Nabídka Banka slouží ke zpracování bankovních výpisů, evidenci pohybů na bankovních účtech a jejich zaúčtování. Můžete zde importovat výpisy z elektronického bankovnictví, pořizovat výpisy ručně, kontrolovat zůstatky bankovních účtů a provádět související účetní operace.
Po otevření nabídky se obrazovka rozdělí na několik částí:
- v horní části se zobrazují dostupné dokladové řady bankovních výpisů,
- ve spodní části je zobrazen infopanel s přehledem stavu vybrané banky,
- v pravé části se nachází seznam bankovních výpisů nebo transakcí podle zvolené záložky.
|
Pokud se nabídka Banka nezobrazuje, zkontrolujte nastavení číselníku bank, dokladových řad a přidělená uživatelská oprávnění.
|
Prostřední panel nahoře - dokladové řady (banky)
V horní části obrazovky se zobrazují dokladové řady, ke kterým máte přístupová práva a které mají v nastavení zvolen typ dokladu Bankovní výpis.
Je-li volba Aktivní zaškrtnutá, zobrazují se pouze banky s dokladovou řadou označenou jako aktivní. Po zrušení zaškrtnutí se zobrazí všechny dostupné banky.
Hromadný import
Tlačítko Hromadný import umožňuje najednou načíst výpisy z elektronického bankovnictví pro všechny aktivní banky. Program vyhledává soubory podle nastavení jednotlivých bank, zejména podle údaje Cesta pro načtení bankovního výpisu.
Import podporuje také výpisy obsahující více bankovních účtů. Aby bylo možné výpis správně načíst, musí být v číselníku měn založeny všechny měny použité ve výpisu.
Prostřední panel dole - infopanel
Po výběru banky se ve spodní části obrazovky zobrazí infopanel s informacemi o stavu bankovního účtu.
Zobrazuje se zde zejména:
- aktuální zůstatek banky podle evidence bankovních výpisů,
- stav příslušného účtu pro nastavený interval účtu,
- počáteční stav nastavený v číselníku bank.
U bank vedených v cizí měně se navíc zobrazuje údaj Kurzový rozdíl. Tento údaj slouží ke kontrole rozdílu mezi korunovým přepočtem zůstatku devizového účtu a účetním stavem.
Pro evidenci kurzových rozdílů musí být v číselníku bank nastaveno samostatný analytický účet (AU). Kurzový rozdíl se nezaúčtovává přímo do bankovního výpisu, ale do samostatného vnitřního dokladu.
|
|
Pro každou devizovou banku musí být AU jiné, aby se správně načetlo zaúčtování kurzového rozdílu. |
Stejným způsobem jsou evidovány kurzové rozdíly také u valutových pokladen.
Seznam výpisů a transakcí
V pravé části obrazovky se zobrazují:
- na záložce Bankovní výpisy jednotlivé výpisy vybrané banky,
- na záložce Transakce přehled všech transakcí napříč bankovními výpisy vybrané banky.
Obě záložky umožňují rychlé vyhledávání, filtrování a následné zpracování bankovních operací.
Záložka Bankovní výpisy
Nástrojová lišta v seznamu výpisů
Akce → Automaticky spárovat
Pomocí této akce můžete dodatečně spustit automatické párování transakcí, které dosud nebyly spárovány. Program se pokusí podle dostupných údajů vyhledat odpovídající doklady a provést jejich úhradu nebo likvidaci.
Automatické párování podporuje zejména:
- doklady v účetnictví,
- pohledávky z modulu Příjmové agendy,
- poplatky z modulu Evidence hřbitovů,
- položky z Ceníků.
Stejný proces automatického párování probíhá také při importu bankovního výpisu z elektronického bankovnictví. Tuto akci využijete například tehdy, pokud jste po importu doplnili chybějící doklady nebo změnili nastavení pravidel párování a chcete spárování provést znovu.
Základní údaje bankovního výpisu
|
údaj |
popis |
|---|---|
|
Číslo dokladu |
Číslo dokladu vygenerované podle nastavení v dokladové řadě. U nového výpisu je číslo přiděleno až při uložení dokladu.
|
|
Dokladová řada |
Dokladová řada, kterou jste si vybrali v prostřední části formuláře v seznamu dokladů. |
|
Číslo účtu |
Číslo bankovního účtu z číselníku Banky. |
|
Datum výpisu |
Datum bankovního výpisu. |
|
Číslo výpisu |
Pořadové číslo výpisu v rámci vybrané banky. Program jej přiděluje automaticky. Pokud začínáte evidovat výpisy během roku, nastavte počáteční číslo v dokladové řadě.
|
|
Počáteční stav |
Počáteční zůstatek výpisu. Obvykle se přebírá z konečného stavu předchozího výpisu. |
|
Příjem |
Součet všech příjmových transakcí ve výpisu. |
|
Výdej |
Součet všech výdajových transakcí ve výpisu. |
|
Zůstatek |
Konečný zůstatek vypočtený z počátečního stavu a zaevidovaných transakcí. |
|
Osoba odpovědná za úč. případ |
Osoba odpovědná za účetní případ. Vybírá se z číselníku osob. |
|
Zaúčtoval |
Uživatel (z organizační struktury KEO4), který provedl zaúčtování dokladu. |
|
Záložka Transakce bankovního výpisu |
Obsahuje jednotlivé transakce zaevidované na bankovním výpisu. Nástrojová lišta v seznamu transakcí v detailu výpisu
Nový - z ceníku pro banku
Akce slouží k ručnímu pořízení nové bankovní transakce podle předem připravené položky v číselníku Ceník pro banku.
Nejprve si vytvořte položky ceníku včetně jejich zaúčtování. Poté klikněte na Nový - z ceníku pro banku, vyberte požadovanou položku a případně upravte datum úhrady, částku nebo poznámku. Program následně vytvoří novou bankovní transakci včetně zaúčtování podle nastavení zvoleného ceníku.
Pokud je u položky ceníku nastavena Šablona dokladu, může program zároveň vytvořit nový doklad, provést jeho úhradu a zaúčtování. Ceník pro banku Akce slouží k dodatečnému zaúčtování existující bankovní transakce podle položky z číselníku Ceník pro banku.
Využijete ji zejména u transakcí importovaných z elektronického bankovnictví, které chcete zpracovat podle předem připraveného vzoru. Program podle vybraného ceníku doplní potřebné údaje a provede zaúčtování transakce.
Pokud chcete stejným způsobem zpracovat více transakcí najednou, označte je v seznamu a následně spusťte akci Ceník pro banku.
Sloučit Akce slouží ke sloučení více bankovních transakcí do jedné.
Využijete ji například tehdy, pokud importovaný bankovní výpis obsahuje několik souvisejících transakcí, které chcete zaúčtovat společně. Označte požadované transakce a spusťte akci Sloučit.
Původní označené transakce budou zrušeny a program vytvoří novou transakci s celkovou částkou odpovídající součtu všech sloučených transakcí. Podrobný popis funkcí k detailu formuláře bankovní transakce najdete v kapitole Transakce bankovního výpisu. |
|
Záložka Žádosti |
Na této záložce můžete vytvářet a sledovat žádosti o schválení bankovního výpisu.
Tlačítkem Nový vytvoříte žádost o schválení dokumentu UC201 Opis bankovního výpisu. Žádosti je možné vytvářet nebo rušit také hromadně ze seznamu bankovních výpisů.
Schvalování a elektronické podepisování probíhá v modulu KEO4 Podpisová kniha, kde najdete i podrobnější informace o procesu schvalování.
|
|
Záložka Dokumenty |
Na záložce Dokumenty jsou uloženy dokumenty související s bankovním výpisem.
Dokumenty lze přidávat dvěma způsoby:
JID dokumentu ze Spisové služby
Zobrazuje identifikátor dokumentu evidovaného ve Spisové službě.
Smazat JID
Zruší vazbu mezi dokumentem v KEO4 a dokumentem ve Spisové službě. Dokument ve Spisové službě zůstane zachován. Poté lze export opakovat.
Odeslat do Spisové služby
Akce je dostupná pouze při zapnutém parametru Napojení na KEO4 Spisovou službu.
Vybraný dokument odešle do Spisové služby, kde vznikne nový záznam typu Vlastní dokument. Z bankovního výpisu lze odeslat pouze dokument typu UC201 Opis bankovního výpisu.
Export lze provést také hromadně nad seznamem bankovních výpisů pomocí akce Akce → Odeslat do Spisové služby.
Smazat vazbu na spisovou službu
Odstraní propojení mezi dokumentem v KEO4 a dokumentem ve Spisové službě. Dokument ve Spisové službě zůstane zachován a export lze následně provést znovu.
|
Nástrojová lišta v detailu výpisu
Tisk
V nabídce Tisk jsou k dispozici tiskové sestavy související s bankovním výpisem:
- Opis bankovního výpisu (sestava UC201),
- Detailní opis bankovních transakcí.
Import výpisů z banky
Akce slouží k načtení výpisů z elektronického bankovnictví podle nastavení v číselníku Banky na záložce Homebanking - výpisy.
Program načte všechny dosud nezpracované soubory s podporovanými příponami (např. *.gpc, *.abo, *.sta, .vyp), automaticky založí bankovní výpisy a jejich transakce a následně se pokusí podle částky, variabilního symbolu a specifického symbolu dohledat odpovídající doklady nebo pohledávky. Pokud se podaří odpovídající záznam najít, provede jejich spárování, úhradu a případně i zaúčtování.
|
|
Úspěšně zpracované soubory program automaticky přejmenuje, aby nedošlo k jejich opakovanému načtení.
|
Pro úspěšné načtení výpisu musí být v číselníku Měny založena příslušná měna (např. CZK).
Pokud soubor ve formátu GPC obsahuje více bankovních účtů, zpracuje tato akce pouze účet vybrané banky. Chcete-li zpracovat všechny účty obsažené v souboru, použijte akci Hromadný import v horní části obrazovky.
Akce → Odeslat do Spisové služby
Akce je dostupná pouze tehdy, je-li zapnuto nastavení Napojení na KEO4 Spisovou službu.
Pomocí této akce můžete odeslat dokumenty zaškrtnutých bankovních výpisů do Spisové služby. Za každý odeslaný výpis vznikne v modulu Referent samostatný záznam typu Vlastní dokument.
Akce → Vystavit žádost
Umožňuje hromadně vytvořit žádosti o schválení pro všechny označené bankovní výpisy.
Žádosti o schválení se následně zpracovávají v modulu KEO4 Podpisová kniha, kde probíhá jejich schválení i případný elektronický podpis dokumentů.
Akce → Zrušit žádost
Pomocí této akce můžete hromadně zrušit žádosti o schválení nebo podpis u vybraných bankovních výpisů.
Akce → Uložit opis bankovního výpisu na kartu
Pomocí této akce vytvoříte dokument UC201 Opis bankovního výpisu a uložíte jej na záložku Dokumenty aktuálního bankovního výpisu. Dokument je následně k dispozici pro pozdější zobrazení, tisk, odeslání do Spisové služby nebo připojení k žádosti o schválení.
Akce → Přepočet sloupce Rozdíl
Servisní funkce určená pro výjimečné případy, kdy z důvodu chyby neodpovídá hodnota ve sloupci Rozdíl skutečnému stavu.
Po spuštění akce program přepočítá údaj Rozdíl u všech bankovních výpisů aktuálního roku. Přepočet vychází z částek bankovních transakcí, jejich zaúčtování (SU a AU) a z aktuálního nastavení evidence Intervaly účtů.
Tuto akci používejte pouze v případě, že byla zjištěna nesrovnalost a doporučil ji správce systému nebo technická podpora.
Akce → Přepočet částek
Servisní funkce určená pro opravu nesrovnalostí v počátečních stavech a zůstatcích bankovních výpisů.
Po spuštění akce program přepočítá počáteční stavy, obraty a zůstatky všech bankovních výpisů v aktuálním roce tak, aby odpovídaly zaevidovaným transakcím.
Akci používejte pouze výjimečně, například po opravě dat nebo v případech, kdy na sebe jednotlivé výpisy správně nenavazují.
Záložka Transakce
Obsah záložky se automaticky přizpůsobuje nastavenému filtru. Pokud například na záložce Bankovní výpisy zobrazíte pouze vybranou dokladovou řadu, období nebo partnera, budou na záložce Transakce zobrazeny pouze bankovní transakce související s těmito výpisy.
Ceník pro banku
Akce slouží k zaúčtování bankovních transakcí podle předem připravené šablony v číselníku Ceník pro banku.
Využijete ji zejména u opakujících se plateb, které mají stejný způsob zaúčtování. Program podle vybraného ceníku doplní potřebné údaje a provede zaúčtování transakce bez nutnosti ručního vyplňování.
Pokud chcete stejným způsobem zpracovat více transakcí najednou, označte je v seznamu bankovních transakcí a následně spusťte akci Ceník pro banku. Vybraný ceník bude použit na všechny označené transakce.
Podrobnější informace o nastavení a používání najdete v kapitole Ceník pro banku.