Prvním krokem skartačního řízení je založení nového skartačního řízení a vytvoření skartačního návrhu.
Po založení skartačního řízení systém automaticky vyhledá ukládací jednotky, samostatné digitální spisy a samostatné digitální díly, kterým uplynula skartační lhůta a které mají být do skartačního řízení zařazeny.
Postup vytvoření skartačního návrhu
- V nabídce Skartační řízení klikněte na tlačítko Nový.
- Zadejte název skartačního řízení (např. SŘ 2026).
- Potvrďte vytvoření tlačítkem Dokončit.
Nově založené skartační řízení přejde do stavu Příprava návrhu.
Kontrola obsahu návrhu
Před odesláním skartačního návrhu je vhodné zkontrolovat seznam zařazených entit a ověřit, že:
- všechny entity patří do správného skartačního řízení,
- mají správně nastavený skartační znak,
- neobsahují vazby na entity, které nejsou součástí skartačního řízení.
Pro kontrolu vazeb lze využít akci Kontrola křížových odkazů.
V průběhu přípravy návrhu je možné:
- vložit další entity pomocí akce Vložit do skartačního návrhu,
- vyřadit entity pomocí akce Vyřadit ze skartačního návrhu,
- změnit skartační znak,
- pozastavit skartační operaci.
Skartační návrh
Skartační návrh je podkladem pro posouzení příslušným archivem.
Obsahuje zejména:
- označení původce,
- období, kterého se návrh týká,
- charakteristiku navrhovaných dokumentů a spisů,
- jejich rozsah,
- skartační znaky a skartační režimy.
Další postup se liší podle toho, zda je skartační řízení vedeno v listinné nebo elektronické podobě.
- Listinné skartační řízení je popsáno v následující kapitole Skartační návrh v listinné podobě.
- Elektronické skartační řízení je popsáno v kapitole Skartační návrh v elektronické podobě.
Po dokončení přípravy a odeslání návrhu příslušnému archivu použijte tlačítko Ukončit přípravu skartačního návrhu. Skartační řízení následně přejde do stavu Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí archivu.