Číselník Typy smluv slouží k rozdělení smluv do jednotlivých kategorií podle potřeb organizace. Typy smluv si můžete představit například jako jednotlivé složky nebo šanony, do kterých jsou smlouvy členěny v listinné podobě.
U každého typu smlouvy lze definovat:
- zda se jedná o závazkovou smlouvu nebo smlouvu, ze které vzniká pohledávka,
- názvy smluvních stran zobrazované na kartě smlouvy,
- způsob číslování smluv,
- výchozí nastavení upozornění na konec platnosti smlouvy,
- práva přístupu jednotlivých uživatelů k danému typu smluv,
- vazbu na KEO4 Spisovou službu,
- vlastní doplňující údaje, které se budou zobrazovat na kartě smlouvy.
Správné nastavení typů smluv umožňuje přizpůsobit evidenci smluv interním procesům organizace a zajistit přehledné oddělení jednotlivých skupin smluv.
Údaj | Popis |
|---|---|
Pořadí | Údaj Pořadí určuje, v jakém pořadí se budou jednotlivé typy smluv zobrazovat v levém navigačním panelu pod nabídkou Smlouvy.
Pomocí tohoto údaje si můžete uspořádat nabídku typů smluv tak, aby nejčastěji používané kategorie byly v seznamu zobrazeny na začátku. |
Název | Do pole Název zadejte vlastní pojmenování typu smlouvy. Název slouží především pro orientaci uživatelů v programu a zobrazuje se například v levém navigačním panelu a při práci se smlouvami. Tento údaj je určen pouze pro interní potřeby evidence smluv a nevstupuje do tiskových sestav, šablon ani výstupních dokumentů. Název proto můžete zvolit tak, aby co nejlépe odpovídal způsobu členění smluv ve vaší organizaci. |
Zkratka | Vyplňte zkratku a můžete ji použít jako součást čísla smluv - viz nastavení masky. |
Druh | Druh smluvního vztahu - závazek, pohledávka nebo jiný. |
Název smluvní strany 1 | Vyplňte označení, pod kterým bude v detailu smlouvy zobrazována Smluvní strana 1. Název přizpůsobte charakteru daného typu smlouvy, například:
Implicitní hodnotaPokud u tohoto typu smlouvy často používáte stejného smluvního partnera, můžete vybrat implicitní hodnotu. Vybraný subjekt se pak bude při pořizování nových smluv automaticky předvyplňovat do pole Smluvní strana 1. |
Název smluvní strany 2 | Vyplňte označení, pod kterým bude v detailu smlouvy zobrazována Smluvní strana 2. Název přizpůsobte charakteru daného typu smlouvy, například:
Implicitní hodnotaPokud chcete, aby se při pořizování nových smluv automaticky doplňoval konkrétní subjekt do pole Smluvní strana 2, nastavte jej jako implicitní hodnotu. Tento subjekt bude následně předvyplněn u nově zakládaných smluv daného typu. |
Upozornit na konec platnosti smlouvy X dnů předem | Zadejte počet dnů, s jakým předstihem chcete být upozorněni na blížící se konec platnosti smluv tohoto typu. Zadaná hodnota se při pořizování nové smlouvy automaticky předvyplní do údaje Upozornit na konec platnosti smlouvy X dnů předem na kartě smlouvy. Uživatel ji může v konkrétní smlouvě podle potřeby změnit. Pokud je v Parametrech zapnuta volba Upozornění na končící smlouvy při zapnutí modulu, program při spuštění modulu Evidence smluv zobrazí přehled smluv, kterým končí platnost v zadaném časovém předstihu. |
KEO4 Spisová služba - typ dokumentu | Tento údaj se využívá při propojení modulu Evidence smluv s KEO4 Spisovou službou. Vyberte typ dokumentu, který odpovídá danému typu smlouvy. Při zakládání smlouvy pomocí akce Nový / Nový ze Spisové služby budou následně nabízeny pouze dokumenty s tímto typem dokumentu. Pokud pole KEO4 Spisová služba - typ dokumentu nevyplníte, budou se při zakládání smlouvy ze Spisové služby nabízet dokumenty všech typů, ke kterým má uživatel oprávnění. Nastavením typu dokumentu můžete výběr dokumentů omezit pouze na relevantní záznamy a zjednodušit tak práci uživatelům při pořizování smluv ze Spisové služby. |
Záložka Karta smlouvy - doplňující údaje | Na záložce Karta smlouvy - doplňující údaje můžete definovat vlastní údaje, které budou evidovány u smluv daného typu nad rámec standardně dodávaných položek. Tato funkce umožňuje přizpůsobit evidenci smluv specifickým požadavkům vaší organizace. Můžete si například evidovat interní identifikátory, technické údaje, informace o majetku, čísla projektů nebo jiné údaje, které nejsou součástí základní karty smlouvy. Nastavené položky se následně automaticky zobrazí na záložce Doplňující údaje v detailu smlouvy, kde je lze při pořizování a editaci smluv vyplňovat. Podrobný popis nastavení doplňujících údajů naleznete v kapitole Karta smlouvy - doplňující údaje. |
Záložka Práva | Na záložce Práva nastavíte, kteří uživatelé mají přístup ke smlouvám daného typu a v jakém rozsahu s nimi mohou pracovat. Jedná se o práva k datům konkrétního typu smlouvy, která jsou nezávislá na běžných právech k modulům a nabídkám nastavovaným v administraci systému. Pomocí tlačítka Přiřadit práva můžete přidělit oprávnění jednotlivým pracovním místům, organizačním jednotkám nebo skupinám pracovních míst. Režimy přístupuBez přiděleného právaPokud pracovní místo ani organizační jednotka nemá pro daný typ smlouvy přidělené žádné oprávnění:
ProhlíženíUživatel má právo smlouvy zobrazovat, nemůže je však upravovat.
EditaceUživatel může smlouvy daného typu:
Při založení nového typu smlouvy je automaticky přiděleno právo Editace pracovnímu místu uživatele, který typ smlouvy vytvořil. Pokud budou z typu smlouvy odebrána všechna práva, nebudou smlouvy tohoto typu viditelné žádnému uživateli. Správce může situaci napravit opětovným nastavením práv v číselníku Typy smluv. |
Hromadné nastavení práv
Práva lze nastavovat jednotlivě v detailu typu smlouvy nebo hromadně pro více typů smluv najednou.
- V přehledu označte typy smluv, kterým chcete práva přidat.
- Stiskněte tlačítko Nastavit práva.
- V prvním kroku průvodce vyberte požadovaný režim přístupu.
- Ve druhém kroku vyberte pracovní místa, organizační jednotky nebo skupiny pracovních míst, kterým chcete práva přidělit.
- Stiskněte tlačítko Dokončit.
Pokud již některá oprávnění existují, nově vybraná práva se k nim přidají. Původní nastavení zůstane zachováno.
Převzít z distribučního číselníku
Funkce Převzít z distribučního číselníku slouží k obnovení vybraných záznamů do stavu dodávaného výrobcem programu. Využijete ji například v případě, kdy chcete zrušit vlastní úpravy a vrátit vybrané položky do původního nastavení.
- Stiskněte tlačítko Převzít z distribučního číselníku.
- V zobrazeném okně vyberte záznamy, které chcete obnovit, a přesuňte je do pravé části okna.
- Stiskněte tlačítko Dokončit.
Program načte aktuální verzi vybraných záznamů z distribučního číselníku a nahradí jimi jejich stávající nastavení.
Pokud již v číselníku existuje záznam se stejným názvem, bude jeho obsah přepsán hodnotami z distribučního číselníku.