Ztotožnění obyvatele je proces, při kterém program vyhledá fyzickou osobu v Registru obyvatel (ROB) a získá její AIFO (Agendový identifikátor fyzické osoby). AIFO je bezvýznamový identifikátor používaný základními registry pro jednoznačnou identifikaci fyzických osob. Na rozdíl od rodného čísla z něj nelze zjistit datum narození, pohlaví ani jiné osobní údaje.
Ztotožnění je nezbytným předpokladem pro následné sledování změn údajů prostřednictvím notifikací z Registru obyvatel.
Program průběžně kontroluje, zda jsou všichni obyvatelé z aktuální kartotéky ztotožněni a přihlášeni k notifikacím. Pokud nalezne obyvatele, kteří přihlášeni nejsou, upozorní na tuto skutečnost žlutým informačním pruhem v záhlaví modulu.
Ztotožnění a přihlášení k notifikacím
Ztotožnění lze provést jednotlivě i hromadně pomocí volby Akce / Ztotožnit a přihlásit k notifikacím nad seznamem obyvatel.
Před samotným ztotožněním je provedeno ověření osoby v Registru obyvatel. Uživatel musí zadat důvod vyhledávání v ROB a potvrdit použití příslušné agendy a činnostní role.
Pro vyhledání osoby se využívají údaje evidované na kartě obyvatele:
- jméno,
- příjmení,
- datum narození,
- datum úmrtí,
- kód adresního místa trvalého pobytu.
Pokud se nepodaří některé osoby jednoznačně ztotožnit, program zobrazí jejich seznam ve výsledné sestavě.
 | Pokud je obyvatel ztotožněn vůči Registru obyvatel (ROB), nelze upravovat údaje Jméno, Příjmení a Datum narození. V pravém horním rohu karty je současně zobrazena ikona základních registrů  . |
Přihlášení k notifikacím
Součástí procesu ztotožnění je automatické přihlášení k odběru notifikací z Registru obyvatel.
Systém notifikací je pro nově získané AIFO ve výchozím stavu vypnutý. Aby mohl program přijímat informace o změnách referenčních údajů konkrétní osoby, musí být odběr notifikací výslovně aktivován.
Přihlášení k notifikacím lze provést několika způsoby:
- hromadně pomocí akce Ztotožnit a přihlásit k notifikacím,
- jednotlivě na kartě obyvatele pomocí tlačítka Přihlásit,
- z okna výsledku ověření v ROB pomocí tlačítka Přihlásit k notifikacím.
Ve sloupci Přihlášen k notifikacím je stav odběru signalizován ikonou základních registrů.
Díky aktivním notifikacím může program automaticky zpracovávat změny referenčních údajů a udržovat evidenci obyvatel v souladu s aktuálním stavem vedeným v Registru obyvatel.
Odhlášení od notifikací
Pokud je obyvatel vyřazen z aktuální kartotéky, například z důvodu odstěhování z obce nebo úmrtí, je vhodné ukončit odběr notifikací pro tuto osobu.
Program na tyto případy automaticky upozorňuje. Pokud jsou ve vyřazené kartotéce nalezeni obyvatelé, kteří jsou stále přihlášeni k notifikacím, zobrazí se upozornění ve žlutém informačním pruhu v záhlaví modulu.
Odhlášení lze provést:
- hromadně pomocí volby Akce / Odhlásit od notifikací,
- jednotlivě na kartě obyvatele pomocí tlačítka Odhlásit.
Pravidelná kontrola a odhlašování vyřazených obyvatel pomáhá udržovat evidenci notifikací aktuální a omezuje zbytečné zpracování změn u osob, které již nejsou v obci vedeny.