Závěrečnou fází skartačního řízení je odstranění entit ze spisové služby. K tomuto kroku lze přistoupit až po ukončení všech předchozích fází skartačního řízení a po splnění podmínek stanovených archivem.
Entity se skartačním znakem S lze zničit pouze na základě souhlasu příslušného archivu. Bez tohoto souhlasu nesmí být dokumenty, spisy ani další entity vyřazeny, a to ani po provedeném skartačním řízení.
V případě analogových dokumentů musí být zničení provedeno tak, aby nebylo možné obnovit jejich obsah ani identifikovat původní dokument.
U archiválií se skartačním znakem A dochází po jejich řádném předání archivu rovněž k odstranění ze spisové služby. Tento krok je možné provést nejdříve po uplynutí zákonné lhůty pro podání případných námitek proti rozhodnutí archivu.
Po smazání zůstávají v modulu Archiv SSL zachována metadata vyřazených entit, včetně identifikátorů přidělených archivem.
Postup smazání dat
- Otevřete detail skartačního řízení.
- Vyplňte číslo jednací nebo JID dokumentu souvisejícího se skartačním řízením.
- Zvolte tlačítko Smazání dat ze spisové služby.
- Zkontrolujte rekapitulaci entit určených ke smazání.
- V případě potřeby zobrazte podrobné seznamy pomocí tlačítka Přehled.
- Potvrďte provedení operace.
Po potvrzení dojde k nevratnému odstranění dokumentů, spisů a dalších entit ze spisové služby.
|
Operaci smazání dat nelze vrátit zpět. Před jejím spuštěním doporučujeme důkladně zkontrolovat seznam entit určených k vyřazení. |
Po úspěšném dokončení přejde skartační řízení do stavu Ukončeno – smazáno.