Úvod

KEO4 Archiv SSL

Modul Archiv SSL slouží ke správě a evidenci dokumentů, dílů, spisů a dalších entit, které byly vyřazeny z aktivní práce ve spisové službě KEO4. Plní tři základní funkce:

  • poskytuje přehled entit vhodných ke skartaci,
  • umožňuje jejich přenos do archivu,
  • zpřístupňuje vlastní archiv pro vyhledávání a prohlížení archivovaných záznamů.

Modul je rozdělen do několika částí:

  • Znepřístupněné entity obsahují znepřístupněné (stornované) dokumenty a spisy,
  • Dokumenty přeevidované do samostatné evidence,
  • Entity s uplynulou lhůtou nezařazené do UJ obsahují entity splňující podmínky pro archivaci, které dosud nebyly zařazeny do ukládací jednotky,
  • Entity přenesené do jiného systému evidují dokumenty, spisy a typové spisy předané do externího systému,
  • Archiv Spisové služby KEO4 obsahuje již archivované entity.

První čtyři části slouží jako přehled a pracovní prostor pro přípravu archivace. Právě z těchto nabídek lze provádět přenos do Archivu Spisové služby KEO4.

Information

Archiv SSL je určen především pro evidenci dokumentů a spisů, které prošly skartačním řízením ve spisové službě KEO4.

Do archivu lze přenést také dokumenty a spisy, které již byly fyzicky vyřazeny v rámci skartačního řízení, avšak toto řízení nebylo provedeno prostřednictvím modulu Spisovna v KEO4.

Warning Při přenosu do archivu jsou vybrané entity nenávratně odstraněny ze spisové služby. Do Archivu Spisové služby KEO4 se přenesou pouze metadata archivovaných dokumentů, dílů, spisů a dalších entit. Po dokončení přenosu již nejsou původní dokumenty ani jejich komponenty ve spisové službě dostupné a v archivu je možné zobrazit pouze jejich evidenční údaje.

Podmínky pro přenos do archivu

Dokument nebo spis lze zařadit do přenosu do archivu pouze tehdy, pokud jsou splněny následující podmínky:

  • dokument je vyřízen,
  • spis a díl je uzavřen,
  • je vyplněna spouštěcí událost (u dokumentu zařazeného ve spisu se použije spouštěcí událost spisu),
  • je splněna skartační lhůta:
    • rok spouštěcí události + 1 + skartační lhůta ≤ rok skartačního řízení,
    • rok skartačního řízení lze zadat nejvýše v rozsahu vyplývajícím z tohoto výpočtu.

Další pravidla

  • Pokud je u dokumentu nebo věcné skupiny pozastavena skartace, nebude takový dokument zařazen do výběru pro přenos do archivu.
  • Program kontroluje vzájemné vazby mezi dokumenty a spisy vzniklé například postoupením dokumentu, vytvořením odpovědi nebo jinými návaznými operacemi. Dokumenty propojené křížovými odkazy by měly být zahrnuty do stejného skartačního řízení nebo přeneseny do archivu společně.
  • Při přenosu spisu do archivu jsou automaticky přeneseny také všechny dokumenty, které jsou jeho součástí.

Přístupová práva

Do modulu Archiv SSL mají přístup pouze uživatelé s odpovídajícími oprávněními:

  • SSLARC001 Spisová služba - Archiv SSL - zobrazení a vstup do modulu Archiv SSL.
  • SSLJDR020 Spisová služba - posuzovatel skartačních operací, umožňuje provádět přenos dokumentů a spisů do archivu SSL.
Note Ovládání programu je ve všech modulech KEO4 obdobné. Pokud se systémem KEO4 začínáte pracovat, doporučujeme nejprve prostudovat příručku KEO4 Ovládání, která popisuje společné ovládací prvky a postupy používané napříč celým systémem.