Znepřístupněné entity

Tato nabídka slouží jako přehled znepřístupněných (stornovaných) dokumentů a spisů převzatých z modulu Referent. Entity zobrazené v této nabídce ještě nejsou archivovány a stále je možné jejich znepřístupnění zrušit.

V rámci této nabídky se provádí Přenos do Archivu SSL KEO4. Při přenosu dojde k nenávratnému odstranění dokumentů ze spisové služby a do archivu se uloží již pouze jeho metadata. Archivované entity následně naleznete v nabídce Archiv Spisové služby KEO4.

V nabídce jsou znepřístupněné entity rozděleny do samostatných přehledů:

  • Dokumenty
  • Spisy

Dokumenty

V přehledu dokumentů jsou k dispozici základní informace o znepřístupněném dokumentu, zejména:

  • kdo a kdy dokument znepřístupnil,
  • důvod znepřístupnění,
  • číslo jednací,
  • věc,
  • vlastník,
  • JID,
  • spisová značka posledního spisu, ve kterém byl dokument před znepřístupněním zařazen.

Spisy

V přehledu spisů jsou k dispozici základní informace o znepřístupněném spisu, zejména:

  • kdo a kdy spis znepřístupnil,
  • důvod znepřístupnění,
  • spisová značka,
  • název spisu,
  • vlastník,
  • JID.

Pomocí tlačítka Detail lze zobrazit detail dokumentu nebo spisu. Běžný uživatel vidí znepřístupněný dokument bez jeho komponent.

Zrušení znepřístupnění

Znepřístupnění (storno) dokumentu nebo spisu lze v případě potřeby zrušit.

V detailu dokumentu či spisu použijte tlačítko Zpřístupnit. Tuto operaci může provést pouze uživatel s právem SSLJDR020 – Posuzovatel skartačních operací.

Po zadání důvodu zpřístupnění a potvrzení volbou Uložit a zavřít se entita vrátí do původního stavu.

  • Zpřístupněný dokument se vrátí do nabídky Přijaté k vyřízení.
  • Zpřístupněný spis naleznete v nabídce Spisy.

Přenos do archivu

Chcete-li přenést znepřístupněné dokumenty nebo spisy do archivu, označte v přehledu požadované záznamy a použijte tlačítko Přenos do archivu SSL KEO4.

Při spuštění akce Přenos do archivu SSL KEO4 program nejprve zobrazí přehled vybraných entit určených k archivaci. Současně zkontroluje křížové vazby mezi dokumenty a spisy a případně do přenosu automaticky zahrne další související entity.

Po potvrzení přenosu se zobrazí varování informující o tom, že vybrané entity budou nenávratně odstraněny ze Spisové služby KEO4 a do Archivu Spisové služby KEO4 budou přenesena již pouze jejich metadata.
Warning Přenos do Archivu Spisové služby KEO4 je nevratná operace. Po jejím dokončení již nebude možné dokumenty, díly, spisy ani jejich komponenty ve spisové službě zobrazit ani obnovit. V Archivu Spisové služby KEO4 zůstanou k dispozici pouze metadata archivovaných entit.

Následně je uživatel vyzván k finálnímu potvrzení přenosu. Teprve po potvrzení tlačítkem Ano dojde k odstranění vybraných entit ze spisové služby a k jejich zařazení do Archivu Spisové služby KEO4.