Nabídka Skartace dle trvalého skartačního souhlasu slouží k evidenci a provádění skartací na základě archivem uděleného trvalého skartačního souhlasu. Obsahuje přehled rozpracovaných i již ukončených skartací.
Ukládací jednotky zařazené do věcných skupin, pro které byl udělen trvalý skartační souhlas, nejsou zahrnovány do běžného skartačního řízení.
Založení skartace dle trvalého skartačního souhlasu
Novou skartaci založíte tlačítkem Nový.
Při založení systém automaticky vyhledá ukládací jednotky, jejichž věcná skupina má nastaven trvalý skartační souhlas a u kterých již uplynula skartační lhůta.
Postup
- Klikněte na tlačítko Nový.
- Zadejte název skartace dle trvalého skartačního souhlasu.
- Potvrďte vytvoření tlačítkem Dokončit.
Po založení se otevře detail skartace, ve kterém jsou na samostatných záložkách zobrazeny:
- ukládací jednotky,
- spisy,
- díly typových spisů,
- dokumenty,
- komponenty.
Na záložce Přílohy lze evidovat související dokumenty, zejména rozhodnutí archivu o udělení trvalého skartačního souhlasu nebo další podklady vztahující se ke skartaci.
|
Ukládací jednotky zařazené do věcných skupin s trvalým skartačním souhlasem se nezařazují do standardního skartačního řízení. |
Smazání dat na základě trvalého skartačního souhlasu
Po ověření všech podmínek lze provést odstranění dat pomocí tlačítka Smazání dat v detailu skartace.
Před provedením této akce je nutné vyplnit údaje o vydaném trvalém skartačním souhlasu, zejména:
- číslo jednací,
- JID dokumentu,
- případně další identifikační údaje rozhodnutí.
Po zadání identifikace souhlasu lze provést nevratné odstranění dat obdobně jako při běžném skartačním řízení.
|
Operace smazání dat je nevratná. Před jejím provedením doporučujeme zkontrolovat všechny entity zařazené do skartace. |
Po odstranění dat zůstávají metadata vyřazených entit zachována v modulu Archiv SSL, včetně identifikace použitého trvalého skartačního souhlasu.