Pozastavení skartační operace slouží k dočasné ochraně dokumentů a spisů před zařazením do skartačního řízení. Používá se v případech, kdy je nutné dokumenty nadále uchovávat, například z důvodu probíhajícího soudního řízení, kontroly nebo jiné důležité skutečnosti.
Pozastavení nemění skartační režim ani skartační lhůtu. Po dobu jeho platnosti však nelze dokumenty, spisy ani ukládací jednotky zahrnout do skartačního řízení. Pokud během této doby uplyne skartační lhůta, bude po zrušení pozastavení skartační operace možné danou entitu okamžitě zařadit do skartačního řízení.
Pozastavení skartační operace
Akci Pozastavení skartační operace lze použít:
- nad seznamem uložených ukládacích jednotek, kdy se pozastavení vztahuje na všechny dokumenty a spisy v označených ukládacích jednotkách,
- v detailu ukládací jednotky, kde se rovněž vztahuje na celý její obsah,
- v detailu ukládací jednotky na záložkách Dokumenty nebo Spisy, kde lze pozastavení nastavit pouze pro vybrané dokumenty nebo spisy.
|
Při pozastavení vybraných dokumentů nebo spisů je nutné určit ukládací jednotku, do které budou přesunuty. Pokud vhodná ukládací jednotka neexistuje, je možné ji vytvořit přímo během akce. |
Po provedení akce je uživatel vyzván k zadání důvodu pozastavení.
Evidence pozastavené skartace
U ukládacích jednotek obsahujících dokumenty nebo spisy s pozastavenou skartační operací se nezobrazuje údaj Skartační řízení od roku.
V přehledu ukládacích jednotek je tato skutečnost zvýrazněna ve sloupci Skartační řízení od roku a takové ukládací jednotky lze vyhledat pomocí filtru Pozastavena skartace.
Zrušení pozastavení skartační operace
Pozastavení lze zrušit akcí Zrušení pozastavení skartační operace u jedné nebo více označených ukládacích jednotek současně.
Při zrušení je vždy nutné zadat důvod. Po zrušení pozastavení lze dokumenty, spisy nebo ukládací jednotky opět zahrnout do skartačního řízení.