V nabídkách Uloženo ve spisovně / Ukládací jednotky:

• Samostatné digitální spisy,
• Samostatné digitální díly

najdete přehled digitálních spisů / dílů předaných do spisovny bez využití ukládacích jednotek.

Nabídky Samostatné digitální spisy a Samostatné digitální díly jsou dostupné pouze tehdy, pokud je ve společných parametrech spisové služby aktivní volba Ukládání digitálních spisů a dílů do spisovny samostatně. Nabídka digitálních dílů je navíc dostupná pouze při používání typových spisů.

Samostatné digitální spisy

Nabídka je rozdělena na dvě záložky:

• Samostatné digitální spisy,
• Dokumenty.

Záložka Samostatné digitální spisy

Nástrojová lišta

Nad seznamem všech samostatných digitálních spisů uložených ve spisovně jsou k dispozici následující funkce:

Detail – zobrazení detailu spisu.

Funkce Obnovit, Hledat, Třídit, Filtr a Historie - viz obecný popis.

Pozastavení skartační operace – dočasné pozastavení skartační operace po zadání důvodu.

Zrušení pozastavení skartační operace – obnovení skartačního režimu po zadání důvodu.

Změna skartačního režimu- Tato akce je přístupná pouze uživateli s právem Správce SSL (SSLJDR011). Jde o možnost změny skartačního režimu UJ (skartační režim je pak automaticky změněn i u všech dokumentů a spisů v UJ).

Změna věcné skupiny – dostupná pouze uživatelům s právem Správce SSL (SSLJDR011) nebo Posuzovatel skartačních operací.

Vrátit zpět referentovi – vrácení spisu uživateli, který jej do spisovny předal.

Vyhledávání a filtrování

Kromě podrobného filtru jsou k dispozici také rychlé filtry, jako je Název, Spisová značka, JID, Vlastník, Skartační řízení, Číslo UJ či Věcná skupina.

Detail samostatného digitálního spisu

V detailu spisu jsou k dispozici následující akce:

• Tisk – tisk detailu spisu.
• Konverze do PDF/A s doložkou – kontrola dokumentů a převod dokumentů, které nejsou ve výstupním datovém formátu, do PDF/A s připojenou doložkou.
• Konverze do PDF/A pro vlastní dokumenty bez doložky – převod vlastních dokumentů do PDF/A bez vytvoření doložky.
• Pozastavení skartační operace a Zrušení pozastavení skartační operace.
• Změna věcné skupiny.
• Změna skartačního režimu (pouze uživatel s právem Správce SSL (SSLJDR011)).
• Změna roku vzniku spouštěcí události (Správce SSL nebo Posuzovatel skartačních operací).

Záložka Dokumenty

Obsahuje přehled dokumentů zařazených v samostatných digitálních spisech uložených ve spisovně. Pokud si vyfiltrujete na záložce Samostatné digitální spisy digitální spis/y, potom se na záložce Dokumenty zobrazí jen dokumenty z tohoto spisu/ z těchto spisů. 

V detailu dokumentu jsou k dispozici akce:

• Změna formy dokumentu – změna formy dokumentu z digitální na analogovou nebo naopak.
• Změna názvu dokumentu – dostupná pouze uživatelům s právem Posuzovatel skartačních operací.

Je-li ve společných parametrech nastaveno povinné zadávání počtu listů u analogových dokumentů, je při změně formy na analogovou nutné tento údaj vyplnit.

Kromě změny formy je možné provádět také konverzi do listinné nebo digitální podoby podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb. a konverzi z moci úřední.

Samostatné digitální díly

Nabídka obsahuje přehled digitálních dílů typových spisů uložených ve spisovně.

Nad seznamem jsou k dispozici akce:

• Detail – zobrazení detailu dílu.
• Pozastavení skartační operace – dočasné pozastavení skartační operace po zadání důvodu.
• Zrušení pozastavení skartační operace – obnovení skartačního režimu po zadání důvodu.
• Změna skartačního režimu- Tato akce je přístupná pouze uživateli s právem Správce SSL (SSLJDR011). Jde o možnost změny skartačního režimu UJ (skartační režim je pak automaticky změněn i u všech dokumentů a spisů v UJ).
  
• Vrátit zpět referentovi – vrácení dílu uživateli, který jej do spisovny předal.

Detail samostatného digitálního dílu

V detailu digitálního dílu lze:

• pozastavit skartační operaci,
• zrušit pozastavení skartační operace.

V obou případech je nutné uvést důvod provedené operace.