K převzetí

V nabídce K převzetí naleznete seznam ukládacích jednotek, které byly předány ze spisové služby a čekají na převzetí do spisovny.

Pokud je ve společných parametrech spisové služby aktivován parametr Ukládání digitálních spisů a dílů do spisovny samostatně, zobrazují se v této nabídce samostatné přehledy pro:

• ukládací jednotky,
• digitální spisy,
• digitální díly.

Pokud tento parametr aktivní není, zobrazují se všechny položky určené k převzetí v jednom společném přehledu.

Po převzetí jsou položky zařazeny do evidence spisovny a lze s nimi dále pracovat v navazujících nabídkách modulu.

Ukládací jednotky

V tomto přehledu jsou zobrazeny ukládací jednotky, které čekají na převzetí do spisovny.

Nad vybranými ukládacími jednotkami lze provádět následující akce:

• Detail - zobrazí se detail ukládací jednotky.
• Převzít – převezme ukládací jednotku do evidence spisovny.
• Odmítnout – vrátí ukládací jednotku zpět jejímu vlastníkovi.
• Předat do jiné spisovny – použije se v případě, že organizace využívá více spisoven.
• Tisk štítku – vytiskne štítek určený k označení ukládací jednotky.

Všechny uvedené akce je možné provádět jednotlivě i hromadně nad více označenými ukládacími jednotkami.

Převzetí ukládací jednotky

Po převzetí jsou ukládací jednotky zařazeny do evidence spisovny:

• analogové a hybridní ukládací jednotky jsou přesunuty do nabídky Určení umístění, kde jim pracovník spisovny určí jejich fyzické umístění,
• digitální ukládací jednotky jsou zařazeny přímo do nabídky Uloženo ve spisovně.

Pokud měla ukládací jednotka při předání nastavené umístění (lokaci) v modulu Referent, je tato hodnota při převzetí odstraněna. Nové umístění stanovuje pracovník spisovny.

Po převzetí jsou dokumenty a spisy obsažené v ukládací jednotce v modulu Referent označeny kurzívou a jsou dostupné pouze pro čtení. Referent již nemůže zobrazovat jejich detail ani provádět další změny.

Odmítnutí ukládací jednotky

Při odmítnutí je nutné vyplnit důvod odmítnutí.

Odmítnutá ukládací jednotka se vrátí jejímu vlastníkovi do modulu Referent, kde je v seznamu ukládacích jednotek zvýrazněna červenou barvou. Důvod odmítnutí je možné zobrazit v detailu ukládací jednotky pomocí ikony lupy vedle údaje Stav.

Samostatné digitální spisy a díly

Tato nabídka se zobrazuje pouze tehdy, je-li aktivován parametr Ukládání digitálních spisů a dílů do spisovny samostatně.

Samostatné digitální spisy a díly lze:

• Převzít do spisovny,
• Odmítnout a vrátit zpět referentovi.

Akce lze provádět jednotlivě v detailu spisu nebo dílu i hromadně nad více označenými záznamy.

V detailu spisu je rovněž k dispozici tlačítko Tisk, pomocí kterého lze vytisknout detail spisu, obsah spisu nebo dostupné tiskové šablony.

Převzetí samostatných digitálních spisů a dílů

Po převzetí jsou digitální spisy a díly zařazeny přímo do seznamu Uloženo ve spisovně.

Od okamžiku převzetí jsou v modulu Referent dostupné pouze pro čtení. Referent již nemůže zobrazovat jejich detail ani provádět změny. Stejný režim se vztahuje i na dokumenty obsažené v převzatých spisech a dílech.

Odmítnutí samostatných digitálních spisů a dílů

Při odmítnutí je nutné uvést důvod odmítnutí.

Odmítnuté spisy a díly se vrátí jejich vlastníkovi do modulu Referent, kde jsou v přehledu zvýrazněny červenou barvou. Důvod odmítnutí lze zobrazit v detailu spisu nebo dílu pomocí ikony lupy vedle údaje Stav.