V nabídce Určení umístění jsou evidovány převzaté analogové a hybridní ukládací jednotky, které dosud nebyly uloženy ve spisovně.
Digitální ukládací jednotky jsou po převzetí zařazeny do evidence spisovny automaticky a tato nabídka se jich netýká.
Před uložením analogové nebo hybridní ukládací jednotky je nutné určit její umístění (lokaci), tedy fyzické místo, kde bude ve spisovně uložena.
Určení umístění
Lokační místa se definují v číselníku Umístění.
Umístění lze přiřadit několika způsoby:
- tlačítkem Určení umístění v přehledu ukládacích jednotek,
- volbou Určení umístění v místní nabídce vyvolané pravým tlačítkem myši,
- v detailu ukládací jednotky pomocí tlačítka se třemi tečkami vedle údaje Umístění.
Po spuštění akce se zobrazí seznam dostupných lokačních míst, ze kterých vyberete konkrétní umístění, například místnost, regál, skříň nebo polici.
Přiřazené umístění je v přehledu signalizováno zatržítkem ve sloupci ✅Umístění.
Uložení ve spisovně
Po přiřazení umístění lze ukládací jednotku zařadit do evidence spisovny tlačítkem Uložit ve spisovně.
Tím se ukládací jednotka přesune z nabídky Určení umístění do nabídky Uloženo ve spisovně.
Další akce
Nad vybranými ukládacími jednotkami lze provádět také následující akce:
- Tisk štítku – vytiskne štítek určený k označení ukládací jednotky.
- Určení umístění – přiřadí nebo změní lokaci ukládací jednotky.
- Uložit ve spisovně – zařadí ukládací jednotku do evidence spisovny.
|
Všechny uvedené akce je možné provádět jednotlivě i hromadně nad více označenými ukládacími jednotkami. |
Možnosti v detailu ukládací jednotky
V detailu ukládací jednotky můžete:
- změnit typ ukládací jednotky,
- vytisknout detail ukládací jednotky,
- určit nebo změnit její umístění,
- přeřadit vybrané dokumenty nebo spisy do jiné ukládací jednotky,
- pozastavit skartační operaci u vybraných dokumentů nebo spisů.
Přeřazení dokumentů a spisů
Pomocí tlačítka Přeřadit můžete přesunout vybrané dokumenty nebo spisy do jiné ukládací jednotky.
Systém nabídne vhodné cílové ukládací jednotky. Pokud žádná nevyhovuje, lze přímo během akce vytvořit novou ukládací jednotku tlačítkem Nový. Název nové ukládací jednotky je automaticky předvyplněn podle původní ukládací jednotky, můžete jej však upravit.
Pozastavení skartační operace
Akce Pozastavení sk. operace slouží k pozastavení skartačního režimu vybraných dokumentů nebo spisů.
Po spuštění akce vyberete ukládací jednotku, do které budou vybrané dokumenty nebo spisy přesunuty. Pokud vhodná ukládací jednotka neexistuje, můžete ji vytvořit tlačítkem Nový. Následně zadáte důvod pozastavení skartační operace.
U ukládacích jednotek obsahujících dokumenty nebo spisy s pozastavenou skartací se nezobrazuje údaj Skartační řízení od roku.
Takové ukládací jednotky lze v nabídce Uloženo ve spisovně vyhledat pomocí filtru Pozastavena skartace.
|
|
Potřebujete-li později hromadně změnit umístění většího množství ukládacích jednotek, můžete využít funkci Reorganizace umístění, která je dostupná v nabídce Číselníky → Umístění. |