V této nabídce jsou evidovány žádosti o schválení v rámci předběžné řídicí kontroly před vznikem závazku a pohledávky. Jedná se zejména o žádosti ke schválení objednávek vytvořených v modulu KEO4 Účetnictví.
V základní nabídce se zobrazují všechny žádosti bez ohledu na jejich stav. Pro snadnější práci jsou k dispozici následující pohledy a akce:
Žádosti o schválení
Zobrazuje žádosti, které byly předloženy ke schválení pracovnímu místu aktuálně přihlášenému do systému KEO4.
Schválit žádost
Umožňuje hromadné schválení více žádostí najednou. Označte požadované žádosti a následně použijte akci Schválit žádost.
Vystavené žádosti
Zobrazuje žádosti, které vytvořilo pracovní místo aktuálně přihlášené do systému KEO4.
Nový
Slouží k vytvoření vlastní žádosti o schválení před vznikem závazku nebo pohledávky. Touto cestou lze předložit ke schválení například mzdové předpisy, smlouvy nebo jiné dokumenty, které nepřicházejí z jiného modulu KEO4.
Vyřízené žádosti
Zobrazuje žádosti, které byly již vyřízeny pracovním místem aktuálně přihlášeným do systému KEO4.
Jak pořídit novou žádost ke schválení
Novou žádost ke schválení objednávky vytvoříte v modulu KEO4 Účetnictví v detailu objednávky na záložce Žádosti pomocí tlačítka Nový.
Po stisknutí tlačítka se zobrazí formulář, ve kterém v levé části vyberete jedno nebo více pracovních míst, která budou objednávku schvalovat. Dále nastavíte způsob vyřízení (oběh žádanky) a případně termín pro schválení.
Vyberte vzor
Pole Vyberte vzor slouží pro zjednodušení opakovaného zadávání schvalovacích procesů. Pokud ve vaší organizaci používáte více typů schvalovacích postupů, můžete si připravit různé vzory obsahující schvalující pracovní místa i nastavení způsobu vyřízení.
Po výběru vzoru se údaje žádosti automaticky předvyplní podle uloženého nastavení.
Pokud vzor nevyberete, můžete jednotlivá pracovní místa přidat ručně pomocí tlačítka Nový a pro každé z nich nastavit požadovaný způsob vyřízení.
Zastupování schvalování žádostí
Pokud potřebujete zajistit schvalování žádostí i během nepřítomnosti schvalující osoby, lze ke schvalujícímu pracovnímu místu nastavit jednoho nebo více zástupců.
Postup nastavení zastupování:
- Při vystavování žádosti klikněte u pole Vyberte vzor na tlačítko ….
- Pokud ještě nemáte vytvořený vzor, založte jej pomocí tlačítka Nový. U existujícího vzoru otevřete jeho Detail.
- Ve spodní části formuláře vyberte schvalující pracovní místo, pro které chcete nastavit zastupování.
- Klikněte na tlačítko Nastavit zástup.
- Vyberte osobu nebo osoby, které budou schvalujícího zastupovat.
- Nastavení uložte.
Při vystavení žádosti je následně žádost odeslána jak původnímu schvalujícímu, tak všem nastaveným zástupcům. Žádost však může schválit nebo zamítnout pouze jedna z těchto osob. Jakmile je žádost vyřízena, ostatním oprávněným osobám se již přestane zobrazovat.
 | Pokud do již existujícího vzoru doplníte zastupování některého pracovního místa, projeví se tato změna také ve všech dosud vytvořených žádostech, které tento vzor používají. Jestliže některá z těchto žádostí ještě nebyla vyřízena, bude nově odeslána i zastupující osobě. Pro příležitostné zastupování proto doporučujeme vytvořit samostatný vzor, který budete používat pouze v případech, kdy je zastupování potřeba. |
Způsob vyřízení
Způsob vyřízení určuje, jakým způsobem bude probíhat schvalování žádosti v případě, že je k ní přiřazeno více schvalujících pracovníků nebo pracovních míst.
K dispozici jsou následující varianty:
Jednoduchý
Žádost se po vystavení okamžitě zobrazí všem schvalujícím pracovníkům uvedeným v žádosti. Všichni mohou provést schválení současně, bez ohledu na postup ostatních schvalujících osob.
Postupný
Žádost se nejprve zobrazí prvnímu schvalujícímu pracovníkovi v pořadí. Dalšímu schvalujícímu se žádost zpřístupní až po schválení předchozím pracovníkem. Schvalování tak probíhá postupně podle nastaveného pořadí.
| Pokud si přejete, aby byli uživatelé upozorňováni na nové žádosti ke schválení objednávek, nastavte notifikace v nabídce Parametry. |
 | Po vystavení žádosti již nelze měnit dokument, který je předmětem schvalování. Pokud je potřeba dokument upravit, je nutné původní žádost vyřídit nebo zrušit a následně vytvořit novou žádost ke schválení. |
Jak schválit / zamítnout žádost ke schválení
Žádosti, které čekají na vaše vyřízení, naleznete v levém stromu nabídek v části Žádosti k vyřízení. Počet nevyřízených žádostí je zobrazen v závorce přímo u této nabídky.
Schválení jedné žádosti
Otevřete detail žádosti pomocí tlačítka Detail.
Možnosti práce s přiloženým dokumentem závisí na vašich oprávněních k objednávce nebo dokladu:
- Pokud nemáte oprávnění k otevření objednávky nebo dokladu, můžete si zobrazit pouze detail přiloženého dokumentu prostřednictvím ikony sponky.
- Pokud máte právo na prohlížení objednávky nebo dokladu, můžete si zobrazit také detail příslušného formuláře.
V detailu žádosti jsou k dispozici následující akce:
Schválit
Stav žádosti se změní na Schváleno. Pokud máte nastavený elektronický podpis, případně viditelný elektronický podpis, zobrazí se nabídka pro elektronické podepsání dokumentu.
Zamítnout
Stav žádosti se změní na Zamítnuto.
| Pokud chcete, aby byl autor žádosti automaticky informován o zamítnutí objednávky nebo jiného dokumentu, nastavte příslušné notifikace v nabídce Parametry. |
Storno
Uzavře detail žádosti bez provedení schválení nebo zamítnutí.
Hromadné schválení žádostí
Pokud potřebujete schválit více žádostí najednou, označte požadované záznamy v seznamu a v nástrojové liště klikněte na tlačítko Schválit žádosti.
Při hromadném schvalování:
- všechny označené žádosti budou schváleny jedním krokem,
- pokud máte nastavený elektronický podpis, budou příslušné dokumenty automaticky elektronicky podepsány,
- pokud používáte viditelný elektronický podpis a máte v parametrech zapnutou volbu Při hromadném schvalování podepisovat viditelným podpisem, bude použit viditelný podpis podle nastavené pozice podpisu.
Nastavení elektronického podepisování a viditelného podpisu najdete v kapitolách věnovaných konfiguraci elektronického podpisu a parametrům Podpisové knihy.
Co se zamítnutou žádostí
Při zamítnutí žádosti je nutné vyplnit pole Komentář, ve kterém schvalující uvede důvod zamítnutí. Tento komentář slouží jako informace pro autora dokumentu a pomáhá určit, jaké úpravy je potřeba provést před dalším schvalováním.
Autor objednávky může následně v detailu objednávky na záložce Žádosti použít tlačítko Akceptovat zamítnutí. Tím potvrdí, že se s důvodem zamítnutí seznámil, a současně se mu zpřístupní možnost vytvořit novou žádost ke schválení, tedy zahájit nové schvalovací řízení.
|
|
Dokud není zamítnutí akceptováno, není možné vytvořit novou žádost ke schválení. |
|
|
Dokument, který je předmětem schvalování, lze znovu upravovat až po provedení akce Akceptovat zamítnutí. Teprve poté lze provést potřebné změny a dokument znovu předložit ke schválení.
|
Stavy žádosti
Jednotlivé stavy žádostí o schválení objednávky jsou:
Bez ikony | Pokud ve sloupečku Žádosti není žádná ikona, znamená to, že k objednávce nebyla vytvořena žádná žádost ke schválení. |
| Žlutá ikona znázorňuje dosud nevyřízené žádosti ke schválení. |
| Žlutá ikona s vykřičníkem znázorňuje žádost o schválení, která není dosud vyřízena a současně již uplynul termín jejího vyřízení. |
| Zelená ikona znázorňuje schválené žádosti ke schválení. |
| Červená ikona znázorňuje zamítnutou žádost ke schválení. |
