Správce Jmenného rejstříku

Správce jmenného rejstříku je speciální role určená pro správu a údržbu údajů vedených v modulu Jmenný rejstřík. Uživatel s touto rolí má k dispozici rozšířené funkce, které nejsou dostupné běžným uživatelům.
Success Technický kód role je JASADR011 - Jmenný rejstřík - Správa jmenného rejstříku. 

Tyto nástroje slouží především ke kontrole kvality dat, správě duplicitních subjektů, nastavení skartačních pravidel a administraci parametrů jmenného rejstříku.

Nabídka Subjekty / Akce

Správce jmenného rejstříku může provádět nad evidovanými subjekty speciální operace, které zajišťují správnost a jednotnost evidovaných údajů.

Aktualizovat adresy podle kódu adresního místa

Funkce Aktualizovat adresy podle kódu adresního místa slouží k hromadné aktualizaci adresních údajů u vybraných subjektů.

Akce se provádí pouze nad označenými záznamy v seznamu. U každého vybraného subjektu systém zkontroluje, zda má vyplněn kód adresního místa. Pokud je kód uveden, dojde k aktualizaci adresních údajů podle aktuálních dat vedených v registru RÚIAN.

Aktualizovány mohou být zejména údaje jako:
  • obec,
  • část obce,
  • ulice,
  • číslo popisné nebo evidenční,
  • PSČ,
  • další adresní údaje evidované v RÚIAN.
Funkce je vhodná zejména pro hromadnou opravu nebo aktualizaci adres v případech, kdy nesouhlasí kód adresního místa s adresou, např. po importu dat z jiné spisové služby.
Information Akce zpracovává pouze označené záznamy. Subjekty bez vyplněného kódu adresního místa nebudou aktualizovány. Před spuštěním doporučujeme ověřit, že jsou označeny pouze záznamy, u kterých chcete adresu aktualizovat.

Změna typu subjektu

U vybraného subjektu lze změnit jeho typ. Například:
  • právnickou osobu na podnikající fyzickou osobu,
  • podnikající fyzickou osobu na fyzickou osobu nebo právnickou osobu,
  • fyzickou osobu na podnikající fyzickou osobu.
Tato funkce slouží zejména k opravě chybně založených subjektů.

První písmeno velké

Funkce První písmeno velké slouží k hromadné opravě zápisu jmen a příjmení v Jmenném rejstříku.

Po spuštění akce systém automaticky opraví první písmeno ve jméně a příjmení z malého na velké, pokud je zapsáno nesprávně.

Příklad:
  • novák jan → Novák Jan
  • svoboda petr → Svoboda Petr
Funkce je určena zejména pro opravu dat vzniklých importem nebo nekonzistentním ručním zadáváním údajů.
Warning Akce se neprovádí pouze nad označenými záznamy, ale nad všemi subjekty. Změna může ovlivnit velké množství subjektů najednou.

Změna skartační lhůty

Správce může jednotlivým subjektům nebo skupině subjektů změnit skartační lhůtu.
Hromadnou změnu lze provést pomocí akce Změna skartační lhůty, kde se zvolí požadovaná doba uchování, například:
  • 1 den,
  • 1 týden,
  • 1 měsíc,
  • 1 rok,
  • 2 roky,
  • 3 roky.
Po uplynutí stanovené lhůty může být subjekt odstraněn v souladu s nastavenými pravidly skartace.

Ztotožnit a přihlásit k notifikacím ROB

Hromadná akce Ztotožnit a přihlásit k notifikacím ROB slouží k propojení vybraných subjektů s odpovídajícími záznamy v Registru obyvatel (ROB) a současně k aktivaci notifikací o změnách evidovaných údajů.
Information
Akce se provádí nad označenými subjekty v Jmenném rejstříku.


Při zpracování systém:
  • provede pokus o ztotožnění subjektu s odpovídající osobou vedenou v Registru obyvatel,
  • u úspěšně ztotožněných osob aktivuje odběr notifikací o změnách údajů z ROB,
  • zajistí následnou aktualizaci evidovaných údajů na základě změn oznamovaných základními registry.

Slučování duplicitních subjektů

Systém průběžně vyhodnocuje možné duplicity subjektů. Pokud jsou nalezeny, upozorní na ně správce jmenného rejstříku.

Při slučování je nutné určit:
  • subjekt, který bude zachován,
  • subjekt, který bude sloučen,
  • způsob převzetí adres a dalších údajů.

Po dokončení operace budou všechny vazby převedeny na zachovaný subjekt a duplicitní záznam bude odstraněn.
Information Před sloučením vždy pečlivě ověřte, že se skutečně jedná o stejný subjekt.


Parametry jmenného rejstříku

Správce jmenného rejstříku může upravovat parametry, které ovlivňují chování celého rejstříku.

Parametry jmenného rejstříku

Umožňují nastavit pravidla pro uchovávání subjektů po zániku jejich poslední vazby na dokument nebo spis.

Lze například určit, za jak dlouho bude subjekt po ztrátě poslední vazby automaticky odstraněn z evidence.

Zápis vícenásobných subjektů

Nastavení určuje, zda systém dovolí založit subjekt s údaji, které odpovídají již existujícímu subjektu.

Pomáhá předcházet vzniku duplicitních záznamů.

Kontrola vícenásobných subjektů

Určuje pravidla pro vyhledávání a vyhodnocování duplicitních subjektů.

Na základě nastavených parametrů systém průběžně upozorňuje na možné duplicity a nabízí jejich následné sloučení.

Parametry stahování notifikací

Umožňují nastavit pracovní místo nebo vlastníka procesu, který zajišťuje stahování notifikací ze základních registrů.

Údržba jmenného rejstříku

Správce jmenného rejstříku je odpovědný za průběžnou kontrolu a údržbu evidovaných subjektů.
Součástí údržby je zejména:
  • kontrola správnosti údajů,
  • vyhledávání duplicit,
  • slučování duplicitních subjektů,
  • správa neaktivních subjektů,
  • kontrola skartačních lhůt.
Success
Pravidelná údržba pomáhá udržet jmenný rejstřík přehledný, bez duplicit a s aktuálními údaji využívanými napříč celým systémem KEO4.