Nabídka Ukládací jednotky obsahuje přehled všech ukládacích jednotek uložených ve spisovně. Ukládací jednotky zde zůstávají až do jejich zařazení do skartačního řízení po uplynutí příslušných skartačních lhůt.
Nástrojová lišta
Nad seznamem ukládacích jednotek jsou k dispozici následující funkce:
Nový - vytvoření nové ukládací jednotky.
Detail - zobrazení detailu ukládací jednotky.
Smazat - odstranění prázdné ukládací jednotky.
 |
Funkce Obnovit, Hledat, Třídit, Filtr a Historie - viz obecný popis. |
Předat k zapůjčení - předání ukládací jednotky mimo spisovnu.
Pozastavení skartační operace – dočasné pozastavení skartační operace.
Zrušení pozastavení skartační operace – obnovení skartačního režimu po zadání důvodu zrušení.
Vrátit zpět referentovi – vrácení ukládací jednotky zpět do modulu Referent.
Tisk štítku – tisk štítků pro označení ukládacích jednotek.
Předat do jiné spisovny – předání ukládací jednotky do jiné spisovny v rámci organizace.
Většinu akcí lze provádět hromadně nad více označenými ukládacími jednotkami.
Vyhledávání a filtrování
Kromě podrobného filtru jsou k dispozici také rychlé filtry, jako je Skartační lhůta od roku, Rok skartačního řízení, Číslo, Název, JID či Věcná skupina.
Nová ukládací jednotka
Novou ukládací jednotku lze vytvořit tlačítkem Nový.
Ve formuláři jsou automaticky vyplněny:
- JID,
- uživatel, který ukládací jednotku založil,
- číslo ukládací jednotky vytvořené podle nastavené masky a čítače (číslo je možné editovat),
- datum vytvoření,
- datum převzetí,
- datum uložení do spisovny,
- stav Uložena ve spisovně.
Povinné je vyplnění:
- názvu ukládací jednotky,
- věcné skupiny (lze vybrat i uzavřenou věcnou skupinu).
U analogových a hybridních ukládacích jednotek se dále zadává:
- typ ukládací jednotky (vazba na uživatelský číselník Typy ukládacích jednotek),
- umístění (lokace).
Již při založení ukládací jednotky je možné nastavit pozastavení skartační operace.
Detail ukládací jednotky
V detailu ukládací jednotky jsou k dispozici následující funkce:
Předat k zapůjčení
Více viz Zapůjčení.
Pozastavení skartační operace
Více viz Pozastavení skartační operace.
Akce / Změna věcné skupiny
Tato akce je dostupná pouze uživatelům s právem Správce SSL (SSLJDR011) nebo Posuzovatel skartačních operací.
Novou věcnou skupinu lze vybrat i z uzavřených věcných skupin. Po provedení změny je nutné uvést důvod.
Akce / Změna skartačního režimu
Dostupné pouze uživatelům s právem Správce SSL (SSLJDR011).
Změna skartačního režimu ukládací jednotky se automaticky promítne také do všech dokumentů a spisů, které ukládací jednotka obsahuje.
Konverze do PDF/A
K dispozici jsou dvě varianty:
- Konverze do PDF/A s doložkou – dokumenty, které nejsou ve výstupním datovém formátu, budou převedeny do PDF/A a doplněny doložkou opatřenou elektronickým podpisem a časovým razítkem.
- Konverze do PDF/A pro vlastní dokumenty bez doložky – převod vlastních dokumentů do PDF/A bez vytvoření doložky.
Tisk detailu ukládací jednotky
Vytiskne detail ukládací jednotky včetně seznamu obsažených dokumentů a spisů.
Předat k zapůjčení
Akce Předat k zapůjčení umožňuje zapůjčit označené ukládací jednotky mimo spisovnu.
Více viz Zapůjčení.
Pozastavení skartační operace
Akce Pozastavení skartační operace umožňuje dočasně pozastavit skartační operaci pro označené ukládací jednotky.
Více viz Pozastavení skartační operace.
Vrácení ukládací jednotky referentovi
Akce Vrácení ukládací jednotky referentovi je dostupná pouze uživatelům s právem Správce SSL.
Po výběru uživatele a zadání důvodu vrácení se označené ukládací jednotky vrátí do modulu Referent, kde je možné pokračovat v její správě a doplnění dokumentů nebo spisů.
Ukládací jednotka se vrátí do modulu Referent a nabídky Předání do spisovny - Ukládací jednotky. Referent může ukládací jednotku otevřít a např. do ní přidat další dokumenty či spisy.
Předat do jiné spisovny
Pokud organizace používá více spisoven, lze ukládací jednotku předat do jiné spisovny. Součástí akce je zadání důvodu předání.
Tisk štítků
Tlačítko Tisk štítku umožňuje hromadný tisk štítků pro jednu nebo více označených ukládacích jednotek.