Agenda Smlouvy slouží k evidenci nájemních smluv k hrobovým místům. Evidence obsahuje jak aktuálně platné smlouvy, tak smlouvy archivní. Každá smlouva je navázána na hrob, nájemce a případně plátce. Součástí smlouvy jsou ceníkové položky, na jejichž základě se následně vytvářejí předpisy poplatků.

V nabídce Smlouvy je přehled je rozdělen do několika záložek:

Smlouvy - seznam smluv,
Položky - položky navázané na smlouvy zobrazené na záložce Smlouvy,
Dokumenty - dokumenty navázané na smlouvy zobrazené na záložce Smlouvy.

Záložka Smlouvy

Nový / Detail

Údaj	Popis
Stav	Určuje aktuální stav smlouvy. Smlouva může být ve stavu Návrh smlouvy, Platná smlouva nebo Archivní smlouva. Návrh smlouvy Nově vytvořená smlouva před podpisem. Veškeré údaje lze upravovat. Po stisknutí tlačítka Podepsat a vyplnění data podpisu se stav změní na Platná smlouva. Platná smlouva Podepsaná smlouva. Základní údaje smlouvy již není možné měnit. Archivní smlouva Smlouva, jejíž platnost skončila nebo byla předčasně ukončena některou z akcí: Ukončit smlouvu nebo akce Ukončit smlouvu a vytvořit novou.
Číslo smlouvy	Vytváří se automaticky podle masky a nastavení číslování uvedeného v parametrech modulu.
Nájemce	Osoba, která je nájemcem daného hrobového místa.
Plátce	Osoba, která hradí poplatky vyplývající ze smlouvy. Může být automaticky převzata z údaje Plátce na kartě hrobu.
Hrob	Hrobové místo, ke kterému se smlouva vztahuje.
Počátek nájmu	Datum začátku nájmu.
Doba nájmu	Počet let, na které je smlouva uzavřena.
Konec nájmu	Datum ukončení platnosti smlouvy.
Typ výpočtu	Způsob výpočtu ceny nájmu a služeb. Při založení smlouvy se automaticky přebírá z karty hrobu, ale lze jej upravit.
Nájem, Služby, Plocha hrobu, Celkem	Hodnoty vypočtené na základě ceníku a parametrů hrobu.
Datum podpisu	Datum podpisu smlouvy. Při podpisu program kontroluje tlecí dobu nastavenou u příslušného hřbitova.

Záložka Položky

Obsahuje jednotlivé položky smlouvy.

Položky jsou při založení smlouvy vytvářeny automaticky podle zvoleného typu výpočtu. V případě potřeby lze další položky přidat ručně pomocí tlačítka Nový.

Položku lze:

převzít z číselníku Ceník,
zadat ručně,
označit jako Jednorázový poplatek.

Záložka Předpisy

Na této záložce je zobrazen seznam všech předpisů vytvořených z dané smlouvy.

U každého předpisu lze sledovat jeho stav, úhrady a návazné doklady.

Záložka Poznámka

Slouží k evidenci doplňujících informací ke smlouvě.

Text poznámky je volný a slouží pouze pro interní potřeby organizace.

Záložka Dokumenty

Obsahuje dokumenty připojené ke smlouvě.

Dokumenty lze:

vložit ručně pomocí tlačítka Nový,
automaticky vytvořit akcí Tisk → Nový dokument.

Součástí evidence dokumentů je také historie jednotlivých verzí.

Přidělit číslo jednací

Funkce je dostupná při aktivním propojení s modulem KEO4 Spisová služba.

Po spuštění program vytvoří dokument ve spisové službě a přidělí mu číslo jednací podle nastavení spisové služby.

Odeslat do spisové služby

Umožňuje předat smlouvu do modulu KEO4 Spisová služba.

K založenému dokumentu se automaticky připojí PDF verze smlouvy. Program současně prověří existenci datové schránky adresáta a nastaví odpovídající způsob vypravení.

Nový e-mail

Dokumenty připojené ke smlouvě lze přímo z programu odesílat e-mailem.

Nastavení e-mailových účtů a šablon je popsáno v kapitole Zasílání e-mailů.

Akce

Převedení smlouvy na jiného nájemce

Slouží ke změně nájemce bez nutnosti zakládat novou smlouvu.

Akci lze použít pouze u smluv ve stavu Návrh smlouvy nebo Platná smlouva.

Po změně se nový nájemce automaticky zapíše také do karty hrobu na záložce Osoby.

Zrušit podpis

Pokud byla smlouva omylem podepsána a je potřeba provést opravy, použijte akci Zrušit podpis.

Smlouva se vrátí do stavu Návrh smlouvy a její údaje bude možné znovu upravovat.

Pořídit položky

Umožňuje hromadně přidat položky k označeným smlouvám.

Nové položky lze převzít z ceníku nebo založit ručně.

Hromadná změna

U označených smluv lze hromadně změnit:

plátce,
počátek nájmu,
dobu nájmu,
konec nájmu,
typ výpočtu.

Aktualizovat dle číselníků a parametrů

Akce je určena pro smlouvy ve stavu Návrh smlouvy.

Lze aktualizovat:

plochu hrobu a způsob jejího zaokrouhlení,
údaje z číselníku Typy výpočtů,
údaje z číselníku Ceník.

Využívá se zejména po změnách cen, parametrů nebo výpočtových pravidel.

Ukončit smlouvu a vytvořit novou

Původní smlouva je k zadanému datu ukončena a převedena do archivu.

Současně program vytvoří návrh nové smlouvy s návazným obdobím platnosti a aktuálními parametry.

Prodloužit smlouvu

Hromadná akce pro vytvoření nových smluv navazujících na končící nebo již skončené smlouvy.

Program vytvoří nové návrhy smluv se stejnými parametry a navazující dobou platnosti.

Ukončit smlouvu

Předčasně ukončí platnou smlouvu k zadanému datu.

Po ukončení se smlouva přesune mezi archivní smlouvy.

Vyjmout z archivu

Obnoví platnost archivní smlouvy.

Funkce je určena zejména pro opravu situací, kdy byla smlouva ukončena omylem.

Jednorázový předpis ručně

Umožňuje vytvořit jednorázový předpis k vybraným smlouvám.

Po zadání data UUP/UZP a data splatnosti lze zadat položku převzetím z ceníku nebo ručním vyplněním.

Pořídit historickou smlouvu (mimo číselnou řadu)

Slouží k evidenci starších smluv převzatých z jiné evidence.

Číslo smlouvy se v tomto případě zadává ručně a není vytvářeno podle aktuální číselné řady.

Záložka Položky

Zobrazuje všechny položky smluv podle aktuálně nastaveného filtru na záložce Smlouvy.

Pomocí akce Hromadná změna lze u označených položek změnit:

typ daně,
automatickou operaci.

Záložka Dokumenty

Obsahuje všechny dokumenty smluv zobrazených na záložce Smlouvy.

Nad dokumenty lze provádět akce:

Přidělit číslo jednací
Odeslat do spisové služby
Nový e-mail

Princip práce s dokumenty je shodný jako v detailu smlouvy.