V jednotlivých fázích skartačního řízení jsou k dispozici nástroje, které umožňují správu skartačního návrhu, přípravu SIP balíčků, zpracování rozhodnutí archivu a dokončení skartačního řízení.

Fáze Příprava skartačního návrhu

V detailu skartačního řízení jsou k dispozici následující akce:

Skartační návrh

Obsahuje volby:

• Příprava ukládacích jednotek – zobrazení a správa ukládacích jednotek zařazených do skartačního řízení.
• Příprava SIP balíčku – vytvoření a správa SIP balíčků pro elektronické skartační řízení.

Kontrola křížových odkazů

Ověří vazby mezi dokumenty a spisy zahrnutými do skartačního řízení. Pokud některý dokument nebo spis odkazuje na entitu, která není součástí skartačního řízení, je vhodné tuto situaci před odesláním návrhu vyřešit.

Ukončit přípravu skartačního návrhu

Ukončí fázi přípravy návrhu a posune skartační řízení do stavu Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí archivu.

Akce nad seznamem entit

Na záložkách Ukládací jednotky, Ukládací jednotky mimo SSL, Spisy a Díly jsou k dispozici následující akce:

Detail

Otevře detail vybrané entity.

Změna skartačního znaku

Umožňuje změnit skartační znak vybraných entit.

Pozastavení skartační operace

Dočasně vyřadí vybrané entity ze skartačního řízení.

Vyřadit ze skartačního návrhu

Vyřadí označenou entitu ze skartačního návrhu a vrátí ji zpět do evidence spisovny. Při provedení akce je nutné uvést důvod vyřazení.

Vložit do skartačního návrhu

Umožňuje zařadit do skartačního řízení další entity, kterým již uplynula skartační lhůta.

Nový

Na záložce Ukládací jednotky lze vytvořit novou ukládací jednotku.

Fáze Úpravy skartačního návrhu dle rozhodnutí archivu

V této fázi jsou k dispozici následující akce:

Návrat zpět

Vrátí skartační řízení do předchozí fáze.

Skartační návrh

Zpřístupní nástroje pro práci s ukládacími jednotkami nebo SIP balíčky.

Kontrola křížových odkazů

Ověří vazby mezi entitami zařazenými do skartačního řízení.

Nahrát změny rozhodnutí archivu v XML

Umožní načíst rozhodnutí archivu a provést změny skartačních znaků podle dodaného XML souboru.

Příprava dat pro archiv a skartaci

Ukončí fázi úprav skartačního návrhu a posune řízení do další fáze.

Fáze Příprava dat pro archiv a skartaci

V této fázi jsou k dispozici následující akce:

Návrat zpět

Vrátí skartační řízení do předchozí fáze.

Data pro archiv a skartaci

Obsahuje nástroje pro přípravu archivních dat a vytváření kompletních SIP balíčků.

Záznam o převzetí archiválií v XML

Umožňuje načíst XML záznam o převzetí archiválií archivem a převzít identifikátory archivu.

Smazání dat ze spisové služby

Přesune skartační řízení do závěrečné fáze a umožní provést odstranění vyřazených entit ze spisové služby.

Formulář Příprava SIP balíčků

Na záložkách Dokumenty, Spisy a Díly jsou pod tlačítkem Akce dostupné následující operace:

Kontrola metadat

Ověří správnost a úplnost metadat vybraných entit.

SIP pro skartační návrh

Vytvoří SIP balíčky určené pro skartační návrh bez digitálních komponent.

Kompletní SIP

Vytvoří SIP balíčky obsahující metadata i digitální komponenty.

Export SIP balíčků

Exportuje již vytvořené SIP balíčky. Pokud dosud neexistují, systém je nejprve vytvoří.

Smazat XML se skartačním návrhem včetně ZAF

Odstraní vytvořené XML soubory skartačního návrhu.

Zrušit příznak „Předložit k výběru“

Odstraní příznak nastavený na základě rozhodnutí archivu.

Záložka Komponenty

Na záložce Komponenty jsou dostupné následující akce:

Konverze do PDF/A

Převede vybrané komponenty do výstupního datového formátu PDF/A.

Ověřit datový formát

Provede kontrolu datových formátů komponent.

Ověřit zajišťovací prvky

Ověří platnost elektronických podpisů, pečetí a časových razítek.

Detail

Zobrazí detail komponenty.