Při skartačním řízení vedeném v listinné podobě se skartační návrh vytváří ze seznamu ukládacích jednotek zařazených do skartačního řízení.
V detailu skartačního řízení použijte tlačítko Skartační návrh → Příprava ukládacích jednotek.
Zobrazí se přehled ukládacích jednotek rozdělený podle skartačního znaku na záložky:
- Skartační znak A
- Skartační znak V
- Skartační znak S
Na každé záložce jsou zobrazeny ukládací jednotky s příslušným skartačním znakem.
Slučování ukládacích jednotek
Pokud mají ukládací jednotky stejnou:
- věcnou skupinu,
- spisový znak,
- skartační znak,
mohou být v přehledu sloučeny do jednoho řádku. Ve sloupci Množství je v takovém případě uveden počet sloučených ukládacích jednotek.
V případě potřeby lze toto seskupení zrušit tlačítkem Zrušit sloučení ukládacích jednotek.
Zpracování skartačního znaku V
Před odesláním skartačního návrhu nesmí návrh obsahovat ukládací jednotky se skartačním znakem V.
U všech těchto ukládacích jednotek je proto nutné rozhodnout, zda budou:
- předány do archivu se znakem A,
- nebo navrženy ke zničení se znakem S.
Ke změně slouží tlačítko Změna skartačního znaku.
Pokud změna platí pro celou ukládací jednotku, lze ji provést hromadně.
Jestliže se změna týká pouze jednotlivého dokumentu nebo spisu uvnitř ukládací jednotky, je nutné tento dokument nebo spis přeřadit do jiné ukládací jednotky odpovídající novému skartačnímu režimu. Pokud taková ukládací jednotka neexistuje, je třeba vytvořit novou.
Přeřazení se provádí v detailu ukládací jednotky prostřednictvím tlačítka Přeřadit.
Tisk skartačního návrhu
Po kontrole a případné úpravě skartačních znaků lze pomocí tlačítka Tisk skartačního návrhu vytisknout seznam ukládacích jednotek zařazených do skartačního řízení.
Vytištěný přehled tvoří přílohu skartačního návrhu, který je spolu s průvodním dopisem předán příslušnému archivu k posouzení.
Po odeslání skartačního návrhu lze přípravu návrhu ukončit a pokračovat další fází skartačního řízení Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí archivu.