Po zapracování všech rozhodnutí archivu přechází skartační řízení do fáze Příprava dat pro archiv a skartaci. V této fázi jsou již všechny entity rozděleny podle výsledného skartačního znaku a připravují se k předání do archivu nebo ke skartaci.
|
Další postup se liší podle formy skartačního řízení. |
Příprava archiválií v listinné podobě
Při listinném skartačním řízení se dokumenty a spisy se skartačním znakem A předávají příslušnému archivu v analogové podobě.
Archiv po převzetí vystaví záznam o převzetí archiválií, jehož součástí je seznam předaných dokumentů, spisů a případně úředních razítek vybraných za archiválie.
Po předání archiválií a vypořádání všech požadavků archivu lze přistoupit k závěrečné fázi skartačního řízení.
Příprava archiválií v elektronické podobě
Při elektronickém skartačním řízení se entity se skartačním znakem A předávají do digitálního archivu prostřednictvím kompletních SIP balíčků.
V detailu skartačního řízení použijte tlačítko:
Data pro archiv a skartaci → Příprava SIP balíčků
Ve formuláři Příprava SIP balíčků označte entity určené k předání a použijte akci:
Akce → Kompletní SIP
Vytvořené SIP balíčky obsahují jak metadata, tak všechny související digitální komponenty.
Kontrola datových formátů
Při vytváření kompletních SIP balíčků systém kontroluje, zda jsou všechny komponenty ve výstupním datovém formátu nebo zda mají k dispozici odpovídající ztvárnění.
Pokud jsou nalezeny komponenty, které těmto požadavkům nevyhovují, zobrazí se jejich přehled.
Potřebné úpravy lze provést na záložce Komponenty, kde jsou k dispozici například akce:
- Konverze do PDF/A s doložkou
- Konverze do PDF/A pro vlastní dokumenty bez doložky
- Ověřit datový formát
- Ověřit zajišťovací prvky
Po odstranění všech zjištěných nedostatků lze vytvoření SIP balíčků zopakovat.
Předání archiválií
Vytvořené kompletní SIP balíčky odešlete prostřednictvím Národního archivního portálu (NARP) příslušnému archivu.
Po převzetí archiválií archiv zpřístupní XML soubor obsahující identifikátory převzatých entit a jejich identifikátory v digitálním archivu.
Načtení záznamu o převzetí archiválií
Po obdržení XML souboru použijte v detailu skartačního řízení tlačítko:
Záznam o převzetí archiválií v XML
Pomocí tlačítka Nový vyberte a načtěte obdržený XML soubor.
Následně použijte tlačítko Převzít identifikátory archivu.
Tím dojde k propojení údajů ve spisové službě s identifikátory přidělenými digitálním archivem.
Současně se dokument Záznam o převzetí archiválií automaticky uloží na záložku Přílohy ke skartačnímu řízení.
Přechod do závěrečné fáze
Po předání archiválií a po uplynutí zákonné lhůty pro případné námitky lze pokračovat tlačítkem Smazání dat ze spisové služby.
Skartační řízení tím přejde do závěrečné fáze Smazání dat ze spisové služby.