Skartační řízení

Skartační řízení je proces, při kterém se posuzují dokumenty, spisy a další entity s uplynulou skartační lhůtou. Jeho výsledkem je buď jejich předání do archivu jako archiválií, nebo jejich vyřazení a zničení.

Formu skartačního řízení určuje způsob vedení spisové služby:

• listinné skartační řízení se používá při vedení spisové služby v listinné podobě,
• elektronické skartační řízení se používá při vedení elektronické spisové služby a využívá datové balíčky SIP a komunikaci prostřednictvím Národního archivního portálu (NARP).

Forma dokumentu (analogová nebo digitální) není pro volbu typu skartačního řízení rozhodující.

Co se zařazuje do skartačního řízení

Do skartačního řízení se zařazují:

• vyřízené dokumenty,
• uzavřené spisy,
• uzavřené díly typových spisů,
• vyřazená úřední razítka,

u kterých uplynula stanovená skartační lhůta.

Skartační znaky

• A – archiválie určená k trvalému uložení v archivu.
• S – dokument určený ke zničení.
• V – dokument vyžadující následné posouzení, na jehož základě bude zařazen mezi archiválie (A) nebo dokumenty určené ke zničení (S).

Fáze skartačního řízení

Skartační řízení v KEO4 probíhá ve čtyřech navazujících fázích:

1. Vytvoření skartačního návrhu

V této fázi se vytvoří nové skartační řízení a sestaví se skartační návrh obsahující všechny entity, kterým uplynula skartační lhůta.

Výstupem je:

• skartační návrh pro archiv,
• případně SIP balíčky pro elektronické skartační řízení.

Po dokončení přechází řízení do stavu Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí archivu.

2. Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí archivu

Archiv posoudí předložený návrh a stanoví, které entity:

• budou vybrány za archiválie,
• budou určeny ke zničení,
• je třeba znovu předložit k posouzení.

Rozhodnutí archivu lze v elektronickém skartačním řízení načíst prostřednictvím XML souboru.

Po zapracování všech změn přechází řízení do fáze Příprava dat pro archiv a skartaci.

3. Příprava dat pro archiv a skartaci

V této fázi se připravují archiválie určené k předání archivu.

• V listinném skartačním řízení dochází k fyzickému předání archiválií.
• V elektronickém skartačním řízení se vytvářejí kompletní SIP balíčky a předávají se prostřednictvím Národního archivního portálu.

Po potvrzení převzetí archiválií lze přistoupit k závěrečnému kroku.

4. Smazání dat ze spisové služby

Po splnění všech podmínek a po uplynutí zákonné lhůty lze provést vyřazení dat ze spisové služby.

Dokumenty se skartačním znakem S jsou zničeny a archiválie se znakem A jsou po předání archivu odstraněny ze spisové služby.

Metadata o vyřazených entitách zůstávají zachována v modulu Archiv SSL.

Následující podkapitoly popisují pracovní procesy podrobně.