Dokumenty, spisy i celé ukládací jednotky uložené ve spisovně lze dočasně zapůjčit oprávněným pracovníkům mimo spisovnu.
Akce Předat k zapůjčení je dostupná:
- nad seznamem uložených ukládacích jednotek, dokumentů a spisů,
- v místní nabídce vyvolané pravým tlačítkem myši,
- v detailu ukládací jednotky, dokumentu nebo spisu,
- v detailu ukládací jednotky na záložkách Dokumenty a Spisy, kde lze zapůjčit jeden nebo více označených dokumentů či spisů.
Vytvoření zápůjčky
Po spuštění akce Předat k zapůjčení se zobrazí formulář, ve kterém se vyplní:
- žadatel o zápůjčku,
- případně termín vrácení,
- schvalovatel zápůjčky,
- poznámka.
Po potvrzení tlačítkem Uložit a zavřít je zápůjčka zaevidována.
Stav zapůjčených záznamů
Zapůjčené ukládací jednotky, dokumenty a spisy jsou v přehledech zobrazeny šedou kurzívou a nelze je zařadit do skartačního řízení.
Jejich vlastník se nemění, změní se pouze stav na:
Uloženo ve spisovně / Předávaný k zapůjčení
Současně jsou zařazeny do evidence zápůjček v nabídce Evidence zápůjček → Předávané.
Převzetí zápůjčky žadatelem
Pracovník, kterému byla zápůjčka určena, ji nalezne v modulu Referent v nabídce:
Zápůjčky ze spisovny → K zapůjčení ze spisovny
Odtud může pokračovat v procesu převzetí zapůjčené ukládací jednotky, dokumentu nebo spisu.
Evidence zápůjček
Přehled jednotlivých zapůjčení najdete v nabídce Evidence zápůjček.
Více v kapitole Evidence zápůjček.