Dokumenty

Nabídka obsahuje dvě záložky:

  • Dokumenty - Přehled všech dokumentů uložených ve spisovně, včetně dokumentů zařazených ve spisech. Přehled slouží zejména k vyhledávání a dohledání konkrétních dokumentů.
  • Komponenty - Přehled všech komponent uložených ve spisovně. Komponenty lze filtrovat například podle formy dokumentu, původu dokumentu nebo výstupního datového formátu.

Záložka Dokumenty

Nástrojová lišta

Nad seznamem dokumentů ve spisovně jsou k dispozici následující funkce:

Detail - zobrazení detailu dokumentu.

Success Funkce Obnovit, Hledat, Třídit, Filtr a Historie - viz obecný popis.

Předat k zapůjčení - předání dokumentu mimo spisovnu.

Akce – další nástroje popsané níže.

Změna formy dokumentu – změna formy z digitální na analogovou nebo opačně.

Většinu akcí lze provádět hromadně nad více označenými dokumenty.

Vyhledávání a filtrování

Kromě podrobného filtru jsou k dispozici také rychlé filtry, jako je Věc, JID, Vlastník, Skartační řízení, Číslo UJ či Věcná skupina.

Detail dokumentu

V detailu uloženého dokumentu ve spisovně má uživatel k dispozici tato tlačítka:
    • Tisk - Tisk detailních informací o dokumentu a tisk štítku.
    • Předat k zapůjčení - Možnost dokument na vyžádání zapůjčit mimo spisovnu.
    • Změna formy dokumentu - Možnost změnit formu dokumentu na analogovou nebo digitální. Digitální dokumenty musí mít alespoň jednu komponentu. Pokud je ve Společných parametrech SSL volba pro povinné zadávání počtu listů u analogových dokumentů, pak je nutné zadat počet listů.
    • Změna názvu dokumentu - Možnost změnit název dokumentu, tato akce je jen pro uživatele s právem posuzovatel skartačních operací.
    • Označit jako poškozený - možnost ztracený či poškozený dokument označit jako poškozený.

    Předat k zapůjčení

    Akce Předat k zapůjčení umožňuje zapůjčit označené dokumenty mimo spisovnu.

    Více viz Zapůjčení.

    Akce / Kontrola metadat

    Hromadná akce zkontroluje případné chyby ve struktuře metadat pro označené dokumenty.

    Akce / SIP pro skartační návrh

    Hromadná akce pro označené dokumenty vytvoří SIP pro skartační návrh, tedy SIP balíčky, které obsahují pouze metadata bez samotných datových souborů (komponent).

    Vyberte místo pro uložení na disku počítače.

    Akce / Kompletní SIP

    Hromadná akce pro označené dokumenty vytvoří kompletní datové SIP balíčky pro skartační řízení vedené v elektronické podobě.
    Tyto SIP balíčky obsahují kromě metadat i vlastní komponenty a na konci skartačního řízení se odešlou digitálnímu archivu za účelem archivace dokumentů s trvalou hodnotou.

    Vyberte místo pro uložení na disku počítače.

    Změna formy dokumentu

    V přehledu dokumentů lze hromadně, případně v detailu jednotlivého dokumentu, pomocí tlačítka Změna formy dokumentu změnit formu dokumentu z digitální na analogovou nebo naopak. Tuto akci lze provést také v rámci skartačního řízení.

    V detailu dokumentu jsou dále k dispozici funkce pro provedení konverze dokumentu do listinné nebo digitální podoby podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb. a konverze z moci úřední.


    Záložka Komponenty

    Nástrojová lišta

    Nad seznamem komponent ve spisovně jsou k dispozici následující funkce:

    Detail - zobrazení detailu komponenty.

    Success Funkce Obnovit, Hledat, Třídit, Filtr a Historie - viz obecný popis.

    Ověřit / Datový formát  - ověří datový formát.

    Ověřit / Zajišťovací prvky – ověří zajišťovací prvky.

    Konverze do PDF/A – ze s doložkou a pro vlastní komponenty.

    Většinu akcí lze provádět hromadně nad více označenými komponentami.

    Vyhledávání a filtrování

    Kromě podrobného filtru jsou k dispozici také rychlé filtry, jako je Výstupní datový formát a Ztvárnění do PDF/A.

    Konverze do PDF/A

    K dispozici jsou dvě varianty:

    • Konverze do PDF/A s doložkou – dokumenty, které nejsou ve výstupním datovém formátu, budou převedeny do PDF/A a doplněny doložkou opatřenou elektronickým podpisem a časovým razítkem.
    • Konverze do PDF/A pro vlastní dokumenty bez doložky – převod vlastních dokumentů do PDF/A bez vytvoření doložky.