Měsíční evidence

Harmonogram pracovní doby

Nabídka Harmonogram pracovní doby zobrazuje měsíční rozvrh pracovní doby zaměstnance a slouží k evidenci skutečně odpracované doby, překážek v práci a dalších údajů potřebných pro zpracování mezd.

V kalendářním přehledu jsou jednotlivé dny odlišeny podle svého charakteru:

  • běžný pracovní den je zobrazen černým písmem na bílém podkladu,
  • státní svátek je zobrazen černým tučným písmem na bílém podkladu,
  • sobota je zobrazena černým písmem na šedém podkladu,
  • neděle je zobrazena černým tučným písmem na šedém podkladu,
  • dny před vznikem pracovního vztahu nebo po jeho ukončení jsou zobrazeny červeně.

V harmonogramu lze současně sledovat:

  • plánovanou pracovní dobu,
  • skutečně odpracovanou dobu,
  • práci v noci,
  • překážky v práci (například dovolenou nebo dočasnou pracovní neschopnost),
  • práci na dálku,
  • práci ve svátek.
Information Harmonogram pracovní doby je dostupný u pracovních poměrů, dohod o pracovní činnosti (DPČ) a dohod o provedení práce (DPP).

Práce ve svátek

Pokud zaměstnanec vykonával práci ve státní svátek, otevřete detail příslušného dne a zadejte počet skutečně odpracovaných hodin.

Program následně zohlední odpracovanou dobu při výpočtu příplatků nebo náhrad souvisejících s prací ve svátek.

Jestliže zaměstnanec nebude mít práci ve svátek proplacenu a bude za ni čerpat náhradní volno, zrušte zaškrtnutí volby Proplatit.

Práce na dálku

V detailu jednotlivých dnů lze evidovat také počet hodin odpracovaných formou práce na dálku.

Tyto údaje slouží především pro evidenční účely a umožňují oddělit práci vykonanou na pracovišti od práce vykonané mimo pracoviště zaměstnavatele.

Práce na dálku může být vykonávána pouze na základě dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.

Neodpracovaná doba

Nabídka Neodpracovaná doba slouží k evidenci překážek v práci a dalších skutečností, které snižují nebo nahrazují odpracovanou dobu zaměstnance v daném měsíci.

V této evidenci lze pořizovat a následně kontrolovat všechny druhy nepřítomností, které vstupují do zpracování mezd, výpočtu náhrad mzdy, dovolené a dalších pracovněprávních nároků.

Prostřednictvím této agendy lze evidovat například:

  • dovolenou,
  • dočasnou pracovní neschopnost (DPN),
  • karanténu,
  • neomluvenou absenci,
  • návštěvu lékaře,
  • překážky v práci na straně zaměstnance,
  • překážky v práci na straně zaměstnavatele,
  • další typy nepřítomností podle nastavení programu.

Nový záznam založíte pomocí tlačítka Nový a následně vyberete typ překážky, období jejího trvání a další související údaje.

Evidence neodpracované doby je úzce propojena s harmonogramem pracovní doby, výpočtem mezd, nárokem na dovolenou i tvorbou zákonných výkazů.

Záložka je dostupná u pracovních poměrů, uvolněných zastupitelů, dohod o pracovní činnosti (DPČ) a dohod o provedení práce (DPP).

Odměny z dohod / funkční odměny

Nabídka Odměny z dohod / funkční odměny slouží k evidenci odměn za aktuální mzdové období. Záznamy se vytvářejí automaticky na základě údajů evidovaných ve stálé evidenci na pracovním vztahu v nabídce Odměny.

Charakter evidovaných údajů závisí na typu pracovního vztahu.

Dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti

U pracovních vztahů typu DPP a DPČ se evidují:

  • skutečně odpracované hodiny za daný měsíc,
  • výše odměny za aktuální období.

Na základě zadaných hodnot program provede výpočet měsíční odměny.

Funkční odměny

U pracovních vztahů typu:

  • uvolněný zastupitel,
  • neuvolněný zastupitel,
  • člen výboru,
  • člen volební komise,

se eviduje pouze výše měsíční odměny připadající na dané období.

Pořízené údaje následně vstupují do výpočtu mzdy a souvisejících odvodů.

Záložka je dostupná pouze u pracovních vztahů typu DPP, DPČ, uvolněný zastupitel, neuvolněný zastupitel, člen výboru a člen volební komise. U pracovních poměrů je odměňování zpravidla řešeno prostřednictvím platového výměru.

 

Přesčasy

Nabídka Přesčasy slouží k evidenci práce přesčas, jejímu proplácení nebo čerpání náhradního volna. Současně umožňuje sledovat stav jednotlivých přesčasů a jejich vypořádání.

Nový záznam přesčasu můžete založit ručně nebo může vzniknout na základě údajů zadaných v harmonogramu pracovní doby a dalších evidencích.

Při zpracování mezd program zohledňuje počet evidovaných hodin přesčasové práce a podle nastavení vypočítá příslušný příplatek nebo nárok na náhradní volno.

Záložka je dostupná u pracovních poměrů, dohod o provedení práce (DPP) a dohod o pracovní činnosti (DPČ).

Přesčasy u DPP a DPČ

U dohod konaných mimo pracovní poměr neslouží evidence primárně pro klasickou evidenci přesčasové práce, ale zejména pro zachycení práce ve svátek.

Pokud zaměstnanec pracující na DPP nebo DPČ vykonával práci ve svátek, lze zde evidovat počet odpracovaných hodin. Program následně zohlední nárok na příplatek za práci ve svátek nebo případné náhradní volno.

Vypořádání přesčasů

U přesčasů z minulých období, které byly vypořádány mimo evidenci programu KEO4, lze v detailu záznamu zaškrtnout volbu Vypořádáno mimo evidenci.

Tuto možnost využijete například v situaci, kdy:

  • bylo zaměstnanci poskytnuto náhradní volno mimo evidenci programu,
  • přesčas byl vypořádán jiným způsobem a nemá již vstupovat do dalších výpočtů,
  • potřebujete uzavřít starší evidovaný přesčas bez dopadu do aktuálního zpracování mezd.

Označené přesčasy jsou považovány za vypořádané a program je nadále nezahrnuje do přehledů nevyčerpaných přesčasů.

 

Příplatky

Nabídka Příplatky slouží k evidenci příplatků, které nejsou součástí platového výměru a současně nevznikají automaticky na základě harmonogramu pracovní doby.

Jedná se o příplatky, jejichž výši nebo rozsah je potřeba zadat ručně pro konkrétní mzdové období.

Prostřednictvím této evidence lze pořizovat zejména:

  • příplatek za práci ve ztíženém pracovním prostředí,
  • příplatek za přímou pedagogickou činnost.

Nový záznam založíte pomocí tlačítka Nový a následně vyplníte požadované údaje podle typu příplatku.

Zadané příplatky vstupují do výpočtu mzdy za příslušné období a jsou zohledněny při výpočtu odvodů, zaúčtování i tiskových výstupech.

Ostatní druhy příplatků se pořizují odlišným způsobem. Příplatky stanovené dlouhodobě se evidují na platovém výměru a příplatky závislé na skutečně odpracované době (například práce ve svátek, v noci nebo o víkendu) program vypočítává automaticky na základě údajů z harmonogramu pracovní doby.


Benefity a odměny měsíční

Nabídka Benefity a odměny měsíční slouží k evidenci jednorázových plnění a mimořádných odměn poskytovaných zaměstnanci v konkrétním mzdovém období.

Na rozdíl od stálé evidence se jedná o záznamy, které se vztahují pouze k aktuálnímu měsíci a nejsou automaticky přenášeny do dalších období.

Pomocí této evidence lze pořizovat například:

  • roční odměny,
  • mimořádné odměny,
  • ošatné,
  • jednorázové příspěvky zaměstnavatele,
  • další benefity a plnění poskytnutá v konkrétním měsíci.

Nový záznam založíte pomocí tlačítka Nový. Zadané částky následně vstupují do výpočtu mzdy za příslušné období a promítají se do souvisejících výstupů a zaúčtování.

Pravidelně se opakující benefity a plnění je vhodné evidovat ve stálé evidenci, odkud se automaticky přenášejí do jednotlivých měsíců. Záložka Benefity a odměny měsíční je určena především pro mimořádná a jednorázová plnění.

 

Výjimky zaúčtování měsíční

Nabídka Výjimky zaúčtování měsíční slouží k evidenci výjimek zaúčtování platných pouze pro aktuální mzdové období.

Při založení nového období program automaticky vytvoří měsíční výjimky z aktivních záznamů ve stálých výjimkách zaúčtování. Tyto záznamy lze následně pro konkrétní měsíc upravit, doplnit nebo vytvořit nové bez vlivu na stálé nastavení pracovního vztahu.

Měsíční výjimky umožňují rozdělit mzdové náklady mezi různé:

  • organizační jednotky,
  • zdroje financování,
  • účelové znaky,
  • nástroje,
  • paragrafy,
  • účetní účty,
  • další účetní dimenze.

Používají se zejména v případech, kdy je potřeba zaúčtovat část mzdy odlišně pouze v jednom konkrétním období, například z důvodu:

  • dočasného financování z projektu,
  • čerpání dotace,
  • zástupu za jiného zaměstnance,
  • jednorázového rozúčtování nákladů na jiné středisko nebo organizační jednotku.

Nové výjimky lze zakládat, upravovat i ukončovat přímo v aktuálním měsíci bez změny stálého nastavení pracovního vztahu.

Měsíční výjimky mají přednost před běžným zaúčtováním pracovního vztahu a ovlivňují zaúčtování mezd pouze ve zvoleném období. Po založení nového měsíce se přenášejí pouze výjimky evidované ve stálé evidenci.