Nabídka Smlouvy slouží k přehledu a správě všech evidovaných smluv. Smlouvy jsou v levém navigačním panelu rozděleny podle jednotlivých typů smluv, což umožňuje rychlou orientaci a práci pouze s vybranou skupinou smluv.

Nadřazená nabídka Smlouvy zobrazuje smlouvy všech typů. Jednotlivé podnabídky odpovídají položkám číselníku Typy smluv a obsahují pouze smlouvy daného typu.

V přehledu jsou k dispozici dvě záložky:

Smlouvy – obsahuje seznam smluv odpovídajících zvolenému filtru nebo typu smlouvy.
Dokumenty – zobrazuje dokumenty navázané na smlouvy zobrazené na záložce Smlouvy.

Smlouvy

Přehled smluv umožňuje:

pořizovat nové smlouvy,
vyhledávat a filtrovat evidované smlouvy,
sledovat jejich stav a dobu platnosti,
otevírat detail smlouvy a provádět jeho úpravy,
tisknout smlouvy a související dokumenty,
pracovat s dodatky a návaznými dokumenty,
využívat vazby na ostatní moduly systému KEO4.

Smlouvy - nástrojová lišta

Nový

Novou smlouvu založíte výběrem příslušného typu smlouvy v levém navigačním panelu a následným stisknutím tlačítka Nový.

Pokud je v parametrech modulu nastaveno propojení na KEO4 Spisovou službu (Parametry / Základní), zobrazí se dvě možnosti založení smlouvy:

Nový ručně – vytvoření smlouvy zadáním údajů v průvodci,
Nový ze Spisové služby – vytvoření smlouvy na základě dokumentu evidovaného ve Spisové službě.

Není-li propojení na Spisovou službu nastaveno, po stisknutí tlačítka Nový se automaticky otevře průvodce pro ruční pořízení smlouvy.

Nový ručně

V prvním kroku průvodce zvolte způsob přidělení čísla smlouvy.

Přidělit z číselné řady

Pokud chcete, aby program přidělil číslo smlouvy automaticky, vyberte jednu z připravených číselných řad pro čísla smluv. Po uložení nové smlouvy program přidělí první volné číslo a současně zvýší čítač pořadových čísel pro dané období.

V nabídce se zobrazují pouze ty číselné řady, které jsou nastaveny pro vybraný typ smlouvy.

	Podrobné informace o nastavení číslování naleznete v kapitole Číselné řady pro čísla smluv.

Vlastní číslo smlouvy

Pokud již znáte číslo smlouvy, pod kterým má být evidována, vyberte možnost Vlastní číslo smlouvy a zadejte číslo ručně. Zadané číslo bude následně použito jako identifikace smlouvy v evidenci.

Nový se Spisové služby

Tato možnost slouží k založení nové smlouvy na základě dokumentu evidovaného v KEO4 Spisové službě. Program převezme dostupné údaje z dokumentu i jeho komponent a usnadní tak pořízení smlouvy.

Hledat dokument

Nejprve vyberte dokument, ze kterého bude smlouva vytvořena. Dokument můžete vyhledat několika způsoby:

zadáním nebo načtením JID pomocí čtečky čárových kódů,
využitím našeptávače podle údaje Věc, Číslo jednací nebo JID,
kliknutím na tlačítko ... a výběrem dokumentu ze seznamu dokumentů Spisové služby.

Pro výběr dokumentu musí být splněny následující podmínky:

dokument je typu Přijatý nebo Vlastní,
pokud jste vlastníkem dokumentu, musí být ve stavu Vyřizovaný nebo Vyřízený,
pokud nejste vlastníkem dokumentu, ale máte k němu oprávnění (například k nahlédnutí), může být dokument v libovolném stavu,
pokud je u typu smlouvy nastaven údaj KEO4 Spisová služba - typ dokumentu, nabízejí se pouze dokumenty s odpovídajícím typem dokumentu.

Po výběru dokumentu se spustí průvodce založením smlouvy.

Průvodce vytvořením smlouvy ze spisové služby

V dalším kroku zvolte způsob přidělení čísla smlouvy:

Přidělit z číselné řady,
Vlastní číslo smlouvy.

Následně vyplňte základní údaje smlouvy:

Předmět smlouvy,
Počátek platnosti,
Konec platnosti, případně označte smlouvu jako uzavřenou na dobu neurčitou.

Výběr smluvních stran

Ve formuláři Výběr smluvních stran můžete rozhodnout, zda se mají údaje z dokumentu automaticky převzít do smluvních stran smlouvy.

K dispozici jsou tyto možnosti:

Nedoplňovat žádnou smluvní stranu – smluvní strany vyplníte ručně.
Doplnit do smluvní strany 1 – program doplní do první smluvní strany adresáta nebo odesílatele z vybraného dokumentu.
Doplnit do smluvní strany 2 – program doplní do druhé smluvní strany adresáta nebo odesílatele z vybraného dokumentu.

Po dokončení průvodce se otevře formulář nově vytvořené smlouvy. Součástí smlouvy je také převzatá komponenta (dokument) ze Spisové služby, kterou můžete dále prohlížet a spravovat v rámci evidence smluv.

Vytvořit kopii

Funkce Vytvořit kopii slouží k rychlému založení nové smlouvy podle již existující smlouvy. Využijete ji zejména v případech, kdy uzavíráte obdobné smlouvy se stejnými nebo podobnými údaji.

Při vytváření kopie můžete upravit údaje, které se mají od původní smlouvy lišit, například:

Počátek platnosti,
Číslo smlouvy.

Nově vytvářené smlouvě program automaticky přidělí nové číslo podle nastavené číselné řady. Pokud pro daný rok ještě neexistuje číslování, program založí nové období automaticky.

Hromadná změna

Funkce Hromadná změna umožňuje provést vybranou změnu současně u více smluv.

V přehledu smluv označte smlouvy, které chcete upravit.
Stiskněte tlačítko Hromadná změna v nástrojové liště.
Vyberte údaj, který chcete změnit, a potvrďte provedení změny.

Hromadná změna je vhodná zejména v situacích, kdy je potřeba upravit stejný údaj u většího počtu smluv najednou.

Smlouva - záložka Základní údaje

Záložka Základní údaje obsahuje hlavní informace o smlouvě, které slouží k její identifikaci, evidenci a sledování platnosti. Tyto údaje jsou součástí standardní dodávky programu KEO4.

Údaj

Popis

Typ smlouvy

Vyberte typ smlouvy z číselníku Typy smluv. Typ smlouvy ovlivňuje například číslování smluv, výchozí nastavení upozornění na konec platnosti nebo nabízené dokumenty ze Spisové služby.

Částka

Zadejte částku uvedenou ve smlouvě.

Číslo smlouvy

Číslo se doplní podle nastavení vybraného typu smlouvy a použité číselné řady.

Původní číslo smlouvy

Vyplňte původní označení smlouvy, pokud je odlišné od čísla přiděleného v evidenci smluv.

Předmět smlouvy

Stručný popis obsahu nebo účelu smlouvy.

Počátek platnosti

Datum, od kterého smlouva vstupuje v platnost.

Konec platnosti

Datum ukončení platnosti smlouvy.

Smlouva na dobu neurčitou

Zaškrtněte, pokud je smlouva uzavřena na dobu neurčitou. V takovém případě není nutné vyplňovat datum ukončení platnosti.

Upozornit na konec platnosti smlouvy X dnů předem

Vyplňte počet dnů před koncem platnosti, kdy vás má program na blížící se ukončení smlouvy upozornit.

Při pořizování nové smlouvy se hodnota automaticky předvyplní podle nastavení typu smlouvy, lze ji však změnit.

Výpovědní doba (v měsících)

Zadejte délku výpovědní doby v měsících.

Smluvní strana 1

Do pole můžete vybrat jeden nebo více subjektů evidovaných v agendě Subjekty.

Výběr existujícího subjektu

Subjekt lze vyhledat některým z následujících způsobů:

začněte psát název nebo jméno subjektu a program bude průběžně nabízet odpovídající záznamy,
stiskněte tlačítko ... a vyberte subjekt ze seznamu.

Ve výběrovém okně můžete využít pole Hledat. Program vyhledává v údajích:

jméno,
příjmení,
název organizace,
útvar,
IČO,
obec,
část obce,
ulice,
číslo domu,
číslo orientační.

Hledat lze i podle části textu. Například zadání výrazu nov vyhledá všechny záznamy obsahující text Novák, Novotný apod.

Pokud před hledaný výraz vložíte znak =, program vyhledá pouze přesnou hodnotu. Například výraz =Novák vyhledá pouze záznamy s hodnotou Novák.

Pokud potřebujete přiřadit více subjektů, otevřete seznam pomocí tlačítka ... a označte více záznamů.

K dispozici jsou také následující funkce:

vytvoření nového subjektu,
odebrání přiřazeného subjektu,
zobrazení detailu vybraného subjektu nebo subjektů.

Pořízení nového subjektu

V seznamu subjektů stiskněte tlačítko Nový. Podrobnější informace naleznete v kapitole Subjekty.

	Pomocí této ikony pořídíte nový subjekt. Pomocí této ikony zrušíte přiřazení subjektu k této smlouvě. Pomocí této ikony zobrazíte detail přiřazeného subjektu (nebo přiřazených subjektů) k této smlouvě.

Smluvní strana 2

Práce s polem Smluvní strana 2 je stejná jako u pole Smluvní strana 1.

Umístění

Vyberte umístění z číselníku Umístění.

Datum schválení

Datum schválení smlouvy příslušným orgánem.

Číslo usnesení

Evidenční číslo usnesení, kterým byla smlouva schválena.

Schvalující orgán

Výběr z číselníku Schvalující orgány.

Poznámka

Pole pro doplňující informace, které nelze evidovat v ostatních údajích smlouvy.

Záložka Dokumenty

Na záložce Dokumenty jsou evidovány všechny dokumenty připojené ke smlouvě.

Po vytištění smlouvy se vytvořený dokument automaticky uloží do tohoto seznamu. Další soubory, například naskenované originály smluv, dodatky, obrázky nebo související dokumentaci, můžete připojit pomocí tlačítka Nový.

Přidělit číslo jednací

Tlačítko je dostupné pouze při aktivním napojení na KEO4 Spisovou službu.

Program podle nastavení Spisové služby založí nový dokument a přidělí mu číslo jednací.

Odeslat do spisové služby

Tlačítko je dostupné pouze při aktivním napojení na KEO4 Spisovou službu.

K dokumentu vytvořenému při přidělení čísla jednacího se ve Spisové službě připojí komponenta obsahující smlouvu ve formátu PDF.

Import ze SSL

Tlačítko je dostupné pouze při aktivním napojení na KEO4 Spisovou službu.

Funkce umožňuje připojit k existující smlouvě dokument evidovaný ve Spisové službě.

Záložka Vazby

Na záložce Vazby můžete vytvářet propojení mezi smlouvami.

Vazba představuje odkaz na jinou smlouvu, jejíž detail lze kdykoliv otevřít přímo z propojené smlouvy.

Typickým využitím je propojení smlouvy s jejími dodatky, pokud jsou dodatky evidovány jako samostatné smlouvy s vlastním číslem. K jedné smlouvě lze vytvořit libovolný počet vazeb.

Záložka Účetní doklady

Na záložce Účetní doklady lze vytvářet vazby na účetní doklady z modulu KEO4 Účetnictví, například na:

došlé faktury,
vydané faktury.

Novou vazbu vytvoříte tlačítkem Nový.

Pomocí tlačítka Detail můžete otevřít navázaný účetní doklad. Možnost prohlížení a editace dokladu závisí na uživatelských právech nastavených pro příslušnou dokladovou řadu v modulu KEO4 Účetnictví.

Smlouva - Záložka Doplňující údaje

Na záložce Doplňující údaje v detailu smlouvy se zobrazují uživatelsky definované položky, které jsou nastaveny pro daný typ smlouvy v číselníku Typy smluv na záložce Karta smlouvy - doplňující údaje.

Díky tomu můžete ke smlouvám evidovat další informace nad rámec standardně dodávaných údajů. Rozsah a význam jednotlivých polí závisí na nastavení konkrétního typu smlouvy.

Pokud je pro typ smlouvy nadefinováno více doplňujících údajů, zobrazí se na této záložce automaticky při pořizování i následné editaci smlouvy.

Dokumenty

Na záložce Dokumenty se zobrazuje seznam všech dokumentů připojených ke smlouvám, které jsou aktuálně zobrazeny na záložce Smlouvy. Díky tomu můžete snadno pracovat s dokumenty více smluv na jednom místě bez nutnosti otevírat jednotlivé smlouvy.

K dokumentům jsou k dispozici následující akce:

Přidělit číslo jednací – založí dokument ve KEO4 Spisové službě a přidělí mu číslo jednací podle nastavení propojení.
Odeslat do Spisové služby – odešle vybraný dokument do KEO4 Spisové služby, kde bude dále evidován a zpracováván.

Tyto funkce jsou dostupné pouze v případě, že je v parametrech modulu nastaveno propojení na KEO4 Spisovou službu.