Z uložených dokumentů a spisů lze vytvářet SIP balíčky (Submission Information Package) určené pro elektronické skartační řízení a předávání archiválií do digitálního archivu.
Funkce jsou dostupné v přehledu Dokumenty a Spisy prostřednictvím tlačítka Akce.
Kontrola metadat
Před vytvořením SIP balíčků doporučujeme spustit akci Kontrola metadat.
Funkce ověří správnost a úplnost metadat vybraných dokumentů nebo spisů a pomůže odhalit případné nedostatky, které by mohly bránit vytvoření SIP balíčku.
SIP pro skartační návrh
Akce SIP pro skartační návrh vytvoří SIP balíčky určené pro skartační návrh.
Tyto balíčky obsahují pouze metadata dokumentů nebo spisů, nikoliv jejich digitální komponenty.
Postup:
- Označte dokumenty nebo spisy, pro které chcete SIP vytvořit.
- Zvolte akci SIP pro skartační návrh.
- Vyberte umístění, kam budou vytvořené SIP balíčky uloženy.
Kompletní SIP
Akce Kompletní SIP vytvoří SIP balíčky obsahující metadata i všechny připojené digitální komponenty.
Tyto balíčky se používají zejména při předávání dokumentů a spisů s trvalou hodnotou do digitálního archivu po ukončení skartačního řízení.
Postup vytvoření je stejný jako u SIP pro skartační návrh:
- Označte požadované dokumenty nebo spisy.
- Zvolte akci Kompletní SIP.
- Vyberte umístění pro uložení vytvořených balíčků.
Podrobnější informace o využití SIP balíčků ve skartačním řízení naleznete v kapitole Skartační řízení.