V nabídce Uloženo ve spisovně / Ukládací jednotky / Spisy najdete přehled spisů uložených ve spisovně.
Nástrojová lišta
Nad seznamem spisů ve spisovně jsou k dispozici následující funkce:
Detail - zobrazení detailu spisu.
 |
Funkce Obnovit, Hledat, Třídit, Filtr a Historie - viz obecný popis. |
Předat k zapůjčení - předání spisu mimo spisovnu.
Akce – další nástroje popsané níže.
Většinu akcí lze provádět hromadně nad více označenými spisy.
Vyhledávání a filtrování
Kromě podrobného filtru jsou k dispozici také rychlé filtry, jako je Název, Spisová značka, JID, Číslo UJ, Skartační řízení, Vlastník či Věcná skupina.
Detail spisu
- Tisk - Tisk detailních informací o dokumentu a tisk štítku.
- Předat k zapůjčení - Možnost spis na vyžádání zapůjčit mimo spisovnu.
- Konverze do PDF/A -> Konverze do PDF/A s doložkou - Program provede kontrolu formátů všech vložených dokumentů a pokud jsou zjištěny dokumenty, které nejsou ve výstupním datovém formátu, nabídne jejich převod s připojením doložky opatřené zajišťovacími prvky.
- Konverze do PDF/A -> Konverze do PDF/A pro vlastní dokumenty bez doložky - U vlastních dokumentů je možné provést konverzi do PDF/A bez doložky.
- Změna věcné skupiny - Tlačítko je přístupné pouze uživateli s právem "správce SSL (SSLJDR011)" a posuzovateli skartační operace. Ten má možnost změny věcné skupiny a přes tři tečky lze vybrat otevřenou i uzavřenou věcnou skupinu. Po výběru nové věcné skupiny je třeba zapsat důvod této změny.
- Změna skartačního režimu- Tato akce je rovněž přístupná pouze uživateli s právem "správce SSL" (SSLJDR011). Jde o možnost změny skartačního režimu UJ (skartační režim je pak automaticky změněn i u všech dokumentů a spisů v UJ).
- Změna roku vzniku spouštěcí události - Tlačítko je přístupné pouze uživateli s právem "správce SSL (SSLJDR011)" a posuzovateli skartační operace. Ten má možnost změny roku vzniku vzniku spouštěcí události.
Předat k zapůjčení
Akce Předat k zapůjčení umožňuje zapůjčit označené spisy mimo spisovnu.
Více viz Zapůjčení.
Akce / Kontrola metadat
Hromadná akce zkontroluje případné chyby ve struktuře metadat pro označené spisy.
Akce / SIP pro skartační návrh
Hromadná akce pro označené spisy vytvoří SIP pro skartační návrh, tedy SIP balíčky, které obsahují pouze metadata bez samotných datových souborů (komponent).
Vyberte místo pro uložení na disku počítače.
Akce / Kompletní SIP
Hromadná akce pro označené spisy vytvoří kompletní datové SIP balíčky pro skartační řízení vedené v elektronické podobě.
Tyto SIP balíčky obsahují kromě metadat i vlastní komponenty a na konci skartačního řízení se odešlou digitálnímu archivu za účelem archivace dokumentů s trvalou hodnotou.
Vyberte místo pro uložení na disku počítače.