Agenda Osobní karty slouží k evidenci základních personálních údajů zaměstnanců. Každý zaměstnanec je v systému veden prostřednictvím jedné osobní karty, ke které lze následně založit jeden nebo více pracovních vztahů.
Přehled je rozdělen do dvou záložek:
- Osobní karty – obsahuje seznam zaměstnanců a jejich osobních karet.
- Kontakty – zobrazuje souhrnný seznam kontaktů evidovaných na osobních kartách.
Záložka Osobní karty
V horní části okna je k dispozici rychlý filtr, pomocí kterého lze zobrazit aktivní, archivní nebo všechny osobní karty.
Na osobní kartě se evidují zejména:
- základní a kontaktní údaje zaměstnance,
- rodinní příslušníci,
- vzdělání a předchozí praxe,
- zdravotní pojišťovna,
- údaje o důchodu,
- slevy na dani,
- srážky a exekuce,
- zálohy na mzdu.
Osobní karta obsahuje pouze údaje vztahující se k zaměstnanci jako osobě. Údaje o konkrétním pracovním vztahu, odměňování a dalších pracovněprávních skutečnostech se evidují na kartách pracovních vztahů. K jedné osobní kartě lze založit libovolný počet pracovních vztahů.
V detailu osobní karty jsou k dispozici funkce pro správu zaměstnance, tisk dokumentů a zpracování mezd.
Nástrojová lišta
 |
Funkce Předchozí, Další, Obnovit, Filtr či Historie - viz obecný popis. |
Nový
Nového zaměstnance založíte pomocí průvodce, který vás provede zadáním základních údajů, adresy, daňového nastavení a údajů pro zdravotní pojištění.
Pracovní postup
- Otevřete nabídku Zaměstnanci → Osobní karty.
- Klikněte na tlačítko Nový.
- Vyplňte jednotlivé kroky průvodce.
- Po dokončení průvodce klikněte na tlačítko Dokončit.
Krok 1 ze 4 – Základní údaje
V prvním kroku vyplňte základní identifikační údaje zaměstnance:
- osobní číslo,
- rodné číslo,
- jméno a příjmení,
- rodné příjmení,
- datum a místo narození,
- státní příslušnost,
- nejvyšší dosažené vzdělání.
Pokud zaměstnanci dosud nebylo přiděleno rodné číslo, zaškrtněte volbu Rodné číslo ještě nebylo přiděleno.
Krok 2 ze 4 – Adresy
Ve druhém kroku vyplňte adresu trvalého pobytu zaměstnance.
Adresu můžete vyhledat pomocí pole Hledat adresu, případně zadat jednotlivé adresní údaje ručně.
Pokud zaměstnanec používá jinou doručovací adresu, rozbalte část Kontaktní adresa a vyplňte příslušné údaje.
Podrobná práce s vyplňováním adresy je popsaná v kapitole: Kontaktní údaje.
Krok 3 ze 4 – Slevy
Ve třetím kroku nastavte základní údaje pro výpočet daně:
- podepsané Prohlášení k dani,
- slevu na poplatníka,
- průkaz ZTP/P,
- zdravotní stav,
- případnou slevu na invaliditu.
Tyto údaje budou automaticky zohledněny při výpočtu mzdy.
Krok 4 ze 4 – Zdravotní pojištění
V posledním kroku vyplňte údaje potřebné pro výpočet zdravotního pojištění.
Zadejte:
- zdravotní pojišťovnu zaměstnance,
- případně informaci, že je zaměstnanec pojištěn v zahraničí,
- zda má být zaměstnanec zahrnován do výkazů zdravotní pojišťovny.
Následně pomocí tlačítka [...] u položky Výpočet zdravotního pojištění založte nový záznam a zadejte:
- datum platnosti nastavení,
- způsob stanovení vyměřovacího základu.
K dispozici jsou dvě možnosti:
- Minimální vyměřovací základ – zdravotní pojištění se posuzuje s ohledem na minimální vyměřovací základ.
- Skutečný výdělek – zdravotní pojištění se odvádí ze skutečně dosaženého příjmu. Tato varianta se používá například u osob, za které je plátcem pojistného také stát.
Po uložení nastavení zdravotního pojištění dokončete průvodce tlačítkem Dokončit.
|
Založením osobní karty vznikne evidence zaměstnance. Údaje o zaměstnání, platovém zařazení a odměňování se evidují až na kartě pracovního vztahu a platovém výměru, tedy karty, které je potřeba následně založit. |
Detail
Popis jednotlivých údajů v detailu osobní karty najdete v následujících podkapitolách.
Výpočet mzdy
Pomocí tlačítka Výpočet mzdy lze spustit výpočet mzdy zaměstnance za aktuální období.
V nabídce Tisk jsou k dispozici například:
- opis osobní karty,
- výplatní lístek,
- mzdový list,
- předejka pro OSSZ,
- dohoda o odpovědnosti,
- osobní dotazník.
Akce / Načíst údaje OIČ a IDPPV
Akce Načíst údaje OIČ a IDPPV slouží k hromadnému doplnění osobních identifikačních údajů zaměstnanců z dat získaných od České správy sociálního zabezpečení.
Program umožňuje načíst soubor ve formátu CSV, který byl exportován z ePortálu ČSSZ. Po úspěšném načtení jsou k příslušným zaměstnancům a pracovním vztahům automaticky doplněny údaje:
- OIČ (Osobní identifikační číslo),
- IDPPV (Identifikátor pracovněprávního vztahu).
Tyto údaje jsou následně využívány zejména pro komunikaci s Českou správou sociálního zabezpečení a pro elektronická podání.
Pracovní postup
- Zvolte akci Načíst údaje OIČ a IDPPV.
- Vyberte CSV soubor stažený z ePortálu ČSSZ.
- Potvrďte načtení souboru.
- Program provede kontrolu a pokusí se dohledat odpovídající zaměstnance a pracovní vztahy.
- Nalezeným záznamům automaticky doplní hodnoty OIČ a IDPPV.
Kontrola načtení
Pokud se při zpracování souboru vyskytnou problémy, program vytvoří sestavu s podrobným přehledem nalezených chyb.
Mezi nejčastější důvody neúspěšného načtení patří:
- zaměstnanec nebyl v evidenci nalezen,
- pracovní vztah nebyl jednoznačně dohledán,
- soubor není ve správném formátu,
- načítané údaje neodpovídají údajům evidovaným v programu.
|
Před načtením doporučujeme ověřit správnost rodných čísel, osobních údajů a pracovních vztahů zaměstnanců. Tím se minimalizuje počet záznamů, které nebude možné automaticky spárovat. |
Insolvenční rejstřík
Tlačítko Insolvenční rejstřík umožňuje provést kontrolu všech aktivních zaměstnanců vůči veřejnému insolvenčnímu rejstříku. Pokud je u některého zaměstnance nalezen odpovídající záznam, program vytvoří sestavu Přehled zaměstnanců se záznamem v insolvenčním rejstříku.
Záložka Kontakty
Záložka Kontakty zobrazuje souhrnný seznam kontaktů evidovaných na osobních kartách. Při použití filtru v záložce Osobní karty se zobrazí pouze kontakty zaměstnanců odpovídajících aktuálnímu výběru.
Kontakty lze přímo z této záložky vytisknout nebo exportovat do formátu Microsoft Excel pomocí tlačítek v záhlaví seznamu.