KEO4 Spisovna

Modul Spisovna slouží k dlouhodobému ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů, jejich evidenci, vyhledávání a následnému provádění skartačního řízení. Představuje závěrečnou fázi životního cyklu dokumentů ve spisové službě.

Ve spisovně jsou dokumenty, spisy a ukládací jednotky evidovány podle pravidel stanovených spisovým a skartačním plánem. Součástí práce spisovny je také sledování skartačních lhůt, příprava skartačních návrhů a předávání archiválií příslušnému archivu.

Ovládání a uživatelské rozhraní je v KEO4 shodné ve všech modulech. Pokud se chcete seznámit se základním ovládáním programu, doporučujeme nejprve prostudovat dokumentaci KEO4 Ovládání.

Hlavní funkce modulu

Modul Spisovna umožňuje:

přebírat vyřízené dokumenty a uzavřené spisy z elektronické spisové služby,
evidovat fyzické i elektronické ukládací jednotky a jejich umístění,
vyhledávat dokumenty, spisy a ukládací jednotky podle různých kritérií,
sledovat běh skartačních lhůt,
připravovat a zpracovávat skartační řízení,
vytvářet skartační návrhy, skartační seznamy, protokoly a SIP balíčky,
tisknout evidenční a kontrolní sestavy.

Legislativa vztahující se ke skartačnímu řízení

Postupy podporované modulem Spisovna vycházejí zejména z následujících právních předpisů:

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Z uvedených předpisů vyplývají zejména následující zásady:

skartačnímu řízení podléhají dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta a nejsou již potřebné pro činnost původce,
za řádné provedení skartačního řízení odpovídá původce,
skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu předkládaného příslušnému archivu,
dokumenty určené ke skartačnímu řízení se rozdělují podle skartačních znaků,
v elektronické spisové službě jsou podklady pro skartační řízení vytvářeny ve formě SIP balíčků obsahujících předepsaná metadata.

Základní pojmy

Spisovna

Místo určené k ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů po dobu stanovenou jejich skartačním režimem.

Archiv

Místo určené k dlouhodobému uchovávání archiválií, tedy dokumentů a spisů s trvalou dokumentární hodnotou.

Archiválie

Obrazové, zvukové a jiné záznamy, které vznikly z činnosti organizace a které vzhledem ke své dokumentární hodnotě mají trvalou hodnotu.

Archivní krabice

Speciální krabice z kartonu odolného přímému slunečnímu záření, prachu, plísním a mechanickému poškození, sloužící k ukládání archiválií.

Komponenta

Komponenta je dále nedělitelná část digitálního dokumentu. Digitální dokument je tvořen alespoň jednou komponentou.

Křížový odkaz

Křížový odkaz je vazba mezi spisy, mezi spisy a díly typových spisů, mezi dokumenty a mezi spisy a dokumenty. Pevný křížový odkaz zajišťuje spojení entit, které nelze bez uvedení důvodu odstranit, a přihlíží se k němu při exportu a přenosu. V případě volného křížového odkazu se jedná o informační vazbu, která nemá vliv na tímto odkazem spojené entity a práci s nimi.

Skartace

Fyzická likvidace dokumentů, je možná pouze u dokumentů skartačního znaku S po uplynutí jejich skartační lhůty a po proběhnutí řádného skartačního řízení, při kterém byla skartace schválena příslušným státním archivem.

Skartační lhůta

Doba, udaná počtem let (nejméně 0), před jejímž uplynutím nesmějí být dokumenty / spisy / díly typového spisu skartovány, tzn. musí být uloženy u původce. Počítá se od roku následujícího po roce, kdy nastala spouštěcí událost.

Skartační komise

Komise jmenovaná za účelem posouzení dokumentů a spisů navržených ke skartačnímu řízení.

Skartační návrh

Skartační návrh je návrh na vyřazení dokumentů, které není třeba dále uchovávat ve spisovně.

Skartační povolení

Skartační povolení vydává oblastně příslušný státní archiv, na jeho základě je možno předat dokumenty k fyzickému zničení.

Skartační plán

Skartační plán je seznam typů dokumentů s uvedením jejich skartačních znaků a lhůt (skartační režimy).

Skartační režim

Zahrnuje údaje stanovené původcem, které určují okamžik (skartační lhůta a spouštěcí událost), kdy musí být dokument, spis nebo díl typového spisu navržen ke skartačnímu řízení. Skartační režim tvoří skartační znak a skartační lhůta.

Skartační řízení

Proces, při kterém se vyřazují veškeré dokumenty, u nichž uplynuly skartační lhůty a které nadále nejsou potřebné pro činnost původce a dále razítka vyřazená z evidence. Skartační řízení se provádí pravidelně, obvykle každoročně. Bez skartačního řízení nelze žádné dokumenty zničit.

Skartační seznam

Skartační seznam je seznam dokumentů vyřazovaných ze spisovny a rozdělených na dokumenty se skartačním znakem A a S, je součástí skartačního návrhu.

Skartační znak

Označení dokumentární hodnoty dokumentů. Dokumenty se jimi označují před uložením v příručních registraturách.

S – Dokumenty, které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou ke zničení.
A – Dokumenty trvalé hodnoty, které se předají do archivu.
V - Dokumenty, u kterých nelze předem posoudit jejich dokumentární hodnotu. Po uplynutí skartační lhůty se znovu posuzuje, zda budou předány do archivu či skartovány.

	Od 1. 1. 2027 bude skartační znak V vypuštěn.

Spisový a skartační plán

Schéma pro označování a ukládání dokumentů. Je to souhrn věcných skupin a součástí typového spisu platných v stanoveném časovém období (časový řez).

Spisový znak

Spisový znak je označení dle spisového plánu, pod kterým se spis ukládá. Zahrnuje v sobě označení vyřizujícího útvaru a věcného obsahu.

Spouštěcí událost

Počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí převážně vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Spolu se skartačním znakem a skartační lhůtou tvoří skartační režim.

Transakční protokol

Transakční protokol je důvěryhodný zápis informací o operacích provedených v eSSL, které ovlivnily nebo změnily entity nebo eSSL. Tyto informace umožňují dohledání, identifikaci, rekonstrukci a kontrolu těchto operací, stavu entit v minulosti a činnosti uživatelů. Obsah transakčního protokolu za časové období je ztvárněn do samostatného dokumentu.

Ukládací jednotka (UJ)

Seskupení písemností a jejich příloh do jednoho celku. V praxi je ukládací jednotkou buď archivní pořadač (šanon) nebo archivní krabice. Do spisovny lze přenést pouze ukládací jednotky - nikoli jednotlivé dokumenty nebo spisy. Do ukládacích jednotek je možné vkládat vyřízené a uzavřené dokumenty/spisy.

	Od 1. 1. 2027 je do ukládacích jednotek možné vkládat pouze spisy.

Věcná skupina

Věcná skupina je entita spisového a skartačního plánu označující část jeho hierarchie a je identifikována spisovým znakem. Věcná skupina odpovídá položce spisového a skartačního plánu a může obsahovat jiné věcné skupiny, spisy, typové spisy nebo dokumenty.

	Od 1. 1. 2027 již není možné zařazovat dokumenty přímo do věcných skupin. Každý dokument musí být součástí spisu.

Zařazení do věcných skupin umožňuje budoucí vyhledávání, ukládání a vyřazování entit. Toto zařazení je pro původce povinné. Dokumenty se do věcných skupin vkládají nejpozději při jejich vyřizování.

Přístupová práva

Do modulu Spisovna mají přístup uživatelé s následujícími oprávněními:

Právo	Popis
SSLSPI001 Spisová služba - Spisovna - zobrazení modulu	Umožňuje otevřít a používat modul Spisovna.
SSLSPI002 Spisová služba - Spisovna - právo na skartační řízení	Umožňuje provádět úkony související se skartačním řízením.
SSLJDR020 Spisová služba - posuzovatel skartačních operací	Rozšiřuje možnosti práce se skartačními operacemi a zpřístupňuje specializované funkce, například změnu formy dokumentu nebo posouzení externích spouštěcích událostí.

Úvod