Po odeslání skartačního návrhu příslušnému archivu přechází skartační řízení do fáze Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí archivu.
Archiv posoudí předložené dokumenty, spisy nebo díly a rozhodne:
- které entity budou vybrány za archiválie,
- které budou určeny ke zničení,
- které je potřeba znovu předložit k posouzení.
Výsledkem je rozhodnutí archivu, na jehož základě je nutné upravit skartační návrh.
Úpravy v listinném skartačním řízení
V listinném skartačním řízení se změny provádějí ručně podle rozhodnutí archivu.
Ke změně skartačního znaku slouží tlačítko Změna skartačního znaku, které je dostupné na záložkách Ukládací jednotky, Spisy a Díly.
Pokud se změna týká celé entity, lze ji provést hromadně.
Jestliže se změna týká pouze konkrétního dokumentu nebo spisu uvnitř ukládací jednotky, je nutné jej přeřadit do jiné ukládací jednotky s odpovídajícím skartačním režimem. Pokud taková ukládací jednotka neexistuje, je třeba vytvořit novou.
Úpravy v elektronickém skartačním řízení
Při elektronickém skartačním řízení poskytne archiv rozhodnutí ve formátu XML.
Pro načtení rozhodnutí použijte tlačítko Nahrát změny rozhodnutí archivu v XML.
Pomocí tlačítka Nový vyberte a nahrajte příslušný XML soubor. Po jeho načtení spusťte akci Provést změny dle rozhodnutí archivu.
Systém automaticky zpracuje jednotlivé pokyny archivu.
Vybrat za archiválii
Entita bude označena skartačním znakem A a bude určena k předání do archivu.
Zničit
Entita bude označena skartačním znakem S a po ukončení skartačního řízení bude určena ke zničení.
Vyřadit z výběru
Entita bude ze skartačního řízení vyřazena a vrátí se zpět do běžné evidence spisovny.
Předložit k výběru
Archiv požaduje doplnění podkladů pro další posouzení.
Takové entity zůstávají ve skartačním řízení označeny příznakem Předložit k výběru a nelze s nimi pokračovat do další fáze řízení.
Opakované předložení entit k výběru
Pokud archiv označí některé entity příznakem Předložit k výběru, je nutné vytvořit a odeslat jejich kompletní SIP balíčky.
Postup:
- Otevřete Skartační návrh → Příprava SIP balíčku.
- Vyberte entity označené příznakem Předložit k výběru.
- Použijte akci Kompletní SIP.
- Vytvořené SIP balíčky odešlete prostřednictvím Národního archivního portálu.
- Po obdržení nového rozhodnutí archivu zopakujte načtení XML souboru a provedení změn.
Dokud existují entity označené příznakem Předložit k výběru, nelze pokračovat do další fáze skartačního řízení.
Přechod do další fáze
Jakmile jsou vypořádána všechna rozhodnutí archivu a všechny entity mají definitivně určený skartační znak, použijte tlačítko Příprava dat pro archiv a skartaci.
Skartační řízení tím přejde do další fáze Příprava dat pro archiv a skartaci.