zbývající plnění není nulové, nastaví se stav Nevyřízený. V případě potřeby lze stav změnit ručně pomocí akce Akce / Změnit stav. Po ruční změně stavu se automatické přepočítávání vypne a stav již není dále odvozován od zbývajícího plnění. Ručně nastavený stav se následně zohledňuje při nabízení objednávek k párování s doklady.
Dodavatel	Vyberte dodavatele z evidence partnerů. Začněte psát název, IČO nebo jiný identifikační údaj. Program bude průběžně nabízet odpovídající záznamy z evidence subjektů. Pomocí kláves ↑, ↓ a ENTER vyberte požadovaného partnera. Pokud partner v evidenci neexistuje, stiskněte tlačítko s ikonou ... a založte nový záznam v evidenci Subjekty. Pořizujete-li novou firmu, můžete zadat její IČO a stisknout tlačítko ARES. Program načte adresní údaje z registru ARES a současně převezme zveřejněné bankovní účty z registru plátců DPH.
Částka	Celková hodnota objednávky v zadané měně.
Měna	Měna objednávky. Vyplňuje se výběrem z číselníku měn.
Kurz	Směnný kurz převzatý z číselníku měn. V případě potřeby jej můžete upravit podle skutečně použitého kurzu.
Částka po přepočtu	Hodnota objednávky v Kč. Vypočítá se jako součin částky v původní měně a zadaného kurzu.
Skutečné plnění	Součet částek z navazujících dokladů nebo z připojených transakcí bankovních výpisů, které jsou s objednávkou spárovány.
Zbývající plnění	Nevyčerpaná část objednávky. Vypočítá se jako rozdíl mezi údaji Částka a Skutečné plnění.
Datum vystavení	Datum vystavení objednávky. Při založení nového záznamu se automaticky vyplní aktuální datum, které je možné změnit.
Datum platnosti od - do	Období, ve kterém má být objednávka vyčerpána.
Text objednávky	Podrobnější slovní popis předmětu objednávky.
Číslo jednací	Evidenční číslo dokumentu přidělené spisovou službou. Údaj se vyplňuje automaticky při vytvoření vazby na spisovou službu. Přidělit číslo jednací Toto tlačítko se zobrazuje pouze tehdy, pokud je aktivní napojení na spisovou službu KEO4. Po stisku tlačítka program podle nastavení napojení na spisovou službu vytvoří ve spisové službě nový dokument a přidělí mu číslo jednací. Přidělené číslo se následně zapíše do objednávky. Chování funkce závisí na konfiguraci napojení na spisovou službu.
Dokument objednávky	Soubor obsahující objednávku v podobě určené pro tisk nebo elektronické odeslání. Dokument se vytváří ve formátu PDF a lze jej odeslat do spisové služby. Odeslat do spisové služby Toto tlačítko se zobrazuje pouze tehdy, pokud je aktivní napojení na KEO4 Spisovou službu. Po spuštění akce program k dokumentu založenému při přidělení čísla jednacího připojí komponentu obsahující objednávku převedenou do formátu PDF. Současně program ověří, zda má dodavatel zřízenu datovou schránku. Pokud je datová schránka nalezena, nastaví se ve spisové službě odpovídající způsob vypravení dokumentu prostřednictvím informačního systému datových schránek (ISDS). Chování funkce závisí na konfiguraci napojení na spisovou službu.
Organizační zařazení	Vyberte organizační zařazení z číselníku. Údaj lze využít pro členění a evidenci objednávek podle organizační struktury organizace. Pokud požadovaná položka v číselníku neexistuje, můžete ji doplnit do číselníku Objednávky - organizační zařazení.
Záložka Položky	Na záložce Položky můžete vytvářet, upravovat a mazat jednotlivé položky objednávky. Položky lze převzít z číselníku Ceník pro objednávky / přísliby, nebo je zadat ručně pouze pro konkrétní objednávku.
Záložka Alokace rozpočtu	Na záložce Alokace rozpočtu můžete k objednávce přiřadit rozpočtovou skladbu a částku rezervace. Takto alokované prostředky se následně zohledňují při kontrolách čerpání a překročení rozpočtu. Při propojení objednávky s fakturou se alokace automaticky snižuje o částku převedenou na fakturu.
Záložka Alokace rozpočtu (plánu)	Funguje obdobně jako záložka Alokace rozpočtu, ale je určena pro plánované náklady a výnosy. Lze zde zadávat pouze účty účtových tříd 5xx a 6xx, stejně jako v evidenci Rozpočet (plán).
Záložka Žádosti	Zobrazuje přehled žádostí o schválení souvisejících s objednávkou. Podrobnosti najdete v kapitole Schvalování objednávek. Pokud je k objednávce vystavena žádost o schválení, není možné objednávku upravovat až do vyřízení žádosti.
Záložka Texty	Slouží k evidenci textů, které se tisknou na objednávce. Výchozí texty se přebírají z nastavení příslušné dokladové řady, kde je lze předdefinovat.
Záložka Doklady	Na záložce Doklady je přehled dokladů navázaných na danou objednávku. Pomocí tlačítka Nový vytvoříte novou vazbu mezi dokladem a objednávkou. Vyberte dokladovou řadu, případně omezte vyhledávání pomocí období UUP od - do. V horní části formuláře označte jeden nebo více dokladů, které chcete připojit. V dolní části formuláře můžete upravit částku plnění pro jednotlivé doklady. Pokud částku změníte, program nabídne úpravu souvisejících alokací rozpočtu nebo plánu. Zadané plnění se promítne do údaje Skutečné plnění v objednávce.
Záložka Bankovní transakce	Na záložce Bankovní transakce je přehled transakcí bankovních výpisů souvisejících s danou objednávkou. Pomocí tlačítka Nový vytvoříte novou vazbu mezi transakcí bankovního výpisu a objednávkou. Vyberte dokladovou řadu, případně omezte výběr pomocí období UUP od - do. V horní části formuláře označte jednu nebo více transakcí, které chcete připojit. V dolní části formuláře můžete upravit částku plnění jednotlivých transakcí. Pokud částku změníte, program nabídne úpravu odpovídajících alokací rozpočtu nebo plánu. Zadané plnění se promítne do údaje Skutečné plnění v objednávce.
Záložka Ostatní dokumenty	Záložka slouží k ukládání souborů souvisejících s objednávkou, které nejsou evidovány jako Dokument objednávky. Pomocí tlačítka Nový můžete připojit soubor z disku nebo dokument přímo naskenovat.
Záložka Přísliby	Obsahuje přehled příslibů souvisejících s danou objednávkou a jejich plnění.
Záložka Poznámka	Pole pro zadání libovolné interní poznámky k objednávce.

Nástrojová lišta ve formuláři objednávky

Akce / Stornovat objednávku

Stornovat lze pouze objednávku, která:

nemá alokovaný rozpočet,
není navázána na žádný doklad,
nemá vystavenou žádost o schválení.

Po stornování objednávky již není možné:

vytvářet z objednávky navazující doklady,
provádět alokaci rozpočtu,
vytvářet žádosti o schválení nebo podpis.

Pokud potřebujete stornování zrušit, použijte na stornované objednávce akci Akce / Vrátit storno objednávky, která objednávku vrátí do původního stavu.

Akce / Změnit stav

Akce umožňuje ručně změnit hodnotu údaje Stav.

Standardně se stav objednávky nastavuje automaticky podle zbývajícího plnění:

při nulovém zbývajícím plnění je stav Vyřízený,
při nenulovém zbývajícím plnění je stav Nevyřízený.

Pokud stav změníte pomocí této akce, automatické přepočítávání se vypne a program již nebude stav odvozovat od zbývajícího plnění.

Ručně nastavený stav se zohledňuje při nabízení objednávek k párování s doklady a bankovními transakcemi.

Tisk

Vytvoří tiskový výstup objednávky podle zvolené šablony. Vzhled a obsah tiskopisu lze přizpůsobit potřebám organizace pomocí konfigurace šablon.

Po vytvoření tisku se vygenerovaný dokument automaticky uloží na kartu objednávky do záložky nebo pole Dokument objednávky, odkud jej lze kdykoliv znovu otevřít, vytisknout nebo odeslat do spisové služby.

Nový e-mail

Vytvoří nový e-mail s vybraným dokumentem nebo dokumenty. Podrobnější informace naleznete v kapitole E-maily.