Upomínky

Agenda Upomínky slouží k vystavování, evidenci, tisku a odesílání upomínek k neuhrazeným předpisům. Součástí agendy jsou nástroje pro tisk dokumentů, generování složenek, přidělení čísla jednacího, propojení se spisovou službou, vyhledání datové schránky a odesílání e-mailů.

K dispozici je volitelný sloupec E-mail, pomocí kterého lze filtrovat upomínky podle toho, zda byly nebo nebyly odeslány elektronicky.

Jak zobrazit volitelný sloupec: Klikněte pravým tlačítkem myši na názvu sloupce a vyberte Sloupce. Upravený pohled si můžete uložit tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na názvu sloupce a vyberete Uložit pohled jako….

Nový

Pomocí tlačítka Nový spustíte průvodce vytvořením nové upomínky.

Program nabídne všechny předpisy po splatnosti, které nebyly uhrazeny včas nebo v plné výši. Ze seznamu vyberte předpisy, pro které chcete upomínku vytvořit.

Předpisy lze:

• vybírat jednotlivě,
• filtrovat podle zadaných kritérií,
• hromadně označovat pomocí zaškrtávacích polí.

Volba Skupina se stejným plátcem umožňuje automaticky vybrat všechny předpisy se stejným plátcem jako u aktuálně označeného předpisu. Současně se zahrnou i předpisy, kde tato osoba vystupuje jako nájemce.

Po dokončení průvodce se nově vytvořené upomínky zobrazí v seznamu upomínek.

Tisk → Nový dokument

Pomocí akce Tisk → Nový dokument vytvoříte dokument upomínky na základě připravené šablony.

Program je dodáván s referenčními šablonami, které lze podle potřeb organizace upravit. Podrobnosti o úpravách šablon naleznete v kapitole Šablony.

Upomínky lze vytvářet jednotlivě i hromadně.

Uložení dokumentu na kartu upomínky

Při generování dokumentu můžete rozhodnout, zda bude vytvořený dokument uložen přímo k dané upomínce.

Pokud zvolíte Ano, vytvořený dokument se uloží do evidence upomínky a nahradí případnou předchozí verzi. Historii uložených dokumentů lze zobrazit v detailu upomínky prostřednictvím historie záznamu.

Pokud zvolíte Ne, dokument se pouze vytvoří a otevře, ale na kartu upomínky se neuloží.

Tisk → Složenky

U vybraných upomínek lze současně vytisknout také složenky pro úhradu dlužné částky.

Postup a nastavení tisku jsou popsány v kapitole Složenky.

Přidělit číslo jednací

Funkce Přidělit číslo jednací je dostupná při aktivním propojení s modulem KEO4 Spisová služba.

Po spuštění akce program automaticky požádá spisovou službu o přidělení čísla jednacího a založení odpovídajícího dokumentu.

Odeslat do spisové služby

Tato funkce umožňuje předat vytvořenou upomínku do modulu KEO4 Spisová služba.

Po odeslání se ve spisové službě založí dokument včetně přiděleného čísla jednacího a příloh. Upomínka je do spisové služby předávána ve formátu PDF.

Pokud má adresát zřízenu datovou schránku, program automaticky ověří její existenci a připraví odpovídající způsob vypravení dokumentu.

Vyhledat datovou schránku

Funkce slouží k vyhledání a ověření datové schránky pro označeného nájemce nebo plátce.

Zjištěný údaj lze následně využít při odeslání dokumentů prostřednictvím spisové služby.

Nový e-mail

Pomocí této funkce lze odeslat uložený dokument upomínky e-mailem přímo z programu.

Pro odesílání e-mailů je nutné mít nastavený e-mailový účet v parametrech modulu. Nastavení e-mailových šablon a účtů je popsáno v kapitole Zasílání e-mailů.