Nabídka Číselníky slouží ke správě pomocných evidencí využívaných modulem Spisovna.
Typy ukládacích jednotek
Číselník Typy ukládacích jednotek slouží k evidenci druhů ukládacích jednotek používaných ve spisovně, například kartonů, pořadačů, archivních krabic nebo jiných evidovaných typů.
Uživatel s právem Správce SSL (SSLJDR011) může:
- vytvářet nové typy ukládacích jednotek pomocí tlačítka Nový,
- upravovat existující záznamy pomocí tlačítka Detail.
Typy ukládacích jednotek se následně používají při zakládání a správě ukládacích jednotek ve spisovně.
Umístění
Číselník Umístění slouží k evidenci fyzických úložných míst ve spisovně a může mít stromovou strukturu, kdy nadřízený uzel může obsahovat podřízené položky.
Doporučuje se vytvořit strukturu umístění odpovídající skutečnému uspořádání spisovny, například:
Vytvoření umístění
Nové lokační místo lze založit:
- kliknutím pravým tlačítkem myši na kořenový uzel Umístění,
- nebo kliknutím pravým tlačítkem myši na již existující lokační místo.
Následně zvolte akci Nový, zadejte název umístění a potvrďte tlačítkem Uložit.
Stejným způsobem lze jednotlivá umístění také upravovat nebo odstraňovat.
Reorganizace umístění
Pokud dojde k fyzickému přesunu většího množství ukládacích jednotek, lze využít funkci Reorganizace umístění.
Tato funkce umožňuje hromadně změnit umístění ukládacích jednotek, například při stěhování dokumentů mezi regály, skříněmi nebo místnostmi.
Postup
- Spusťte akci Reorganizace umístění.
- Vyberte původní umístění, ze kterého budou ukládací jednotky přesunuty.
- Vyberte cílové umístění.
- Zvolte ukládací jednotky, které chcete přesunout. Pokud žádný výběr neprovedete, budou přesunuty všechny ukládací jednotky v daném umístění.
- Potvrďte provedení reorganizace.
Po dokončení akce se u vybraných ukládacích jednotek automaticky aktualizuje údaj o jejich umístění.