V této nabídce jsou evidovány dokumenty, spisy a díly, u kterých již uplynula skartační lhůta, ale dosud nebyly zařazeny do ukládací jednotky (UJ). Jedná se o entity, které splňují podmínky pro archivaci a lze je převést do Archivu Spisové služby KEO4.
Entity jsou rozděleny do samostatných přehledů:
- Dokumenty
- Spisy
- Díly
V zobrazených přehledech lze záznamy filtrovat například podle:
- roku skartačního řízení,
- skartačního znaku,
- skartační lhůty.
Pomocí tlačítka Detail lze zobrazit podrobné informace o vybraném dokumentu, spisu nebo dílu.
Hromadné změny skartačních údajů
U označených záznamů je možné provádět hromadné úpravy skartačních údajů:
| Akce | Popis |
|---|---|
| Změna skartačního znaku | Umožňuje změnit skartační znak u vybraných dokumentů, spisů nebo dílů. |
| Nastavit skartační režim | Umožňuje změnit celý skartační režim včetně souvisejících skartačních údajů. |
Tyto funkce jsou určeny zejména pro případy, kdy dokumenty, spisy nebo díly již ve skutečnosti prošly skartačním řízením mimo spisovou službu a je potřeba upravit evidované údaje tak, aby odpovídaly skutečnému stavu.
|
V této nabídce se mohou nacházet také dokumenty, spisy nebo díly, které pouze čekají na nejbližší řádné skartační řízení. Při změnách skartačních údajů proto postupujte s opatrností, aby nedošlo k jejich předčasnému vyřazení nebo archivaci. |
Přenos do archivu SSL KEO4
Chcete-li dokumenty, spisy nebo díly přenést do archivu, označte požadované záznamy a klikněte na tlačítko Přenos do archivu SSL KEO4.
Program nejprve zobrazí přehled vybraných entit a případně doplněných souvisejících záznamů vyplývajících z jejich vzájemných vazeb. Po potvrzení přenosu budou vybrané entity nenávratně odstraněny ze Spisové služby KEO4 a do Archivu Spisové služby KEO4 se přenesou pouze jejich metadata.
|
Přenos do archivu je nevratná operace. Po jejím dokončení již nebude možné původní dokumenty, spisy ani díly ve spisové službě zobrazit ani obnovit. V archivu zůstanou dostupná pouze jejich evidenční metadata. |
V podacím deníku se následně zobrazí informace o tom, že dokumenty prošly skartačním řízením.