Formulář dokladu - základní údaje

Všechny typy dokladů modulu Účetnictví používají podobný formulář. Jednotlivé typy dokladů se mohou lišit některými údaji, funkcemi, ale většina údajů je však společná.

Success Funkce nástrojové lišty najdete popsané v kapitole Formulář dokladu - nástrojová lišta.

 Základní údaje dokladu

údaj

popis

Číslo dokladu

Jedinečné číslo dokladu generované podle nastavení vybrané dokladové řady.
U nového dokladu je číslo přiděleno až při jeho uložení.

Dokladová řada

Dokladová řada, do které je doklad zařazen. Určuje zejména způsob číslování, přístupová práva a další pravidla evidence dokladů.

Účetní období

Účetní období, ve kterém bude doklad evidován.
Období se automaticky vyplňuje podle data UUP. Pokud je potřeba zařadit doklad do jiného období, lze použít funkci Změnit účetní období. Zadávat lze pouze aktuální nebo budoucí účetní období.

Partner

Subjekt, ke kterému se doklad vztahuje.

Partnera lze:
  • vyhledat pomocí našeptávače,
  • vybrat z evidence subjektů,
  • založit jako nový záznam.
Při zakládání nového subjektu lze využít načtení údajů z registru ARES (administrativní registr ekonomických subjektů provozovaný MFČR) , které doplní identifikační a adresní údaje včetně zveřejněných bankovních účtů (z daňového portálu).

Částka

Celková částka dokladu v původní měně.

Měna

Měna dokladu vybraná z číselníku měn.

Kurz

Kurz použitý pro přepočet částky do české měny.
Výchozí kurz je převzat z číselníku, v případě potřeby jej lze upravit.

Částka po přepočtu

Přepočtená hodnota dokladu v českých korunách.
Vypočítá se jako součin částky v původní měně a použitého kurzu.

Evidenční číslo daňového dokladu

Identifikace daňového dokladu.
  • U přijatých dokladů se zpravidla opisuje z dodavatelského dokladu.
  • U pohledávkových a některých interních dokladů je evidenční číslo přiděleno automaticky při uložení dokladu.

Zvláštní daňový doklad

Používá se zejména u platebních a splátkových kalendářů.
Volbu zaškrtněte, pokud součet plnění za kalendářní rok překročí zákonem stanovený limit.

VS, KS, SS

Pole pro zadání:
  • variabilního symbolu (VS),
  • konstantního symbolu (KS),
  • specifického symbolu (SS).

Datum došlo

Datum doručení dokladu organizaci.

Datum UZP

Datum uskutečnění zdanitelného plnění.

Jedná se o povinný údaj používaný zejména pro správné zpracování DPH.
U přijatých dokladů se obvykle přebírá z dodavatelské faktury.

 U došlých dokladů obsluha opíše Datum UZP z dodavatelské faktury (pokud je organizace plátcem DPH), nebo datum plnění (vystavení) dodavatele (pokud organizace není plátcem DPH).

Datum UUP

Datum uskutečnění účetního případu.

Jedná se o povinný údaj, podle kterého je doklad zařazen do účetního období.
Výchozí hodnota se automaticky doplňuje podle nastavení parametrů systému:
  • Nejčastěji se vyplňuje podle data UZP, případně podle data doručení dokladu.
  • Pro závazkové doklady ovlivňuje nastavení, které najdete v nabídce Parametry / Základní.
  • Výchozí nastavení je, že se Datum UUP vyplní podle Datum UZP; nastavení lze upravit tak, že se Datum UUP bude vyplňovat podle Datum došlo.

Datum splatnosti

Datum, do kterého má být doklad uhrazen.

Datum vyhotovení

Datum vyhotovení účetního dokladu podle zákona o účetnictví.
Tento údaj vyplňuje program automaticky při vzniku zaúčtování dokladu v rámci nastavení, které najdete v nabídce Parametry / Základní.

Číslo objednávky

Evidenční číslo související objednávky.

Objednávka ze dne

Datum vystavení související objednávky.

Forma úhrady

Určuje způsob úhrady dokladu.
Pro vytváření příkazů k úhradě se standardně používají pouze doklady s formou úhrady Převodem.

Účet plátce

Bankovní účet používaný pro úhradu nebo inkaso dokladu.
Výchozí hodnota se přebírá z nastavení parametrů nebo z dokladové řady (dokladová řada má přednost). V případě potřeby lze účet upravit přímo na dokladu.

Osoba odpovědná za úč. případ

Osoba odpovědná za správnost účetního případu.
Vybírá se z číselníku odpovědných osob.

Poznámka

Pole určené pro doplňující informace o dokladu.
Poznámka se automaticky přebírá také do účetních sestav a zaúčtování, pokud není na jednotlivých řádcích zaúčtování uvedena vlastní poznámka.

Zaúčtoval

Uživatel, který provedl zaúčtování dokladu nebo pořídil přípravu platby.
Údaj vyplňuje systém automaticky.

Rekapitulace DPH

Přehled sazeb, základů daně a vypočtené DPH zadaných na záložce DPH.
Umožňuje rychlou kontrolu daňových údajů bez nutnosti přecházet na záložku DPH.

 Typ daně 999 se v rekapitulaci DPH nezobrazuje.

Záložka DPH

Na záložce DPH se eviduje záznamní povinnost DPH dokladu.

Při pořizování záznamu nejprve vyberte Typ daně. Typ daně lze vyhledat zadáním jeho kódu nebo názvu. Po výběru se automaticky doplní odpovídající sazba DPH.

Následně vyplňte:
  • Základ – program automaticky vypočítá daň a částku s daní,
  • nebo S daní – program automaticky dopočítá základ a daň.

Kontrola typu daně

Program kontroluje, zda použitý typ daně odpovídá typu dokladu:
  • u pohledávkových dokladů jsou povoleny typy DPH 5xx až 9xx,
  • u závazkových dokladů jsou povoleny typy DPH 0xx až 4xx.

Rychlé vyplnění částky

Pokud je kurzor v poli Základ nebo S daní, lze stisknout klávesu / (lomítko).
Program automaticky doplní do vybraného pole částku z dokladu.

Poměrný odpočet

Výchozí hodnota poměrného odpočtu se přebírá z nastavení parametrů.

Volba Použit poměr slouží pro uplatnění poměrného nároku na odpočet DPH podle § 75 zákona o DPH.

Ruční zadání DPH

Volbu Ruční zadání DPH použijte v případech, kdy částka DPH uvedená na dokladu neodpovídá automatickému výpočtu a je potřeba zadat daň ručně.

Přepočet s daní

Funkce Přepočet s daní přepočítá hodnoty polí:
  • Základ,
  • Daň,
  • S daní.

Přepočet poměrného odpočtu

Funkce Přepočet poměrného odpočtu přepočítá hodnoty poměrného odpočtu.

Využijete ji zejména v kombinaci s volbou Ruční zadání DPH, pokud je současně použit poměrný odpočet DPH.
Information Postup opravy DPH a tvorby dodatečných daňových přiznání je popsán v samostatné kapitole Oprava DPH a vytvoření dodatečného daňového přiznání.

Záložka Zaúčtování

Na záložce Zaúčtování se evidují účetní zápisy související s dokladem.

Zaúčtování slouží k určení způsobu zaúčtování dokladu do účetnictví včetně rozpočtové skladby, analytických účtů a dalších údajů podle nastavené struktury účetní věty.

Podrobný popis práce se zaúčtováním naleznete v kapitole Zaúčtování dokladu.

Záložka Příprava platby


Záložka Příprava platby slouží k evidenci zaúčtování budoucí úhrady dokladu.

Vyplněné údaje se následně automaticky převezmou při úhradě dokladu v agendě Pokladna nebo Banka a použijí se jako zaúčtování příslušné platební transakce.

Přípravu platby je vhodné využívat zejména v případech, kdy se zaúčtování úhrady pravidelně opakuje nebo se liší od standardního nastavení.
Podrobný popis práce naleznete v kapitole Zaúčtování dokladu.

Záložka Úhrady a likvidace

Na záložce Úhrady a likvidace se zobrazují všechny záznamy související s úhradou nebo likvidací dokladu.

Jedná se zejména o:
  • úhrady provedené v agendě Banka,
  • úhrady provedené v agendě Pokladna,
  • vzájemné zápočty,
  • ostatní likvidace,
  • další doklady, které ovlivňují stav úhrady dokladu.
Záložka poskytuje přehled o způsobu vypořádání dokladu a umožňuje sledovat historii jeho úhrad a likvidací.

Záložka Opravy

Na záložce Opravy se zobrazují všechny opravné doklady navázané na aktuální doklad.

Typicky se jedná o:
  • opravné vnitřní doklady,
  • doklady vytvořené při opravách zaúčtování,
  • doklady vzniklé v souvislosti se stornem nebo jinými opravnými operacemi.

Pokud k dokladu existuje alespoň jeden opravný doklad, je záložka Opravy zvýrazněna zeleným indikátorem.

Záložka Vazby


Na záložce Vazby se zobrazují všechny záznamy propojené s aktuálním dokladem.

Může se jednat například o:
  • související doklady,
  • objednávky a přísliby,
  • smlouvy,
  • opravné doklady,
  • další navázané záznamy systému.
V podnabídce Ostatní vazby lze vytvářet vlastní vazby mezi libovolnými doklady.

Pokud k dokladu existuje alespoň jedna vazba, je záložka Vazby zvýrazněna zeleným indikátorem.

Záložka Objednávky / přísliby


Na záložce Objednávky / přísliby se zobrazují objednávky a přísliby navázané na aktuální doklad.

Pokud k faktuře připojíte vytvořenou nebo schválenou objednávku (příslib), dojde k odpovídající úpravě alokace rozpočtu podle částky faktury. Vazba zároveň umožňuje sledovat návaznost mezi objednávkou, příslibem a následně přijatým nebo vydaným dokladem.

Nový

Pomocí tlačítka Nový vytvoříte novou vazbu mezi dokladem a objednávkou nebo příslibem.
Rychlý filtr Vyřízené / Nevyřízené slouží k rozlišení objednávek a příslibů podle jejich stavu:
  • Vyřízené – k objednávce nebo příslibu již existuje vazba na doklad a plnění bylo vypořádáno.
  • Nevyřízené – objednávka nebo příslib ještě nejsou zcela vypořádány.

Plnění

V horní části formuláře vyberte jednu nebo více objednávek či příslibů. Ve spodní části můžete upravit hodnotu Plnění pro jednotlivé vybrané záznamy.
Zadaná hodnota plnění:
  • určuje rozsah čerpání objednávky nebo příslibu,
  • promítá se do pole Skutečné plnění,
  • ovlivňuje související alokaci rozpočtu nebo plánu.
Pokud hodnotu plnění změníte, program nabídne možnost upravit také odpovídající alokaci rozpočtu nebo alokaci plánu.
Information Vazba mezi dokladem a objednávkou nebo příslibem umožňuje průběžně sledovat skutečné čerpání rozpočtu a porovnávat jej s původně rezervovanými prostředky.

Záložka Žádosti

Na záložce Žádosti se zobrazuje přehled žádostí o schválení nebo podpis souvisejících s daným dokladem.

Pokud je k dokladu vystavena žádost o schválení, není možné upravovat údaje v hlavičce dokladu ani doklad smazat. Tím je zajištěna konzistence dokladu po dobu schvalovacího procesu.

Schvalování a podepisování dokumentů probíhá v modulu KEO4 Podpisová kniha. Zde lze sledovat stav jednotlivých žádostí, provádět schvalování a využívat funkce elektronického podpisu.

Information
Podrobný popis schvalovacího procesu naleznete v dokumentaci modulu Podpisová kniha.

Záložka Smlouvy

Záložka Smlouvy slouží k propojení dokladů se smlouvami evidovanými v modulu KEO4 Evidence smluv.

Zobrazení záložky je podmíněno aktivací napojení na KEO4 Účetnictví v nastavení modulu Evidence smluv.

Pomocí vazeb lze k dokladům připojovat související smlouvy a jednoduše sledovat jejich návaznost na účetní doklady.

Nový

Pomocí tlačítka Nový vytvoříte vazbu mezi dokladem a vybranou smlouvou.

Detail

Tlačítko Detail otevře připojenou smlouvu.
Information
Možnost zobrazení a úpravy smlouvy závisí na oprávněních uživatele a na nastavení práv v číselníku Typy smluv modulu KEO4 Evidence smluv.

Záložka Dokumenty

Záložka Dokumenty slouží k evidenci příloh a dokumentů souvisejících s dokladem. Mohou zde být uloženy dokumenty vytvořené programem i soubory připojené uživatelem.

Dokumenty lze na kartu dokladu přidat dvěma způsoby:
  • automaticky po tisku sestavy,
  • ručním vložením nebo naskenováním dokumentu.

Automatické ukládání dokumentů

Některé tiskové sestavy lze po vytištění automaticky ukládat na záložku Dokumenty. Chování se řídí nastavením dokladové řady v části Ukládání dokumentů.
Typickým příkladem je sestava UC022 – Likvidační lístek, která se po vytištění může automaticky uložit k příslušnému dokladu.

Ruční vložení dokumentu

Pomocí tlačítka Nový můžete:
  • připojit existující soubor z disku,
  • naskenovat dokument přímo do systému,
  • uložit další přílohy související s dokladem.

JID dokumentu ze Spisové služby

Pole JID dokumentu ze Spisové služby obsahuje identifikátor dokumentu, pod kterým je dokument evidován ve Spisové službě.

Smazat JID

Tlačítko Smazat JID odstraní vazbu mezi dokladem v účetnictví a dokumentem ve Spisové službě.

Samotný dokument ve Spisové službě zůstává zachován. Ruší se pouze propojení mezi oběma systémy. Po odstranění vazby lze dokument znovu exportovat nebo importovat.

Akce → Převzít ze Spisové služby

Funkce Převzít ze Spisové služby umožňuje připojit k dokladu dokument nebo jeho komponentu ze Spisové služby KEO4.

Dokument lze vyhledat:

  • zadáním nebo načtením JID,
  • pomocí našeptávače podle věci, čísla jednacího nebo JID,
  • výběrem dokumentu ze Spisové služby pomocí tlačítka ....

Podmínky pro výběr dokumentu

Dokument musí splňovat následující podmínky:
  • jedná se o přijatý dokument,
  • pokud je uživatel vlastníkem dokumentu, musí být ve stavu Vyřizovaný nebo Vyřízený,
  • pokud má uživatel k dokumentu pouze oprávnění, může mít dokument libovolný stav.
Po výběru dokumentu program spustí průvodce importem a nabídne převzetí dostupných údajů a příloh.
Pokud dokument obsahuje elektronickou fakturu ve formátu ISDOC, mohou být údaje z této faktury automaticky převzaty do dokladu.

Akce → Odeslat do Spisové služby

Tato akce je dostupná pouze při zapnutém parametru Napojení na KEO4 Spisovou službu.

Vybraný dokument bude odeslán do Spisové služby, kde se po každém exportu vytvoří nový záznam typu Vlastní dokument.

Vzájemně související dokumenty, například došlá faktura a její likvidační lístek, jsou ve Spisové službě propojeny křížovými odkazy.
Note U došlých faktur lze do Spisové služby exportovat pouze dokument typu UC022 – Likvidační lístek.

Akce → Smazat vazbu na Spisovou službu

Tato akce je dostupná pouze při aktivním napojení na Spisovou službu.

Odstraní vazbu mezi vybraným dokumentem v účetnictví a odpovídajícím dokumentem ve Spisové službě. Dokument ve Spisové službě zůstane zachován, zruší se pouze jejich vzájemné propojení.

Po odstranění vazby lze dokument znovu exportovat.

Akce → Nový e-mail

Vytvoří nový e-mail s vybraným dokumentem nebo dokumenty.

Podrobnější informace naleznete v kapitole E-maily.